Fotolia_82011991_S(1)

Naprowadzanie na cel, czyli efektywna kontrola w zarządzaniu.

dr Maciej Jesiołowski

A.M. Jesiołowscy-Finanse sp. z o.o.

Naprowadzanie na cel

Naprowadzanie na cel w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu – to priorytetowe zadanie świadomie tworzonego systemu zarządzania. To naprowadzanie jest możliwe pod warunkiem skanowania prawidłowości funkcjonowania systemu. Skanowanie polega na systematycznie powtarzalnym porównaniu (kontroli) wzorca (planu) z faktycznym stanem otoczenia i osiągnięć systemu w danym momencie. Skutkiem skanowania są właśnie wyliczane odchylenia lokalne i globalne.

Częstotliwość skanowania – warunek efektywności zarządzania

Nieodłącznym parametrem skanowania jest jego częstotliwość. Ta częstotliwość to niejako tempo życia systemu. Wszelkie zmiany w systemie zachodzą w określonej częstotliwości lub jej wielokrotności. Oczywiście dla umysłów precyzyjnych takie sformułowania wymagają całej masy dodatkowych doprecyzowań. Pomińmy je jednak. Ważne jest, by za pomocą tego pojęcia wyjaśnić i zrozumieć taką kwestię, jak podział czasu dla wypracowywania reakcji. Jeśli okres czasu między kontrolami jest większy niż okres między zmianami zachodzącymi w systemie lub w jego otoczeniu – to efektywność zarządzania spada z następujących powodów:

  • zwiększa się prawdopodobieństwo niezauważenia istotnych zmian, co w konsekwencji prowadzi do niepodjęcia koniecznych reakcji,
  • zmniejsza się ilość okazji do zareagowania na ewentualne „schodzenie z kursu”, a rzadkie reakcje na liczne zakłócenia mogą okazać się za słabe, by naprowadzić system z powrotem na cel,
  • zmniejsza się ilość danych analitycznych wiążących ze sobą poszczególne parametry otoczenia i systemu, a to z kolei prowadzi do pogorszenia jakości wnioskowania o istotnych zależnościach między parametrami; niewiedza o tych zależnościach może doprowadzać do błędnych reakcji i do prognoz obarczonych dużym ryzykiem.

Wszystko to obniża efektywność zarządzania. Dlatego dobór odpowiedniej częstotliwości skanowania (kontroli) jest rzeczą ważną.

Generalnie im większa częstotliwość skanowania to tym lepiej. Ograniczeniem są jednak możliwości fizyczne samego systemu i sens ekonomiczny. Bywa tak, że nadgorliwi szefowie (lub szefowie o niskim poziomie zaufania do podwładnych) z taką częstotliwością i w takim zakresie wymagają danych sprawozdawczych, że podwładni zajmują się głównie sprawozdawczością i tłumaczeniem się, a nie mają czasu na podejmowanie efektywnych decyzji i działań. O sens ekonomiczny należy również się troszczyć.  Każdy proces kontroli i wypracowania reakcji zużywa zasoby systemu (kosztuje). Wówczas może spadać efektywność wykorzystania zasobów organizacji.

Elastyczność zarządzania

Okresy czasu między skanowaniami muszą być mniejsze niż okres osiągania celu. Jeśli nie – to zarządzanie jest nieelastyczne. Nieelastyczność oznacza brak możliwości reagowania na zmiany zakłócające osiąganie celu. Jeśli więc wiadomo, że w czasie pomiędzy określeniem celu i przystąpieniem do jego wykonania a terminem jego osiągnięcia mogą zachodzić zmiany wpływające na przebieg działania systemu – to nieelastyczność zarządzania może skutkować nieprzewidywalnym wynikiem. Istnieje duże prawdopodobieństwo nie-osiągnięcia celu[1]. Innymi słowy częstotliwość skanowania musi być > 0; za okres, w którym liczymy ilość skanowań (częstotliwość), przyjmujemy tutaj czasową odległość między początkiem działań wykonawczych a planowanym terminem osiągnięcia celu. Dobrym przykładem jest działalność gospodarcza większości przedsiębiorstw. Odbywa się ona zazwyczaj w cyklu rocznym z miesięcznymi „podcyklami”. Częstotliwość skanowania i wypracowywania reakcji wynosi w tym wypadku 11 czyli 12 miesięcy minus  ostatnia kontrola grudniowa, która sprowadza się to skonstatowania faktycznego stopnia osiągnięcia celu. Oczywiście okres między skanowaniami (kontrolami) można skrócić do dekady lub do tygodnia. Możemy wówczas dojść do częstotliwości 51(52 tygodnie  minus ostatni tydzień). Problemem staje się tutaj zdolność naszych systemów informacyjnych do generowania wiarygodnych danych faktycznych. Wiarygodnych na tyle, by można w oparciu o nie budować przyszłość, bez obawy ciągłej zmiany fundamentu rzeczywistości. To jest właśnie jedno z owych fizycznych ograniczeń systemu.

Rekcje systemu w czasie realnym

Jeśli dobraliśmy odpowiednio okresy skanowania w naszym systemie zarządzania – to możemy spodziewać się, że reakcje systemu będą następować w tzw. czasie realnymczyli bez opóźnień. Opóźnienie jest wtedy, gdy reakcja będzie możliwa dopiero po planowanym momencie osiągnięcia celu. W naszym przypadku staramy się za wszelką cenę obserwować efekt bieżących działań, by zapewniać sobie możliwość wcześniejszego reagowania na zakłócenia w realizacji planowanych działań dojścia do celu przed upływem zaplanowanego terminu. I to jest warunek reakcji w czasie realnym. Z małym technicznym uzupełnieniem. By wyliczyć bieżące odchylenie od celu dobrze jest pracować na dwóch zbiorach danych jednocześnie. Pierwszy zbiór to dane o wartościach osiągniętych na moment skanowania. Drugi zbiór to dane o wartościach planowanych od momentu skanowania do planowanego momentu osiągnięcia celu. Ich suma daje tzw. prognozę (na moment skanowania), którą porównujemy z wartościami planowanymi celu w przyszłym momencie jego osiągnięcia. Odchylenia między planem (wzorcem) a tak wyliczoną prognozą są precyzyjnym określeniem tego, co mamy dodatkowo do zrobienia, lub tego o ile przekraczamy na moment skanowania zaplanowany cel. To sumowanie wykonania i planu zwane prognozą ułatwia precyzyjną reakcję w czasie realnym przez dodefiniowanie bieżących zadań korygujących (odchylenia).

[1] Pomijamy tu świadomie przypadek, gdy wiadomo, że żadne zmiany nie zajdą – nie ma sensu przygotowywać żadnych kontroli – po prostu trzeba wykonać „rozkaz”.