Wprowadzenie
Na gruncie prawa występują różne reżimy odpowiedzialności za popełnienie czynów sprzecznych z ustawą. Wśród nich można wymienić przede wszystkim odpowiedzialność cywilną, odpowiedzialność administracyjną oraz odpowiedzialność karną (w tym odpowiedzialność wykroczeniową). Szczególnym rodzajem odpowiedzialności na gruncie prawa pracy jest odpowiedzialność pracownicza, która jest swego rodzaju dodatkowym uprawnieniem pracodawcy przyznanym w celu zapewnienia dobrej organizacji pracy oraz bezpieczeństwa zatrudnionych w firmie osób. W ramach odpowiedzialności pracowniczej możemy wyróżnić:
1) Odpowiedzialność porządkową,
2) Odpowiedzialność dyscyplinarną,
oraz
3) Odpowiedzialność materialną.
Odpowiedzialność dyscyplinarna obejmuje tylko niektóre kategorie pracowników (pracowników urzędów państwowych, nauczycieli, przedstawicieli zawodów prawniczych, medycznych itp.), którzy są objęci tzw. pragmatykami zawodowymi, uregulowanymi zazwyczaj w danych kodeksach etyki zawodowej. Postępowanie dyscyplinarne takich pracowników jest prowadzone przez właściwe organy samorządu zawodowego (komisje i sądy dyscyplinarne), a więc leży poza zakresem uprawnień pracodawcy. Z kolei odpowiedzialność materialna związana jest ze szkodą, która została wyrządzona pracodawcy wskutek niewykonania przez pracownika określonych obowiązków pracowniczych bądź też powstała na mieniu pracodawcy powierzonemu pracownikowi. Jest to na tyle szerokie zagadnienie, że będzie ono omówione w ramach odrębnej analizy. W niniejszym opracowaniu zostanie przedstawiona ogólna charakterystyka odpowiedzialności porządkowej pracowników, katalog i procedura nakładania kar porządkowych oraz tryb odwoławczy. Zostaną także udostępnione szablony podstawowych pism, które mogą okazać się przydatne w ramach prowadzonego postępowania.
Charakter prawny odpowiedzialności porządkowej i przesłanki jej wystąpienia
Jak zaznacza się w piśmiennictwie, stosowanie przez pracodawcę sankcji wynikających z odpowiedzialności porządkowej pracowników jest jego uprawnieniem, nie zaś obowiązkiem. Jednakże równocześnie sama odpowiedzialność porządkowa ma charakter normatywny (określają ją bowiem przepisy Kodeksu pracy) – nie można jej zatem rozszerzyć czy wyłączyć na podstawie umowy. Podstawową przesłanką zastosowania sankcji będzie nie wyrządzenie przez pracownika szkody (tak jak przy odpowiedzialności materialnej), lecz już samo niewłaściwe zachowanie, które narusza porządek i dyscyplinę pracy. Co więcej, odpowiedzialność porządkowa nie jest odpowiedzialnością obiektywną (niezależną od winy pracownika) – jednak mimo, iż wina jest konieczną przesłanką odpowiedzialności, nie musi być ona umyślna (zatem przewinienie może być popełnione także nieumyślnie, ważne aby było zawinione). Powyższe wynika z treści art. 111 Kodeksu pracy, który stanowi, iż przy stosowaniu kary bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. O ile stopniowanie winy jest w pełni zasadne, o przy wymierzaniu kary porządkowej nie obowiązuje ich gradacja – pracodawca nie ma obowiązku stosowania w pierwszej kolejności kary łagodniejszej, a dopiero po kolejnym naruszeniu kary surowszej, gdyż sam decyduje o rodzaju sankcji (bądź jej braku). Trzeba też jednak pamiętać, że katalog kar porządkowych jest ściśle określony przez ustawę (o czym w dalszej części). W związku z tym pracodawca nie może zastosować innej kary porządkowej niż ta, która wynika z przepisów. Czyn taki stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, o którym mowa w art. 281 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy, zgodnie z którym: „Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu: (…) 4) stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników, (…) – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.”.
Katalog kar porządkowych i rodzaje przewinień
Jak stanowi art. 108 Kodeksu pracy:
„§ 1. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:
1) karę upomnienia;
2) karę nagany.
§ 2. Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną.
§ 3. Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1-3.
§ 4. Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.”.
Z brzmienia powyższego przepisu wynika, iż polskie prawo przewiduje 3 rodzaje kar porządkowych. Są to:
1) kara upomnienia,
2) kara nagany
oraz
3) kara pieniężna.
Z kolei katalog (zamknięty) przewinień porządkowych wygląda następująco:
1) nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
2) nieprzestrzeganie przez pracownika przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
3) nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów BHP lub przepisów przeciwpożarowych,
4) opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,
5) stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.
W przypadku dwóch pierwszy przewinień pracodawca może zastosować wyłącznie karę nagany lub upomnienia. Pracodawca powinien również zadbać o prawidłowe wykazanie winy pracownika, co z kolei skorelowane jest z możliwością wykazania, że pracownik został w ogóle zaznajomiony z zasadami organizacji i porządku pracy, potwierdzania przybycia i obecności, czy usprawiedliwiania nieobecności (np. poprzez podpisanie przez pracownika oświadczenia o zaznajomieniu się z odpowiednimi procedurami wewnętrznymi czy regulaminem pracy). Jeśli zaś chodzi o przewinienia zawarte w pkt 3-5, to z racji ich cięższej wagi, pracodawca może zastosować nie tylko karę upomnienia czy nagany, lecz także karę pieniężną (oczywiście jednorazowo można zastosować wyłącznie jeden rodzaj kary). Kara pieniężna za jedno naruszenie może wynieść maksymalnie wysokość jednodniowego wynagrodzenia pracownika (ustawodawca nie przewidział minimalnej wysokości kary). W przypadku wielokrotnych naruszeń łączna wysokość kar w danym miesiącu nie może przekroczyć kwoty odpowiadającej 1/10 miesięcznego wynagrodzenia do wypłaty.
Jak wskazuje D. Dörre-Kolasa, kara porządkowa powinna być dobrana w taki sposób, aby spełniała swój wychowawczo-dyscyplinujący cel, który zostaje osiągnięty, jeśli po otrzymaniu kary pracownik przez dłuższy czas pracuje nienagannie. Jednakże jeśli stosowanie kar porządkowych nie przynosi zamierzonego efektu, nic nie stoi na przeszkodzie, aby równolegle stosować inne mechanizmy wynikające z przepisów prawa pracy – np. wypowiedzenie umowy o pracę, które może być złożone niezależnie od liczby nałożonych kar porządkowych. W skrajnych przypadkach, pracodawca może zastosować tzw. zwolnienie dyscyplinarne (a właściwie: rozwiązanie umowy o pracę bez okresu wypowiedzenia – ze skutkiem natychmiastowym). Ograniczone jest ono do sytuacji wskazanych w art. 52 § 1 Kodeksu pracy, tj.:
1) ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
2) popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
3) zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.
Nie wchodząc w tym miejscu w szczegóły należy podkreślić, że przewinienia porządkowe polegające na opuszczeniu pracy bez usprawiedliwienia, stawianiu się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywaniu alkoholu w czasie pracy, bądź też rażącego nieprzestrzegania przez pracownika przepisów BHP lub przepisów przeciwpożarowych stanowią ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych, co uzasadnia zastosowanie zwolnienia dyscyplinarnego nawet bez konieczności nakładania kar porządkowych.
Procedura nałożenia kary porządkowej
Wedle art. 109 Kodeksu pracy:
„§ 1. Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.
§ 2. Kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika.
§ 3. Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu przewidzianego w § 1 nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.”.
Z powyższego artykułu wynikają pewne warunki, których musi przestrzegać pracodawca, aby nałożona przez niego kara była zgodna z prawem. Jeśli bowiem nawet wszystkie przesłanki materialne będą spełnione, lecz pracodawca nie dopełni warunków formalnych, istnieje spore prawdopodobieństwo, iż nałożona kara zostanie później uchylona.
Pierwszym z wymogów postępowania przy nałożeniu kary porządkowej jest termin. Wynosi on maksymalnie 2 tygodnie od momentu powzięcia przez pracodawcę informacji o naruszeniu obowiązku pracowniczego oraz maksymalnie 3 miesiące od daty dopuszczenia się naruszenia. Oba terminy muszą być zachowane łącznie – kara nie może być zastosowana w 2 miesiącu od dokonania naruszenia, lecz 3 tygodnie po tym, gdy pracodawca się o tym dowiedział, jak również po upływie 3 miesięcy od daty dopuszczenia się naruszenia, mimo że pracodawca nałożył po 7 dniach od daty uzyskania informacji o tym fakcie. Należy jednak zaznaczyć, iż w przypadku gdy w momencie uzyskania przez pracodawcę informacji o naruszeniu i w dniach następnych pracownik jest nieobecny (co uniemożliwia jego wysłuchanie), bieg terminu 2-tygodniowego nie rozpoczyna się, zaś rozpoczęty zostaje wstrzymany do czasu ponownego pojawienia się pracownika w zakładzie (nie dotyczy to jednak terminu 3 miesięcy liczonego od daty wystąpienia zdarzenia, co jest pewną niekonsekwencją ustawodawcy).
Kolejnym warunkiem legalności wymierzenia kary porządkowej jest uprzednie wysłuchanie pracownika. Ma to na celu umożliwienie pracownikowi odniesienia się do sytuacji, obrony przed fałszywymi zarzutami czy przedstawienia innych istotnych okoliczności. Wysłuchanie może nastąpić w formie wybranej przez pracownika – tj. złożenie wyjaśnień na piśmie lub też wysłuchanie ustne. W tym drugim przypadku dobrą praktyką będzie sporządzenie notatki służbowej, której oryginał powinien znaleźć się w aktach osobowych pracownika, zaś kopię należy wydać mu bezpośrednio.
Wzór nr 1 – Szablon notatki służbowej przed wymierzeniem kary porządkowej
Nie ma też żadnych przeszkód aby obie formy były połączone, tj. podczas wysłuchania ustnego pracownik może dołączyć sporządzone przez siebie uprzednio wyjaśnienia pisemne, które powinny zostać dołączone do notatki służbowej. Oczywiście wysłuchanie jest uprawnieniem pracownika, z którego nie musi on korzystać – istotne jest to, by pracodawca stworzył mu warunki zarówno do ustnego, jak i pisemnego ustosunkowania się do sprawy.
Wysłuchanie pracownika spełnia jeszcze jedną ważną rolę. Otóż w przypadku pojawienia się nowych okoliczności w sprawie, pracodawca może uznać, że pracownik nie naruszył obowiązków pracowniczych, bądź też jego naruszenie było niezawinione. Wówczas nic nie stoi na przeszkodzie, aby po wysłuchaniu i zaznajomieniu się z notatką bądź wyjaśnieniami pisemnymi pracodawca odstąpił od nałożenia kary. Jednakże w sytuacji, gdy wina pracownika nie budzi wątpliwości pracodawca ma prawo do nałożenia wybranego rodzaju kary. Następnie pracodawca ma obowiązek pisemnego zawiadomienia pracownika o nałożonej karze. Kwestię tę reguluje art. 110 Kodeksu pracy, którego treść jest następująca:
„O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika.”.
Wzór nr 2 – Szablon zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej
W sytuacji gdy pracownik odmawia przyjęcia zawiadomienia, mimo iż wie, że pismo dotyczy jego ukarania, uznaje się je za skutecznie doręczone i jest równoznaczne z prawidłowym zastosowaniem kary porządkowej. Dobrą praktyką jest jednak sporządzenie na tę okoliczność stosownej notatki służbowej przez pracodawcę bądź osoby przez niego upoważnione.
Tryb odwoławczy
Skuteczne zawiadomienie pracownika o nałożeniu kary porządkowej nie kończy postępowania w sprawie, a otwiera możliwość skorzystania przez ukaranego z trybu odwoławczego, regulowanego przez art. 112 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi:
§ 1. Jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu.
§ 2. Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.
§ 3. W razie uwzględnienia sprzeciwu wobec zastosowanej kary pieniężnej lub uchylenia tej kary przez sąd pracy, pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi równowartość kwoty tej kary.
Jak wynika z brzmienia tego przepisu, termin 7 dni biegnie od dnia otrzymania przez pracownika pisemnego zawiadomienia o nałożeniu kary. Ustawa też nie precyzuje jakichkolwiek szczególnych wymogów formalnych sprzeciwu, jednak powinien mieć on formę pisemną.
Wzór nr 3 – Szablon sprzeciwu od kary porządkowej
Po skutecznym (terminowym) wniesieniu sprzeciwu, pracodawca może go uwzględnić i uznać nałożoną karę za niebyłą, bądź też podtrzymać swoje stanowisko i odrzucić sprzeciw. Odrzucenie jednak musi nastąpić w terminie 14 dni od dnia wpływu sprzeciwu – w przeciwnym wypadku uchybienie pracodawcy będzie oznaczało przyjęcie, że sprzeciw został uwzględniony. Przed podjęciem ostatecznej decyzji, pracodawca ma także obowiązek zasięgnięcia opinii reprezentującej pracownika i działającej u pracodawcy organizacji związkowej.
Wzór nr 4 – Szablon wniosku o zajęcie stanowiska przez organizację związkową
Jak wskazuje E. Maniewska, „(…) gdy u pracodawcy nie działa zakładowa (międzyzakładowa) organizacja związkowa, może on odrzucić sprzeciw samodzielnie. Dotyczy to także kary nałożonej na pracownika, którego nie reprezentuje żadna organizacja związkowa. (…)”. Niezależnie od tego, ewentualna opinia organizacji związkowej nie jest w żadnym stopniu wiążąca dla pracodawcy, który ostateczną decyzję o uwzględnieniu bądź odrzuceniu sprzeciwu podejmuje samodzielnie. Decyzja o odrzuceniu sprzeciwu powinna mieć formę pisemną, a ponadto zawierać uzasadnienie i pouczenie o możliwości wniesienia odwołania do sądu pracy w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji (stosownie do art. 112 § 2 Kodeksu pracy).
Pracownik, który w dalszym ciągu nie zgadza się z karą porządkową nałożoną przez pracodawcę, może odwołać się do właściwego miejscowo sądu rejonowego – wydziału pracy (lub wydziału pracy i ubezpieczeń społecznych). W pozwie o uchylenie kary powinny znajdować się elementy charakterystyczne dla każdego pisma procesowego m.in.: oznaczenie stron (w przypadku osób fizycznych będzie to imię, nazwisko, adres i PESEL, zaś w przypadku osób prawnych firma, adres oraz numer KRS lub NIP), wartość przedmiotu sporu, żądanie, uzasadnienie żądania oraz dołączenie załączników i odpisu pozwu dla pracodawcy wraz z załącznikami.
Wzór nr 5 – Szablon odwołania do sądu pracy od decyzji o nałożeniu kary porządkowej
Po otrzymaniu odpisu pozwu, pracodawca może odnieść się do treści zarzutów, kierując odpowiedź na pozew. Może też nawet uznać pozew w całości (choć na tym etapie jest to już mało prawdopodobne) – wówczas postępowanie sądowe zostaje umorzone. W razie utrzymania swoich stanowisk i wejścia w spór sądowy, sprawa zakończy się wydaniem wyroku. Sąd I instancji może w nim oddalić powództwo bądź też uwzględnić je poprzez uchylenie kary porządkowej (co spowoduje konieczność usunięcia odpisu zawiadomienia o ukaraniu z akt pracownika). Od wyroku przysługuje apelacja do sądu II instancji (sądu okręgowego) w terminie 14 dni od dnia doręczenia odpisu wyroku wraz z uzasadnieniem. Wyrok sądu II instancji staje się prawomocny z chwilą wydania, a w tego rodzaju sprawach nie będzie już od niego przysługiwała skarga kasacyjna do Sądu Najwyższego.
Zatarcie kary z mocy prawa
Na koniec warto wspomnieć, że nawet w przypadku wykonania kary porządkowej (niezależnie od tego czy pracownik korzystał z któregokolwiek etapu trybu odwoławczego), nie musi ona pozostawać w aktach pracowniczych na długi okres. Stosownie do treści art. 113 § 1 zd. 1 Kodeksu pracy, karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Ponadto, zgodnie z art. 113 § 1 zd. 2 Kodeksu pracy, pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu. W przypadku więc wniesienia odwołania do sądu pracy, wydanie wyroku (zwłaszcza przez sąd II instancji) może więc nastąpić już po zatarciu kary i usunięciu informacji o niej z akt osobowych pracownika. O ile w przypadku upomnienia czy nagany nie ma to więc większego znaczenia, o tyle w przypadku kary pieniężnej pracodawca będzie zobowiązany do zwrotu jej równowartości.
Podsumowanie
Odpowiedzialność porządkowa pracowników jest szczególnym rodzajem odpowiedzialności i zarazem dodatkowym uprawnieniem pracodawcy o charakterze wychowawczo-dyscyplinującym. Nie musi on z niego korzystać, jednakże w przypadku mniejszych przewinień ma on możliwość zgodnego z prawem reagowania na zawinione uchybienia, które wpływają na organizację i bezpieczeństwo pracy w jego firmie. Przy wymierzaniu kar porządkowych obowiązuje jednak ściśle określona procedura, której pracodawca musi przestrzegać. W przeciwnym wypadku nałożona przez niego kara może zostać uchylona przez sąd, a on sam może ponieść dodatkowe koszty związane z postępowaniem sądowym. W skrajnych przypadkach pracodawca może podlegać także odpowiedzialności wykroczeniowej z tytułu naruszenia praw pracownika. Dlatego też stosowanie kar porządkowych powinno być ograniczane do sytuacji wyjątkowych i bezspornych, w których może to z jednej strony przynieść korzyść pracodawcy, ale z drugiej uwzględni także dobro pracownika, wpływając na jego postawę w przyszłości.
Źródła:
K. Baran (red.), Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2019, s. 500-509.
E. Maniewska [w:] K. Jaśkowski, E. Maniewska, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX/el. 2021.
W. Perdeus [w:] K. Baran (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-113, wyd. V, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2020.