Wprowadzenie
W analizie poświęconej odpowiedzialności porządkowej pracowników (http://okolicebiznesu.pl/odpowiedzialnosc-porzadkowa-pracownikow-wraz-z-szablonami-pism/) zostało zasygnalizowane, iż w ramach odpowiedzialności pracowniczej możemy wyróżnić:
1) Odpowiedzialność porządkową,
2) Odpowiedzialność dyscyplinarną,
oraz
3) Odpowiedzialność materialną.
W niniejszym opracowaniu zostanie omówiona odpowiedzialność materialna pracowników oraz reżim szczególny, obejmujący odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone przez pracodawcę (np. sprzęt, z którego korzysta pracownik). W celu praktycznego zastosowania omawianych regulacji zostanie też udostępnionych kilka szablonów pism, które mogą okazać się przydatne z punktu widzenia pracodawcy.
Charakter prawny odpowiedzialności materialnej i przesłanki jej wystąpienia
Zgodnie z art. 114 Kodeksu pracy (dalej: „k.p.”), pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w przepisach niniejszego rozdziału. Kolejne przepisy precyzują dalsze przesłanki odpowiedzialności materialnej. Stosownie do treści art. 115 k.p., pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Z kolei wedle art. 117 k.p., pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia (§ 1), a ponadto nie ponosi także ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka (§ 2). W razie wyrządzenia przez pracownika przy wykonywaniu przez niego obowiązków pracowniczych szkody osobie trzeciej, zobowiązany do naprawienia szkody jest wyłącznie pracodawca (art. 120 § 1 k.p.), jednakże wobec pracodawcy, który naprawił szkodę wyrządzoną osobie trzeciej, pracownik ponosi odpowiedzialność materialną (art. 120 § 2 k.p.). Pracodawca jest także w każdym przypadku obowiązany wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody, co wynika z treści art. 116 k.p.
Jak wynika z przytoczonych przepisów, aby przesłankami zaistnienia odpowiedzialności materialnej pracownika są 4 następujące elementy, które muszą zaistnieć łącznie:
1) bezprawność zachowania pracownika (rozumiana jako naruszenie obiektywnych reguł staranności wymaganej przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych),
2) wina pracownika (która może być zarówno umyślna, jak i nieumyślna),
3) szkoda majątkowa pracodawcy
oraz
4) adekwatny związek przyczynowy pomiędzy zachowaniem pracownika a skutkiem w postaci szkody pracodawcy.
W kontekście bezprawności zachowania pracownika warto zasygnalizować, że art. 114 k.p. odnosi się wyraźnie do obowiązków pracowniczych, zaś zgodnie z art. 100 § 2 pkt 4 k.p. jednym z obowiązków pracownika jest także dbałość o mienie pracodawcy. W przypadku jednak wyrządzenia szkody pracodawcy na skutek naruszenia innych obowiązków, pracownik również będzie obowiązany do naprawienia szkody – jednak nie na podstawie przepisów Kodeksu pracy, lecz norm Kodeksu cywilnego odnoszących się do odpowiedzialności z tytułu czynów niedozwolonych (art. 415 k.c. i następne).
Jeśli chodzi o adekwatny związek przyczynowy, to trzeba mieć na uwadze, iż pracownik nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkodę w zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do powstania lub zwiększenia szkody, a ponadto – co już zostało podkreślone – nie odpowiada on za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka. Co więcej, w przypadku szkody za mienie powierzone przez pracodawcę, pracownik może się uwolnić od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia (art. 124 § 3 k.p.).
Kwestię ciężaru udowodnienia okoliczności uzasadniających odpowiedzialność materialną pracownika ustawodawca uregulował dwojako. W przypadku reżimu ogólnego (odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną pracodawcy) to pracodawca ma obowiązek wykazać przesłanki odpowiedzialności, które zaistniały w konkretnej sprawie. Z kolei w przypadku reżimu szczególnego (odpowiedzialności pracownika za mienie powierzone) przyjmuje się domniemanie winy pracownika, gdyż to w jego posiadaniu znajduje się rzecz za którą jest on odpowiedzialny. Pracodawca nie musi więc wykazywać winy pracownika, niezbędnym jednak będzie wykazanie wystąpienia szkody. Pracownik chcąc uwolnić się od odpowiedzialności powinien wykazać, iż szkoda jest wynikiem okoliczności za które nie ponosi odpowiedzialności (jednak ciężar dowodu spoczywa już wyłącznie na pracowniku).
Należy wreszcie zaznaczyć, że pracodawca nie musi oczywiście korzystać z uprawnień, jakie gwarantuje mu prawo pracy w zakresie odpowiedzialności materialnej pracowników. Jednakże, jeśli zdecyduje się na wyciągnięcie konsekwencji, nie może uzyskać od pracownika rekompensaty w sposób dowolny. Zasadniczo wymaga to bowiem wystąpienia przez pracodawcę na drogę sądową, z pracownikiem można także zawrzeć odpowiednią ugodę pozasądową, w której pracownik zobowiąże się do naprawienia szkody (taka ugoda jednak również podlega kontroli sądu). Niedopuszczalne natomiast jest samowolne potrącanie przez pracodawców kwot z wynagrodzeń pracownika. Takie działanie stanowi wykroczenie z art. 282 § 1 pkt 1 k.p., który stanowi: „Kto, wbrew obowiązkowi: (…) 1) nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń, (…) – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.”.
Odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę wyrządzoną nieumyślnie
Jak już zostało wspomniane, odpowiedzialności materialnej pracownika może podlegać zarówno zachowanie umyślne, jak i nieumyślne. W przypadku szkody wyrządzonej nieumyślnie, zastosowanie mają reguły wynikające z przepisów art. 114-121 k.p. Pracownik będzie tu zatem odpowiadał do rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę, zgodnie z dyrektywą art. 115 k.p. Rzeczywistą stratą jest uszczerbek majątkowy poniesiony przez pracodawcę w mieniu, które do niego należało przed wyrządzeniem szkody. Wedle art. 119 k.p., w razie wyrządzenia szkody przez kilku pracowników każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy, jeżeli zaś nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody, odpowiadają oni w częściach równych.
Samo odszkodowanie, zgodnie z treścią art. 119 k.p., ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Jeśli więc szkoda wyrządzona nieumyślnie nie przekracza 3-miesięcznego wynagrodzenia, odszkodowanie równe będzie wartości szkody. Jednak w przypadku szkody wyższej niż 3-miesięczne wynagrodzenie, wysokość odszkodowania musi zostać obniżona do równowartości 3-miesięcznego wynagrodzenia danego pracownika. Kodeks pracy dopuszcza także obniżenie wysokości odszkodowania mocą ugody zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Zgodnie z art. 121 k.p.:
„§ 1. Jeżeli naprawienie szkody następuje na podstawie ugody pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, wysokość odszkodowania może być obniżona, przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności sprawy, a w szczególności stopnia winy pracownika i jego stosunku do obowiązków pracowniczych.
§ 2. Przy uwzględnieniu okoliczności wymienionych w § 1 wysokość odszkodowania może być także obniżona przez sąd pracy; dotyczy to również przypadku, gdy naprawienie szkody następuje na podstawie ugody sądowej.”.
Wzór nr 1 – Szablon ugody o naprawienie szkody przez pracownika
Odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę wyrządzoną umyślnie
Jak stanowi art. 122 k.p., jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. Umyślność jest tu ujęta szeroko, wobec czego obejmuje zarówno zamiar bezpośrednim (pracownik swoim zachowaniem chce wyrządzić szkodę), jak i zamiar ewentualny (pracownik godzi się na to, iż w wyniku jego zachowania zostanie wyrządzona szkoda). Oczywiście ustalenie podmiotowej strony danego czynu i nastawienia psychicznego sprawcy szkody może okazać się bardzo trudne, gdyż nie zawsze możliwa jest obiektywna ocena świadomości pracownika w chwili wyrządzenia szkody. Ma to jednak ogromne znaczenie zwłaszcza przy większych szkodach, które znacząco przekraczają równowartość 3-miesięcznego wynagrodzenia danego pracownika. Przy umyślności ta górna granica bowiem nie obowiązuje, a pracownik będzie odpowiadał w pełnej wysokości szkody. Jeśli szkoda została spowodowana umyślnie przez kilku pracowników ich odpowiedzialność jest solidarna, tj. pracodawca może domagać się odszkodowania w pełnej wysokości od wszystkich osób, lecz może skierować powództwo także przeciwko jednej, wybranej osobie. Wynika to z art. 411 § 1 k.c. w zw. z art. 300 k.p. (który to przepis Kodeksu pracy odsyła do uregulowań zawartych w Kodeksie cywilnym), który stanowi: „Jeżeli kilka osób ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną czynem niedozwolonym, ich odpowiedzialność jest solidarna.”. Jednakże pracownik, który naprawił szkodę w całości, może wystąpić z roszczeniem regresowym w stosunku do pozostałych osób współodpowiedzialnych za szkodę, co z kolei wynika z art. 441 § 2 k.c.:
„Jeżeli szkoda była wynikiem działania lub zaniechania kilku osób, ten, kto szkodę naprawił, może żądać od pozostałych zwrotu odpowiedniej części zależnie od okoliczności, a zwłaszcza od winy danej osoby oraz od stopnia, w jakim przyczyniła się do powstania szkody.”.
Odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone przez pracodawcę
Odpowiedzialność za mienie powierzone przez pracodawcę stanowi szczególny reżim odpowiedzialności materialnej pracownika. Regulują ją wprost przepisy art. 124-127 k.p., a uzupełniająco także reguły ogólne wyrażone art. 117, 121, 1211 i 122 k.p. Zgodnie z art. 124 k.p.:
„§ 1. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:
1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.
§ 2. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione w § 1, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
§ 3. Od odpowiedzialności określonej w § 1 i 2 pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.”.
Z powyższego przepisu wynika po pierwsze domniemanie winy pracownika w przypadku powstania szkody na mieniu powierzonym. Pracownik to domniemanie obalić albo w trybie art. 124 § 3 k.p. (pełne uwolnienie się od odpowiedzialności), albo wykazując, że to pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do powstania szkody (częściowe uwolnienie się od odpowiedzialności). Po drugie, katalog składników mienia wymieniony w § 1 ma charakter przykładowy, o czy świadczy treść § 2 omawianego artykułu. Wreszcie po trzecie, musi nastąpić prawidłowe powierzenie mienia pracownikowi przez pracodawcę, w którym należy określić jakie mienie i w jakiej wysokości pracownik powierza konkretnemu pracownikowi. Pracownik musi przy tym wyrazić zgodę na powierzenie mu mienia z obowiązkiem zwrotu lub co do wyliczenia się, a ponadto mienie musi zostać wydane mu w taki sposób, aby mógł on sprawdzić jego stan ilościowy i jakościowy oraz objąć je w posiadanie i sprawować nad nim pieczę.
Wzór nr 2 – Szablon umowy o indywidualnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie
Istnieją jednak pewne odstępstwa od powyższych zasad. Reguluje je Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 października 1975 r. – w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu. Modyfikuje ono zasady odpowiedzialności (polegające na wprowadzeniu zasad ogólnych z art. 114-116 i art. 118 k.p.) oraz na obniżeniu wysokości odszkodowania. Zmiany mogą jednak objąć ograniczony krąg podmiotów. Zgodnie z § 2 tegoż rozporządzenia:
„1.Odpowiedzialność materialną za szkody w powierzonym mieniu ponoszą na zasadach przewidzianych w art. 114-116 i 118 Kodeksu pracy pracownicy zatrudnieni:
1) w magazynach, w których wyodrębniono pomieszczenie do wydawania towarów (halę spedycyjną) oraz zorganizowano dozór ruchu mienia i osób; warunek wyodrębnienia pomieszczenia wydawania towarów nie jest wymagany w magazynach, w których przeładunek odbywa się systemem automatycznym z urządzeniami pomiarowo-kontrolnymi,
2) w sklepach o obsadzie co najmniej 6 osób i w stoiskach (działach) w domach towarowych (handlowych), jeżeli przy sprzedaży towarów wystawia się dowody sprzedaży, inkaso gotówki jest dokonywane przez kasjerów w wydzielonych kasach, a wydawanie towarów jest dokonywane przez inną osobę niż sprzedawca,
3) w sklepach samoobsługowych oraz w stoiskach (działach) samoobsługowych w domach towarowych (handlowych), w których inkaso gotówki dokonywane jest w wydzielonych kasach przy użyciu kas rejestrujących.
2. Objęcie pracownika odpowiedzialnością materialną na zasadach określonych w ust. 1 następuje po uprzednim zawiadomieniu go na piśmie o zaistnieniu warunków uzasadniających taką odpowiedzialność i po przeprowadzeniu inwentaryzacji, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od zaistnienia tych warunków.”.
Co więcej, jak stanowi § 3 niniejszego aktu wykonawczego:
„1. Pracodawca może, w trybie określonym w § 2 ust. 2, zastosować zasady odpowiedzialności materialnej za szkody w powierzonym mieniu, przewidziane w art. 114-116 i 118 Kodeksu pracy, także w stosunku do pracowników zatrudnionych:
1) w magazynach określonych w § 2 ust. 1 pkt 1, w których nie ma wyodrębnionego pomieszczenia do wydawania towarów (hali spedycyjnej) i w których przeładunek nie odbywa się systemem automatycznym z urządzeniami pomiarowo-kontrolnymi,
2) w sklepach określonych w § 2 ust. 1 pkt 2, w których wydawanie towarów jest dokonywane przez sprzedawcę,
3) w sklepach i stoiskach (działach) w domach towarowych (handlowych) z artykułami spożywczymi o obsadzie co najmniej 3 osób i z artykułami przemysłowymi o obsadzie od 3 do 5 osób, jeżeli inkaso gotówki dokonywane jest przy użyciu kas rejestrujących.
2. Przed zastosowaniem zasad odpowiedzialności materialnej, o których mowa w ust. 1, pracodawca zasięga opinii zakładowej organizacji związkowej.”.
Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia, obniżenie odszkodowania dotyczy z kolei 2 sytuacji:
1) gdy mienie znajduje się w pomieszczeniach, do których ze względu na potrzeby prawidłowej obsługi konsumentów (interesantów) mają dostęp również pracownicy innych działów albo inne osoby, a zwłaszcza w placówkach handlowych, w których nabywcy mają swobodny dostęp do towarów, oraz gdy przyjmowanie towarów odbywa się bez przerywania obsługi nabywców,
2) w magazynach, sklepach i punktach usługowych, w których praca trwa dłużej niż na jedną zmianę lub w których obsada wynosi co najmniej 5 osób.
Ponadto, gdy szkoda w powierzonym mieniu powstała w innych okolicznościach niż określone w ust. 1, wysokość odszkodowania może być w wyjątkowych wypadkach obniżona, jeżeli jest to uzasadnione ze względu na zasady współżycia społecznego (§ 6 ust. 2).
W wyjątkowych wypadkach, gdy jest to uzasadnione ze względu na zasady współżycia społecznego, wysokość odszkodowania za szkody w powierzonym mieniu może być także obniżona pracownikom ponoszącym odpowiedzialność materialną na zasadach przewidzianych w art. 114-116 i 118 Kodeksu pracy (§ 7).
Zgodnie z § 8 rozporządzenia, obniżenie odszkodowania, o którym mowa w § 6 i 7, ustala się uwzględniając stopień utrudnienia sprawowania nadzoru nad powierzonym mieniem, rodzaj zaniedbań, rozmiar szkody, stopień winy pracownika, jego doświadczenie zawodowe i wyniki dotychczasowej pracy oraz sytuację rodzinną i majątkową. Ostateczna wysokość odszkodowania jest ustalana przez pracodawcę po wysłuchaniu pracownika i po zasięgnięciu opinii reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej (§ 9).
Wspólna odpowiedzialność pracowników za mienie powierzone
Przepisy Kodeksu pracy przewidują także instytucję wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie pracodawcy powierzone pracownikom. Jak stanowi art. 125 k.p.:
„§ 1. Na zasadach określonych w art. 124 pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta przez pracowników z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności.
§ 2. Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.”.
Szczegółowo przedmiotowe kwestie reguluje Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. – w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740400236/O/D19740236.pdf). Nie zagłębiając się w szczegóły tego aktu wykonawczego, należy przede wszystkim podkreślić, że do powstania odpowiedzialności wspólnej niezbędna jest zgoda wszystkich pracowników, którym powierza się dane mienie. Niezbędne jest też podpisanie umowy (ustne ustalenia nie mają w tym zakresie mocy prawnej). W przypadku zmiany w składzie pracowników, pracodawca zobowiązany będzie do zawarcia nowej umowy, opartej o aktualny skład zespołu odpowiedzialnego za dane mienie. W umowie należy również bezwzględnie określić części, w jakich poszczególni pracownicy będą odpowiadać za ewentualną szkodę. Wreszcie, umowa taka może być wypowiedziana przez każdego z pracowników nią objętych – z 14-dniowym okresem wypowiedzenia. Nie wyklucza ona także indywidualnej odpowiedzialności danego pracownika za inne mienie powierzone przez pracodawcę.
Wzór nr 3 – Szablon umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej
Przedawnienie roszczeń
Zgodnie z art. 291 § 2 k.p., roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody, wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych, ulegają przedawnieniu z upływem 1 roku od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o wyrządzeniu przez pracownika szkody, nie później jednak niż z upływem 3 lat od jej wyrządzenia.
Jeśli jednak szkoda została wyrządzona przez pracownika umyślnie, zastosowanie będzie miała norma art. 4421 § 1 k.c., zgodnie z którą:
„Roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej czynem niedozwolonym ulega przedawnieniu z upływem lat trzech od dnia, w którym poszkodowany dowiedział się albo przy zachowaniu należytej staranności mógł się dowiedzieć o szkodzie i o osobie obowiązanej do jej naprawienia. Jednakże termin ten nie może być dłuższy niż dziesięć lat od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie wywołujące szkodę.”.
Podsumowanie
Odpowiedzialność materialna pracowników różni się od odpowiedzialności porządkowej przede wszystkim faktem wystąpienia szkody. Inna jest też sama procedura, która nie ma charakteru administracyjnego, lecz cywilny. Bardzo ważnymi aspektami staje się przy tym zadbanie pracodawcy o prawidłowe powierzenie pracownikom mienia, gdyż w przeciwnym wypadku wysokość uzyskanego odszkodowania może być znacząco ograniczona. Dlatego też warto zawierać z pracownikami odpowiednie umowy pisemne jeszcze przed powierzeniem im często bardzo kosztownego sprzętu.
Źródła:
K. Baran (red.), Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2019, s. 511-527.
E. Maniewska [w:] K. Jaśkowski, E. Maniewska, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX/el. 2021.
W. Perdeus [w:] K. Baran (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 114-304(5), wyd. V, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2020.