Wprowadzenie
Zmiana organizacji pracy polegająca na coraz częstszym świadczeniu przez pracowników pracy zdalnej spowodowała modyfikację w zakresie odpowiedzialności pracodawcy w wielu obszarach. Miejscem pracy zdalnej jest bowiem zazwyczaj dom lub mieszkanie osoby zatrudnionej, przez co podmiot zatrudniający zwykle nie ma w praktyce możliwości m.in. bieżącej kontroli warunków i higieny pracy czy rzeczywistego czasu pracy. Bardzo skomplikowanym zagadnieniem staje się w tym kontekście zgłaszanie i ustalanie wypadków przy pracy, które mogą przecież wystąpić także w warunkach domowych. W niniejszej analizie zostaną pokrótce omówione pojęcie wypadku przy pracy, procedura jego stwierdzania oraz wpływ pandemicznej rzeczywistości na możliwość i warunki ustalania takich wypadków przy pracy świadczonej poza siedzibą pracodawcy.
Pojęcie wypadku przy pracy
Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 30 października 2002 roku – o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2019 roku, poz. 1205), dalej: „ustawa”: „Za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:
1) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
2) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
3) w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.”.
Jak wskazuje się w piśmiennictwie i orzecznictwie występują tu 4 elementy obligatoryjne, bez których nie można uznać danego zdarzenia za wypadek przy pracy w rozumieniu ustawy. Są to:
- Nagłość zdarzenia,
- Przyczyna mająca charakter zewnętrzny,
- Skutek w postaci urazu lub śmierci, oraz
- Związek zdarzenia z pracą.
Powyższe przesłanki muszą być spełnione łącznie, zatem brak wystąpienia któregokolwiek z elementów przesądza o niemożności uznania zdarzenia za wypadek przy pracy.
Jak wynika z treści art. 5 ust. 2 ustawy, ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, jakiemu uległ ubezpieczony będący pracownikiem, a także stwierdzenie choroby zawodowej u pracownika następuje w trybie określonym przepisami Kodeksu pracy. Chodzi tu o przepisy rozdziału VII Kodeksu pracy, przede wszystkim art. 234 k.p. Stosownie do treści § 1 tego artykułu, w razie wypadku przy pracy pracodawca jest obowiązany podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie, zapewnić udzielenie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym i ustalenie w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyn wypadku oraz zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym wypadkom. Do innych obowiązków pracodawcy należą:
- zawiadomienie właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym wypadku, który wywołał wymienione skutki, mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy (art. 234 § 2 k.p.),
- prowadzenie rejestru wypadków przy pracy (art. 234 § 3 k.p.),
- przechowywanie protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat (art. 234 § 4 k.p.),
- ponoszenie kosztów związanych z ustalaniem okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (art. 234 § 5 k.p.), czy też
- systematyczne analizowanie przyczyny wypadków przy pracy, chorób zawodowych i innych chorób związanych z warunkami środowiska pracy i na podstawie wyników tych analiz stosowanie właściwych środków zapobiegawczych (art. 236 k.p.).
Standardowe postępowanie przy zdarzeniach spełniających przesłanki wypadku przy pracy
Sposób i tryb postępowania przy ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposób ich dokumentowania określają w głównej mierze przepisy Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 roku – w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, dalej: „rozporządzenie”. W przypadku wystąpienia zdarzenia uzasadniającego stwierdzenie wypadku przy pracy, pracownik powinien niezwłocznie poinformować o wypadku swojego przełożonego, jeśli jego stan zdrowia nie stoi ku temu na przeszkodzie (§ 2 rozporządzenia). W przypadku niemożności przekazania informacji bezpośrednio po zdarzeniu, poszkodowany pracownik powinien dopełnić tego obowiązku niezwłocznie po ustaniu przyczyny powodującej niemożność przekazania informacji. Jak bowiem zauważył Sąd Najwyższy, niepoinformowanie przełożonego o wypadku bezpośrednio po zdarzeniu nie pozbawia pracownika prawa żądania ustalenia, że miało ono charakter wypadku przy pracy (wyrok SN z dnia 14 września 2000 r., Sygn. akt II UKN 702/99). W miarę możliwości, zgłoszenie powinno mieć formę pisemną (wzór zgłoszenia można znaleźć na stronie: https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/215212/883000013.pdf).
Po otrzymaniu zgłoszenia, pracodawca ma obowiązek zapewnić poszkodowanym pierwszą pomoc i podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie (w zależności od rodzaju zagrożenia, np. wyłączenie maszyn i urządzeń z ruchu, odcięcie zasilania maszyn energią, materiałami itp.). Następnie pracodawca powinien dokonać odpowiedniego zabezpieczenia miejsca wypadku. Jak stanowi § 3 ust. 1 rozporządzenia: „Do czasu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć miejsce wypadku w sposób wykluczający:
1) dopuszczenie do miejsca wypadku osób niepowołanych;
2) uruchamianie bez koniecznej potrzeby maszyn i innych urządzeń technicznych, które w związku z wypadkiem zostały wstrzymane;
3) dokonywanie zmiany położenia maszyn i innych urządzeń technicznych, jak również zmiany położenia innych przedmiotów, które spowodowały wypadek lub pozwalają odtworzyć jego okoliczności.”. Pracodawca ma także obowiązek zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora – jednak tylko w przypadku wystąpienia śmiertelnego, ciężkiego lub zbiorowego wypadku przy pracy oraz każdego innego wypadku, jeśli wywołał wymienione skutki (art. 234 § 2 k.p.). W tym kontekście należy wspomnieć, że za śmiertelny wypadek przy pracy uważa się wypadek, w wyniku którego nastąpiła śmierć w okresie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia wypadku (art. 3 ust. 4 ustawy). Z kolei za ciężki wypadek przy pracy uważa się wypadek, w wyniku którego nastąpiło ciężkie uszkodzenie ciała, takie jak: utrata wzroku, słuchu, mowy, zdolności rozrodczej lub inne uszkodzenie ciała albo rozstrój zdrowia, naruszające podstawowe funkcje organizmu, a także choroba nieuleczalna lub zagrażająca życiu, trwała choroba psychiczna, całkowita lub częściowa niezdolność do pracy w zawodzie albo trwałe, istotne zeszpecenie lub zniekształcenie ciała (art. 3 ust. 5 ustawy). Natomiast za zbiorowy wypadek przy pracy uważa się wypadek, któremu w wyniku tego samego zdarzenia uległy co najmniej dwie osoby (art. 3 ust. 6 ustawy). Wreszcie ostatnim ze wstępnych obowiązków pracodawcy jest powołanie zespołu powypadkowego, w skład którego wchodzi pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz społeczny inspektor pracy (§ 4 rozporządzenia). Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia, u pracodawcy, który zgodnie z art. 23711 § 1 k.p. nie ma obowiązku tworzenia służby bezpieczeństwa i higieny pracy (gdyż zatrudnia nie więcej niż 100 pracowników), w skład zespołu powypadkowego zamiast pracownika służby bezpieczeństwa i higieny pracy wchodzi pracodawca lub pracownik zatrudniony przy innej pracy, któremu pracodawca powierzył wykonywanie zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy, albo specjalista spoza zakładu pracy. Z kolei, u pracodawcy, u którego nie działa społeczna inspekcja pracy, w skład zespołu powypadkowego zamiast społecznego inspektora pracy, jako członek zespołu, wchodzi przedstawiciel pracowników posiadający aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnie z przepisami dotyczącymi szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Jak wynika z § 6 rozporządzenia, Jeżeli pracodawca nie może dopełnić obowiązku utworzenia zespołu powypadkowego w składzie dwuosobowym, ze względu na małą liczbę zatrudnionych pracowników, okoliczności i przyczyny wypadku ustala zespół powypadkowy, w skład którego wchodzi pracodawca oraz specjalista spoza zakładu pracy.
Wedle § 7 ust. 1 rozporządzenia, niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości o wypadku zespół powypadkowy jest obowiązany przystąpić do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, w szczególności:
1) dokonać oględzin miejsca wypadku, stanu technicznego maszyn i innych urządzeń technicznych, stanu urządzeń ochronnych oraz zbadać warunki wykonywania pracy i inne okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku;
2) jeżeli jest to konieczne, sporządzić szkic lub wykonać fotografię miejsca wypadku;
3) wysłuchać wyjaśnień poszkodowanego, jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala;
4) zebrać informacje dotyczące wypadku od świadków wypadku;
5) zasięgnąć opinii lekarza, a w razie potrzeby opinii innych specjalistów, w zakresie niezbędnym do oceny rodzaju i skutków wypadku;
6) zebrać inne dowody dotyczące wypadku;
7) dokonać prawnej kwalifikacji wypadku zgodnie z art. 3 ust. 1 i 2 ustawy;
8) określić środki profilaktyczne oraz wnioski, w szczególności wynikające z oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy, na którym wystąpił wypadek.
Co więcej, zespół powypadkowy jest obowiązany wykorzystać materiały zebrane przez organy prowadzące śledztwo lub dochodzenie, jeżeli materiały te zostaną mu udostępnione (§ 7 ust. 2 rozporządzenia).
Kolejnym etapem postępowania jest sporządzenie protokołu powypadkowego. Stosownie do treści § 9 ust. 1 rozporządzenia, po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku zespół powypadkowy sporządza – nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku – protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, zwany dalej „protokołem powypadkowym” (jego wzór można znaleźć na stronie: https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/215212/883000013.pdf). Ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku w terminie późniejszym niż 14 dni, wskutek uzasadnionych przeszkód lub trudności, wymaga podania przyczyn tego opóźnienia w treści protokołu powypadkowego (§ 9 ust. 2 rozporządzenia). Zespół powypadkowy sporządza protokół powypadkowy w niezbędnej liczbie egzemplarzy i wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową doręcza niezwłocznie pracodawcy w celu zatwierdzenia (§ 9 ust. 3 rozporządzenia).
Zgodnie z § 10 rozporządzenia, w przypadku rozbieżności zdań członków zespołu powypadkowego o treści protokołu powypadkowego decyduje pracodawca (ust. 2), ponadto członek zespołu powypadkowego ma prawo złożyć do protokołu powypadkowego zdanie odrębne, które powinien uzasadnić (ust. 1).
Następnym krokiem jest zapoznanie poszkodowanego pracodawcy z treścią protokołu przed jego zatwierdzeniem (§ 11 ust. 1 rozporządzenia). Jego treść może oczywiście nie satysfakcjonować pracownika, dlatego też ma on wedle § 11 ust. 2 rozporządzenia prawo zgłoszenia uwag i zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole powypadkowym, o czym zespół powypadkowy jest obowiązany pouczyć poszkodowanego. Co więcej, poszkodowany ma prawo wglądu do akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów oraz kopii (§ 11 ust. 3 rozporządzenia). W przypadku śmierci poszkodowanego pracownika, Zespół powypadkowy zapoznaje z treścią protokołu powypadkowego członków rodziny zmarłego pracownika, o których mowa w art. 13 ust. 2 ustawy, oraz poucza ich o prawie zgłaszania uwag i zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole powypadkowym (§ 11 ust. 4 rozporządzenia). W celu potwierdzenia zapoznania się z treścią protokołu powypadkowego pracownik lub – w przypadku jego śmierci – członek rodziny, powinien zamieścić na dokumencie własnoręczny podpis oraz zapisujać datę potwierdzenia.
Następnie ustala się ostateczną treść protokołu powypadkowego. Jak wynika z § 12 ust. 1 rozporządzenia, stwierdzenie w protokole powypadkowym, że wypadek nie jest wypadkiem przy pracy albo że zachodzą okoliczności, które mogą mieć wpływ na prawo pracownika do świadczeń przysługujących z tytułu wypadku, wymaga szczegółowego uzasadnienia i wskazania dowodów stanowiących podstawę takiego stwierdzenia. Do protokołu powypadkowego dołącza się zapis wyjaśnień poszkodowanego i informacji uzyskanych od świadków wypadku, a także inne dokumenty zebrane w czasie ustalania okoliczności i przyczyn wypadku, w szczególności pisemną opinię lekarza lub innych specjalistów, szkice lub fotografie miejsca wypadku, a także odrębne zdanie złożone przez członka zespołu powypadkowego oraz uwagi i zastrzeżenia, o których mowa w § 11 ust. 2 i 4 – stanowiące integralną część protokołu powypadkowego (§ 12 ust. 2 rozporządzenia). W dalszej kolejności, Protokół powypadkowy zatwierdza pracodawca – jednak nie później niż w terminie 5 dni od dnia jego sporządzenia. Jednakże, pracodawca zwraca niezatwierdzony protokół powypadkowy, w celu wyjaśnienia i uzupełnienia go przez zespół powypadkowy, jeżeli do treści protokołu powypadkowego zostały zgłoszone zastrzeżenia przez poszkodowanego lub członków rodziny zmarłego wskutek wypadku pracownika albo protokół powypadkowy nie odpowiada warunkom określonym w rozporządzeniu (§ 13 ust. 2 rozporządzenia). Wówczas, stosownie do treści § 13 ust. 3 rozporządzenia, zespół powypadkowy, po dokonaniu wyjaśnień i uzupełnień, sporządza, nie później niż w terminie 5 dni, nowy protokół powypadkowy, do którego dołącza protokół powypadkowy niezatwierdzony przez pracodawcę.
Ostatnim etapem jest przekazanie zatwierdzonego protokołu poszkodowanemu. Zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia, zatwierdzony protokół powypadkowy pracodawca niezwłocznie doręcza poszkodowanemu pracownikowi, a w razie wypadku śmiertelnego – członkom rodziny zmarłego pracownika. W przypadku wypadków śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych, protokół powypadkowy ich dotyczący pracodawca niezwłocznie doręcza właściwemu inspektorowi pracy (§ 14 ust. 2 rozporządzenia). Dostarczenie zatwierdzonego przez pracodawcę protokołu poszkodowanemu powinno być opatrzone jego podpisem wraz z datą dostarczenia lub przesłania pocztą, co stanowi potwierdzenie jego otrzymania. Oprócz doręczenia zatwierdzonego protokołu, obowiązkiem pracodawcy jest także sporządzenie statystycznej karty wypadku przy pracy (jej wzór można znaleźć na stronie: https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/215211/883000011.PDF). Następnie, zgodnie z § 5 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia z dnia 7 stycznia 2009 roku – w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy, powinna ona zostać przekazana w formie elektronicznej na portal sprawozdawczy Głównego Urzędu Statystycznego. Zgodnie z § 5 ust. 4 tego aktu, pracodawca zatrudniający nie więcej niż 5 pracowników może przekazać oryginał statystycznej karty sporządzony w formie papierowej do Urzędu Statystycznego w Gdańsku po przesłaniu uzasadnionej informacji o wyborze tej formy.
Warto też nadmienić, iż oprócz powyższych obowiązków, pracodawca ma obowiązek odnotowania wypadku przy pracy w prowadzonym przez siebie rejestrze. Stosownie do treści § 16 ust. 1 rozporządzenia, pracodawca prowadzi rejestr wypadków przy pracy na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych. Wedle ust. 2 tego paragrafu, rejestr ten musi zawierać następujące dane:
1) imię i nazwisko poszkodowanego;
2) miejsce i datę wypadku;
3) informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego;
4) datę sporządzenia protokołu powypadkowego;
5) stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy;
6) datę przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy;
7) liczbę dni niezdolności do pracy;
8) inne informacje, niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego.
Przepisy nie określają formy takiego rejestru, zatem może być to tradycyjna forma papierowa, jak i postać elektroniczna. Ważne jest przy tym, by dane zawarte w rejestrze były odpowiednio zabezpieczone i nie było możliwości zapoznania się z nimi przez osoby nieuprawnione.
Wypadek przy pracy w kontekście pracy zdalnej
Jak można zauważyć, postępowanie w zakresie stwierdzenia wypadku przy pracy jest stricte związane z miejscem zdarzenia, jednym z obowiązków pracodawcy jest bowiem przecież zabezpieczenia miejsca wypadku, z kolei zespół powypadkowy ma obowiązek m.in. dokonać oględzin miejsca zdarzenia. Staje się to problematyczne w sytuacji, gdy dany pracownik świadczy pracę w prywatnym lokalu. Lokal ten może zarówno stanowić jego własność, jak i być własnością osób trzecich (np. w przypadku najmu mieszkania bądź jego części). Jednakże przepisy prawa nie rozróżniają w takim przypadku miejsca świadczenia pracy, a co więcej sama praca zdalna jest instytucją, która nie posiada kompleksowego uregulowania. Wobec powyższego w sytuacji wystąpienia zdarzenia mogącego stanowić wypadek przy pracy konieczna może być w konkretnym przypadku zgoda poszkodowanego pracownika na oględziny miejsca zdarzenia, wykonanie fotografii, przesłuchanie świadków (którymi mogą być domownicy pracownika). Odmowa w tym zakresie może skutkować nieuznaniem zdarzenia za wypadek przy pracy z powodu braku możliwości wykazania że np. zdarzenie miało związek z pracą, a nie z prywatnymi sprawami poszkodowanego (np. poślizgnięcie się i złamanie nogi podczas wyjścia do sklepu). Ostatecznie to w interesie pracownika leży pełne przedstawienie sytuacji i umożliwienie pracodawcy zaznajomienia się z okolicznościami zdarzenia. Niemniej jednak również pracodawca powinien dążyć do takiego zbierania dowodów, aby było to jak najmniej uciążliwe dla pracownika.
Podsumowanie
Postępowanie w zakresie stwierdzenia wypadków przy pracy jest obwarowane wieloma obowiązkami po stronie pracodawcy, jednak także poszkodowany pracownik powinien ułatwiać ustalenie okoliczności zgłaszanego zdarzenia. W przypadku wystąpienia wszystkich pozytywnych przesłanek określonych w ustawie, będzie mu bowiem przysługiwało odszkodowanie wypłacane w ramach ubezpieczenia wypadkowego. Niestety wystąpienie pandemii COVID-19 i przejście wielu firm w tryb pracy zdalnej sprawiło, że w kontekście ustalania przyczyn wypadków przy pracy ponownie dochodzi do sytuacji, że przepisy prawne nie nadążają za dynamicznie zmieniającą się sytuacją społeczno-gospodarczą.
Źródła:
M. Ambroziewicz, Wypadek przy pracy pracownika. Procedura, SIP LEX 2020.
D. Dörre-Kolasa [w:] Komentarz do rozporządzenia w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy [w:] Prawo pracy. Rozporządzenia. Komentarz, red. K. W. Baran, Warszawa 2020.