Konteksty kulturowe – Okolice Biznesu

Granice empatii (część II)

Dr Maciej Jesiołowski — Wed, 23 Mar 2016 19:37:48 +0000

dr Maciej Jesiołowski

Opracowano na podstawie artykułu: The Limits of Empathy by Adam Waytz umieszczonego w Harvard Business Review z 01.02.2016 r.

Empatia rodzi szereg zjawisk niekorzystnych takich jak: 1) pozbywanie się w miejscu pracy zasobów empatii, których potem nie starcza dla osób bliskich, 2) erozję etyki, 3) konflikt z normami prawnymi – patrz poprzedni artykuł.

Skoro więc empatia rodzi takie problemy to jak je powstrzymywać, jak odnajdywać granice tej empatii? Pierwsza rada: racjonalnie dziel pracę. Synchronizuj rzeczywistą współpracę partnerów miast odnosić się ze zrozumieniem do ich preferencji. Preferencje te często wynikają z samego charakteru podziału pracy, czy też z latami wyrobionych nawyków. Jedni po prostu koncentrują się na potrzebach klientów i ich zaspokajaniu, a inni na kontroli i finansach. Zadaniem menadżera jest wtedy taka koordynacja wszystkich osób o różnych preferencjach, by stworzyć dobrze funkcjonującą całość, a nie zaspokoić indywidua.

Doświadczenie uczy, że aby powyższe osiągać trzeba koncentrować się na konkretnym zadaniu (nie na mniej lub bardziej formalnym zakresie czynności), które wymaga ustalenia określonej sekwencji czynności kilku osób. Konkretność jest tu kluczowa. Oznacza ona, że nie staramy się rozwiązywać jakiegoś powtarzającego, a nie do końca sprecyzowanego problemu, na który różne osoby różnie patrzą i mają różne na ten temat hipotezy. W to miejsce wykorzystujemy realne zadania stojące przed organizacją, by te osoby skoncentrować na wykonaniu w sposób skoordynowany określonych, jednoznacznie doprecyzowanych operacji. Unikamy w takich sytuacjach przymiotników ocennych czy emocjonalnie zabarwiających sytuację. Generalnie unikamy ocen członków zespołu. Dążymy do jednoznaczności w opisie zadań. Jeśli emocje jednak nabrzmiały – to możemy cierpliwie wysłuchać poszczególnych delikwentów, ale.. wracać z logiką automatu do racjonalnego formułowania zadań stojących przed członkami zespołu. Trzeba eliminować konfrontacyjne i prowokacyjne postawy kładąc nacisk na współdziałanie i współzależność w grupie.

Ważny postulat to starać się oddziaływać na zespół a nie na indywidua – uwspólniając odpowiedzialność za zadanie. Należy doprowadzać do sytuacji, w której członkowie zespołu zrozumieją, że „jadą na wspólnym wózku” – to oznacza, że błąd jednej osoby obciąża wszystkich.

Druga rada: obniżaj poczucie straty. Nasze umysły mogą przejawiać skłonność do intensyfikacji bądź osłabiania przeciążenia empatią – w zależności od spojrzenia na konkretną sytuację. Załóżmy, że znaleźliśmy się w stanie konfliktu z kimś kto ma absolutnie przeciwstawne interesy do naszych. Oznacza to, że koniec konfliktu może nastąpić wówczas, gdy jedna strona straci wszystko a druga wszystko zyska. Antagonistyczne nastawienie umysłu nie dość, że utrudnia nam rozumienie i prowadzenie dialogu z drugą stroną, to również sprawia, że mamy poczucie ogromnej straty, gdy sprawy nie potoczą się po naszej myśli. To jest psychiczny mechanizm mobilizujący nadmierne emocje (przez to przeciążenie lub brak empatii – stany skrajne), które z kolei pozbawiają nas zdolności do racjonalnej analizy sytuacji. W afekcie – sami sobie strzelamy w stopę w trakcie negocjacji.

W praktyce: jeśli jesteś sprzedającym, który wyznaczy uczciwie i głęboko uzasadnioną konkretną cenę kupującemu – to walczysz o wszystko – tzn. że albo tą cenę dostaniesz, albo transakcja nie dojdzie do skutku. Do negocjacji przystępujesz bojowo – bez empatii, albo ze strachem, że kupujący będzie miał uzasadnienie dla nieakceptacji tej ceny (i wtedy odczuwasz przeciążenie empatią). Działasz pod wpływem silnych emocji. Jeśli kupujący to wyczuje, może tobą manipulować. Podsumowując: dla ciebie przegraną jest cała kwota. A dla kupującego przegraną jest brak upustu. Jeśli zaś wyznaczysz odpowiednio szeroki przedział cenowy w swym umyśle (z ceną minimalną – poniżej której rzeczywiście nie możesz zejść) – to niejako wyrównujesz poziomy nagrody – zarówno twoja wygrana ponad minimum jak i upust twojego klienta są porównywalnej wartości, i psychicznie nie jesteś w stanie walki o wszystko a o jakąś ewentualną ekstra-premię za udaną transakcję. Twój klient zaliczywszy upust też ma satysfakcję. Jeśli tak do tego podejdziesz, to trakcie negocjacji koncentrujesz się na kwotach dziesięciokrotnie mniejszych od wartości ceny! Łatwiej ci odpuszczać, albo się stawiać kupującemu. Tak działa Twój mózg – czego sobie w trakcie negocjacji nie uświadamiasz.

Konfrontacje nie kosztowo-cenowe uniemożliwiają zastosowanie powyższej techniki. Wówczas dobrze jest dobrze zrozumieć na czym przede wszystkim zależy stronie przeciwnej, i … na czym nam naprawdę zależy. Może wtedy uniknie się konfrontacyjnych pól, a dojdzie do wniosku o ich kompatybilności.

I sytuacja, w której pole negocjacji jest nieduże i może powodować poczucie straty, gdy sprawy ułożą się niepomyślnie. Wtedy zawczasu KONIECZNIE trzeba wyobrazić sobie, wymyśleć, ewentualnie zapewnić wariant B – co będziemy czynić, gdy nie dojdziemy do porozumienia. Ta świadomość wcale nie musi uszczuplać naszej waleczności (typu: wszystkie mosty spalone – nie ma drogi odwrotu) a wręcz przeciwnie – tworzy pewien komfort psychiczny i sprawia, że nasze zdolności analityczne w trakcie negocjacji wzrastają.

W trakcie negocjacji ważne jest, by zadawać pytania zamiast ulegać pokusie wyciągania przedwczesnych i niedających się sprawdzić wniosków. Rozmowa może pomóc odnaleźć szanse na nowe, obustronnie akceptowalne, rozwiązania.

Trzecia rada: rób ludziom przerwy. Chodzi tu o czasowe „zwolnienia” z empatii. Należy dbać o to, by pracownicy mogli uwalniać się na pewien czas od sytuacji, które wymagają od nich empatycznych reakcji. Najlepiej, gdy mają szanse na zajęcie się sobą, swoimi sprawami – nie koniecznie pracując nad własnymi projektami. W trakcie tych przerw mają pozostawać sam na sam ze sobą i zajmować się czymś co sami wybiorą. Okazuje się bowiem, że gdy ludzie poczują się wypoczęci, to chętniej koncentrują się na potrzebach innych. Wbrew temu, co się powierzchownie sądzi empatia to nie proces wyłącznie naturalny. Wymaga on sporego umysłowego wysiłku „wmyślania” się w cudzy umysł, tak by reagować współodczuwając a nie z obojętnością. Stąd konieczność odseparowania się czasowego od sytuacji wymagających empatii.

Sposoby organizacji przerw w empatii stosowane przez firmy są różnorakie – od pokojów do medytacji, kapsuł-kokonów po wyłączanie maili pracowników, gdy są na urlopie. Wszystko po to, by odseparować człowieka od wymogów empatii.

Niektóre z powyższych zabiegów z naszej perspektywy mogą się wydać nieco niezrozumiałymi, ale uświadommy sobie, że w innych typach kultur organizacyjnych stawia się na efektywne współdziałanie i osiąga się dobre rezultaty w postaci np. dużej zdolności do innowacji. A warunkiem tej zdolności jest rozwinięcie empatii – szczególnie empatii poznawczej, o której była mowa na początku.

Wbrew ograniczeniom empatia jest koniecznym narzędziem w kierowaniu ludźmi. I trzeba się nią mądrze posługiwać. Gdy „stosujemy” empatię, to powinniśmy raczej rozmawiać z ludźmi o ich doświadczeniach niż wyobrażać sobie co mogą odczuwać. Zdecydowanie należy weryfikować, poprzez werbalne komunikaty, nasze wyobrażenia o cudzych emocjach. Bo to działa wtedy w dwie strony – uczy też twojego partnera jak go odczytujesz, a to pozwala mu na świadomą kontrolę własnej ekspresji w stosunku do ciebie. Nadto okazuje się, że nasze wyobrażenia są często błędne. Trzeba je konfrontować z tym co mają do powiedzenia osoby, w sytuacji których się stawiamy. Ideałem jest symulowanie takich sytuacji na sobie. Np. zawiązanie oczu i podjęcia próby wykonania podstawowych domowych czynności „na ślepo” dostarczy nam dużo prawdziwej informacji, co odczuwa osoba niewidoma – co jej przeszkadza, a co pomaga. Są to znakomite doświadczenia stymulujące projektantów do znajdywania efektywnych rozwiązań architektonicznych dla niepełnosprawnych.

Podsumowując:

Empatia – to jedno z narzędzi zarządzania ludźmi i organizacji ich sprawnego współdziałania. Szczególnie, ta która zwie się empatią poznawczą. Wymaga racjonalnej i werbalnej konfrontacji swych psychicznych odczuć z rzeczywistością innych ludzi: od obserwacji i gromadzenia danych o reakcjach poprzez rozmowy, zadawania pytań i zrozumienie po fizyczne symulowanie doświadczania sytuacji, w której znajdują się inne osoby.
Empatia – to naturalna reakcja naszej psychiki, czasami nawet organizmu, na doświadczenia, które dotykają innych ludzi. Reakcja to polega na odczuwaniu tego, co my byśmy czuli będąc w ich położeniu. Często nie są to odczucia tożsame, ale zazwyczaj ich przeżywanie wyczerpuje. Stąd obniżenie zdolności empatycznych po powrocie z pracy do domu – w stosunku do najbliższych. W zespołach pracowniczych – tego typu empatia psychiczna – prowadzi do silnych identyfikacji grupowych, co przekłada się na erozję ocen etycznych i na odporność jednostki na obrazę.
Ekstremalne stany empatii (przeciążenie lub brak) – pojawiają się w sytuacjach gry o wszystko. Ich skutkiem jest spadek zdolności analitycznych i niezdolność do chłodnej kalkulacji rozwiązań. Trzeba poszukiwać innego, mniej ekstremalnego spojrzenia na sytuacje pozornie konfliktowe.
Higiena stosowania empatii wymaga: aktywnej przynależności do więcej niż jednej grupy socjalnej, z członkami której się identyfikujemy, aktywnego uczestnictwa w sprawach rodzinnych, nie przesadzania z integracją zespołów pracowniczych, przerw w empatii polegających na czasowym wyizolowaniu się z grupy, na zajęciu się sobą.

Uwaga: treść pisana kursywą zawiera uwagi formułowane przez niżej podpisanego. Pozostała treść jest zaczerpnięta z omawianego artykułu.

Artykuł Granice empatii (część II) pochodzi z serwisu Okolice Biznesu.

Granice empatii

Dr Maciej Jesiołowski — Thu, 18 Feb 2016 22:50:18 +0000

dr Maciej Jesiołowski

A.M. Jesiołowscy-Finanse sp. z o.o.

Opracowano na podstawie artykułu: The Limits of Empathy by Adam Waytz umieszczonego w Harvard Business Review z 01.02.2016 r.

Empatia – ważna cecha dla osób, które współdziałają z innymi i zarządzają innymi. Bardziej obiegowa opinia mówi o zdolności emocjonalnej wynikającej z naszych instynktownych odruchów „wczuwania” się w czyjeś położenie. Obserwując, szczególnie stresujące sytuacje, w których znalazła się inna osoba wytwarzamy automatycznie emocje, które temu towarzyszą. Ale są to… nasze emocje i choć jako członkowie tego samego gatunku odczuwamy podobnie, to musimy pamiętać, że takie emocje nie muszą być tożsame, a w szczególności możemy się znaczenie różnić dalszymi reakcjami na niemiłe doznania. Stąd dla osób zarządzających znaczenia nabiera empatia poznawcza – czyli poszukiwanie odpowiedzi na pytanie jak reagują różne osoby, z którymi przychodzi współdziałać w określonych sytuacjach. Oczywiście empatia poznawcza nie wyklucza empatii psychicznej. Trzeba jedynie pamiętać, że nasze sposoby reagowania mogą się różnić. I… nabrać nieco dystansu do zbyt pochopnych wniosków wynikających z pierwotnych odruchów.

Autor artykułu twierdzi, że bycie empatycznym wyczerpuje. Wymaga bowiem uważnej obserwacji innych, gromadzenia i utrzymywania w umyśle masy drobnych informacji o ich zachowaniach w dość stresującym środowisku. A to pochłania zasoby psychiczne (myślowe, mentalne), osłabia odporność psychiczną i powoduje skłonności do: wcześniejszego przechodzenia na emeryturę, rezygnacji z pracy, częstszej absencji i popełniania błędów w czynnościach administracyjnych – np. u pielęgniarek, lekarzy, pracowników socjalnych a także u wolontariuszy pracujących na rzecz organizacji charytatywnych. Analogiczne zjawiska obserwuje się u pracowników telefonicznych centrów obsługi klienta, a nawet u managerów, którzy pracując z ludźmi muszą ich bez przerwy motywować do podnoszenia kompetencji i wzbogacania doświadczeń.

Zjawisko, które jest skutkiem powyższego wyczerpania – to pozbywanie się zasobów empatii w stosunku do osób bliskich. Intensywna empatia w miejscu pracy powoduje również zmniejszanie wyrozumiałości dla samego siebie. O dziwo tą obniżkę zdolności empatycznych w stosunku do bliskich zaobserwowano u fryzjerów, strażaków i pracowników telekomunikacji! To co pochłania ich zasoby empatii to „czas na wysłuchiwanie klientów, współpracowników i innych ciężko pracujących osób”. Nie zawsze świadome, a odruchowe identyfikowanie się z innymi i ich problemami w pracy powoduje obniżenie cierpliwości i wyrozumiałości dla bliskich po powrocie do domu.

Generalnie, obserwacja zjawiska pokazuje, że większa empatia dla osób, z którymi się długotrwałe przebywa (w pracy) – zmniejsza poziom empatii dla osób spoza tego grona. Długotrwałe, utrzymujące się relacje w gronie współtowarzyszy pracy powodują też inne zjawiska. Uczestnictwo w grupie, w której „dzielimy” się empatią powoduje, że stajemy się mniej wyrozumiali i bardziej agresywni w stosunku do ludzi z zewnątrz – bez uzasadnionej z ich strony przyczyny. Prawdopodobnie są to odruchy obrony swej grupy. Skłonność do agresji jako efekt empatii – to niespodziewany jej skutek.

Hipoteza: może higienicznie jest należeć do kilku ważnych dla siebie grup socjalnych równolegle? Dzięki temu powstaną naturalne konflikty relacji łamiące „monopol” na empatię w jednej grupie – a to otwiera człowieka i zwiększa jego gotowość do zrozumienia osób postronnych. Gorzej, gdy konflikt interesów wymaga dokonywania bolesnych wyborów. Biorąc powyższe pod uwagę może trzeba zrezygnować ze zbyt częstej „integracji” zespołów firmowych w weekendy, bo 8 godzin na dobę z aktywnego życia, spędzanych razem w firmie i tak dużo? Dobrze poza pracą współdziałać w ramach innych ciekawych, zajmujących grup socjalnych – doceniając także AKTYWNE współdziałanie w rodzinie. Praca to TYLKO praca, a nie wyłączny cel życia.

Niekorzystne zjawiska będące efektem empatii mogą wpływać negatywnie na efektywność współdziałania różnych zespołów (z różnych komórek organizacyjnych) w ramach jednej korporacji.

Dalszym rozwinięciem zjawiska empatii w odniesieniu do grup socjalnych są skutki w postaci wyrozumiałości etycznej. Okazuje się, że członkowie zespołów byli skłonni przymykać oko na nieetyczne zachowanania„swoich”, a jednocześnie byli dość nieustępliwi w odniesieniu do „obcych”. Skąd my to znamy! Autor artykułu to zjawisko nazywa „erozją etyki”. Podłożem dla takich zachowań jest lojalność względem członków swojej grupy. Lojalność leży w interesie poszczególnego członka grupy – może on dzięki temu liczyć na wsparcie zwrotne w razie kłopotów ze strony kolegów. Wiele badań zachowań ludzkich (behavioral science) pokazuje nawet wzrost skłonności do oszustwa wśród tych, którzy odczuwają wsparcie swej grupy. Autor artykułu stwierdza, że „[…] w różnych sytuacjach, w których można liczyć na benefity od finansowych po uznanie w społeczności, członkowie wyodrębnionej grupy wykorzystują pozorny altruizm względem kolegów jako usprawiedliwienie swojej nieuczciwości”[1]. Jeśli któryś z członków grupy jest potraktowany nie fair, to koledzy są bardziej skłonni do kłamstw, oszustw czy kradzieży, by zadość uczynić współtowarzyszowi.

Skutkiem empatii w stosunku do towarzyszy jest lojalność. A ta powoduje erozję etyki. Zjawisko przybiera na sile w zdyscyplinowanych instytucjach, gdy pojawia się groźba skandalu. Dotyczy to policji, wojska, dużych i znanych korporacji, gdzie ukrywa się takie zjawiska jak brutalność, nadużycia seksualne, defraudacje. Fakty tego typu są odkrywane przez osoby z zewnątrz, nie identyfikujące się z grupą. Prowadząc badania, z których wypływają powyższe wnioski Autor artykułu wraz z osobami współpracującymi ustalił na przykład, że łapówki są bardziej uznane za normalne w krajach, w których nagradza się kolektywizm! Wzajemnie powiązani członkowie zespołów z silną identyfikacją grupową są bardziej odporni na obrazę. Działa tu mechanizm rozproszenia poczucia odpowiedzialności na grupę w całości a nie na konkretną, obrażaną osobę z tej grupy.

Podsumowując: empatia względem osób z określonego kręgu może powodować konflikty z ogólnie obowiązującymi regulacjami prawnymi.

Uwaga: treść pisana kursywą zawiera uwagi formułowane przez niżej podpisanego. Pozostała treść jest zaczerpnięta z omawianego artykułu.

[1] „In various settings, with the benefits ranging from financial to reputational, people use this ostensible altruism to rationalize their dishonesty.”

Artykuł Granice empatii pochodzi z serwisu Okolice Biznesu.

Negocjacje z Koreańczykami

Michalina Zabierowska — Sun, 26 Jul 2015 08:54:45 +0000

Michalina Zabierowska

Sympatyk www.okolicebiznesu.pl

Korea Południowa może się wydawać geograficznie bardzo odległa od Polski, w wielu aspektach filozoficzno kulturowych znacząco się różnimy, ale – patrząc na położenie polityczno-geograficzne i przebieg historii – mamy z tym narodem wiele wspólnych cech. Polska położona między Niemcami a Rosją, Korea leży między Chinami a Japonią, podobnie jak nasz kraj przez wieki borykała się ze swoim położeniem i z zagrożeniami z tego wynikającymi. Podczas zawierania współpracy nie patrzmy na naszych rozmówców jak na kompletnie innych, ale postarajmy się ich zrozumieć i podkreślać wspólne cele i zyski, jakie mogą płynąć z naszej współpracy.

Przygotowania

Podobnie jak w przypadku innych narodów Dalekiego Wschodu by móc zacząć mówić o negocjacjach musimy najpierw nawiązać kontakt z potencjalnym partnerem. Nie powinniśmy zwracać się bezpośrednio do firmy we własnym imieniu, wcześniej należy znaleźć pośrednika, instytucję, która nam pomorze w skojarzeniu i pierwszych krokach nawiązania relacji z koreańskim przedsiębiorcą. W tym celu można zwrócić się np. do Wydziału Promocji Handlu i Inwestycji przy ambasadzie polskiej w Seulu.

Gdy nasza biznesowa „swatka” skojarzy nas z firmą koreańska musimy być przygotowani, że zostaniemy poproszeni o udostępnienie jak największej ilości informacji na temat naszego przedsiębiorstwa, przygotujmy dokumenty dokładnie opisujące nasze przedsiębiorstwo. Sami również powinniśmy przeprowadzić dokładną analizę naszych partnerów i otoczenia, w jakim funkcjonują.

Pierwsze spotkanie

Hierarchia

Podczas pierwszego oficjalnego spotkania powinniśmy pamiętać, że dominującym systemem filozoficznym w Korei jest konfucjanizm wraz ze swoimi zasadami powinności:

Władca-podwładny

Ojciec – syn

Mąż – żona

Starszy brat – młodszy brat

Przyjaciel – przyjaciel

Te zależności są podwalinami systemu hierarchicznego, który panuje nie tylko w Korei, ale i w Chinach czy Japonii. Ważnym jest, żeby podczas pierwszych spotkań grupie prowadzącej negocjacje towarzyszył najwyższy przedstawiciel przedsiębiorstwa. Jeśli nastąpi spotkanie koreańskiego prezesa z menagerami niższego szczebla, nawet, jeśli są oni wybitnymi fachowcami, nasze zachowanie zostanie odczytane, jako obraźliwe i koreańska duma zostanie urażona, co w konsekwencji może prowadzić do zerwania współpracy. W celu uniknięcia nieporozumień zawsze pierwszym wchodzącym do pokoju, przedstawiającym się powinien być najwyżej postawiony członek naszego zespołu.

Wymiana wizytówek

Na pierwsze spotkanie musimy ze sobą zabrać dużo wizytówek, podobnie jak w innych krajach podczas wymiany wizytówki dajemy (trzymając oburącz) najpierw najważniejszej osobie wśród naszych rozmówców. Gdy z kolei otrzymujemy wizytówkę, powinniśmy ją odebrać obiema rękoma i dokładnie ją przestudiować i upewnić, czy dobrze wymawiamy nazwisko naszego rozmówcy. Wszystkie wizytówki chowamy do wizytownika, którego nie trzymamy w spodniach, a np. w marynarce lub walizce. Pamiętajmy, że dla Koreańczyków bardzo ważne jest stanowisko lub stopień naukowy, dlatego powinniśmy zawsze o nim pamiętać zwracając się do naszego partnera.

Podarunki

Wymiana podarunków przewidziana jest na koniec negocjacji, w ramach podziękowania za udaną współpracę i jako wzmocnienie relacji, które miedzy oboma zespołami się wytworzyły. Warto pamiętać, żeby unikać koloru czerwonego, który w Korei wiązany jest ze śmiercią. Jak zawsze mile widziane są prezenty związane z naszym krajem lub regionem, jeśli my dostaniemy taki podarunek nie otwierajmy go przy naszych partnerach, a dopiero po zakończeniu spotkania.

Wspólny posiłek

Podczas budowania dobrych relacji możemy zaprosić naszych partnerów do restauracji, podobnie jak my możemy zostać zaproszeni przez nich. Podczas posiłku nie zdziwmy się, że będziemy zachęcani do picia alkoholu, by rozluźnić atmosferę, co może być wykorzystane prze Koreańczyków do wyciągnięcia informacji, które później będą mogli użyć podczas rozmów. Jak w każdym kraju nie powinniśmy rozmawiać o polityce, a szczególnym tematem tabu są stosunki Korea-Japonia, powstrzymajmy się również od prowadzenia rozmów na temat biznesowe, jest to po prostu nieeleganckie.

W Korei często jada się przy niskich stołach, siedząc na poduszkach, na których mężczyźni siadają „po turecku”, a kobiety z nogami zgiętymi pod siebie. Gdy zostanie posiłek podany, nie zaczynajmy jedzenia od razu, poczekajmy aż ktoś inny nas zachęci lub sam zacznie jeść. Nakładajmy sobie niewielkie ilości na nasz talerzyk, tak, żebyśmy mogli pałeczkami sobie poradzić i zjeść porcję na jeden raz. W Korei zazwyczaj jemy pałeczkami, a zasady ich użycia są takie same jak w innych krajach dalekiego wchodu, czyli nie bawmy się jedzeniem, nie wskazujmy pałeczkami innych osób, nie wbijajmy ich w jedzienie (nie wkładajmy ich do miseczek, raczej połóżmy je płasko obok talerza). Jeśli nie czujemy się komfortowo używając pałeczek, zawsze możemy poprosić o widelec i nóż, jako przyjezdni mamy do tego pełne prawo. Po zakończonym posiłku płaci zapraszający, w Korei jest zwyczaj zostawiania napiwków, które zazwyczaj wynoszą około 10% wartości rachunku.

Negocjacje

Ustalenie zasad

Przed pierwszym spotkaniem warto się przygotować nie tylko od strony wiedzy o naszych partnerach, ale także od strony kulturowo-językowej; by uniknąć nieporozumień powinniśmy na spotkanie wziąć ze sobą tłumacza. Może się zdarzyć, że nasi rozmówcy przyjdą na spotkanie z firmą doradczą. Od początku będą strać się ustalić hierarchię między oboma zespołami, ważne jest, żebyśmy nie dali się sprowadzić do niższego poziomu, a dalej negocjowali jak równi sobie partnerzy.

Miejmy również przygotowaną strategię: „jak daleko możemy się posunąć”. Planując nasze negocjacje, powinniśmy pamiętać, że koniec rozmów to dla Koreańczyków początek współpracy i będą liczyć na dalsze ulgi wraz upływającym czasem. Zatem, niech nasze minimum będzie też obliczone z zapasem „na przyszłość”. Dodatkowo, miejmy w pamięci, że Koreańczycy, w przeciwieństwie do Japończyków, lubią się targować, czasem w sposób bardzo rozemocjonowany, my powinniśmy jednak zachować spokój i ograniczyć język ciała, ponieważ zachodnia wyrazista gestykulacja może zostać uznana za bezpośredni atak.

Gra na czas

Jedną z najważniejszych zasad, o której powinniśmy pamiętać podczas negocjacji jest nie mówienie naszym partnerom o naszych dead linach. Koreańczycy są znani z gry na czas, początek negocjacji będą bardzo przedłużać, tak żeby doprowadzić do sytuacji, kiedy stoimy pod ścianą i będziemy musieli podjąć pochopną decyzję. Często możemy się spotkać do powracania do kwestii, które nam się wydają już ustalone, jednak nasi partnerzy będą chcieli znów o nich rozmawiać, w ten sposób będą czekać do ostatniej chwili. Pamiętajmy również o azjatyckim „nie”, którego jako przedstawiciele Zachodu możemy nie wykryć. Koreańczycy mogą powiedzieć, że się nad czymś zastanowią, co w ich mniemaniu może po prostu oznaczać odrzucenie naszej propozycji. Pamiętajmy, zatem żeby zawsze się upewniać, czy dobrze zrozumieliśmy to, co nasi partnerzy powiedzieli, nie spieszmy się, mówmy przez cały czas spokojnym, ale w miarę stanowczym głosem, okazanie uczuć i zniecierpliwienia z naszej strony zapewne zostanie wykorzystane przez koreańskich negocjatorów. Cały czas wskazujmy na obopólne zyski, nie używając słowa „wygrana”, ponieważ ono wskazuje, ze jedna strona zyska, a druga straci, co nie jest uważane za pozytywne w aspekcie długoterminowej współpracy.

Hierarchia podczas rozmów

W silnie zhierarchizowanych społeczeństwach podejmowanie decyzji może trwać bardzo długo, nie zdziwmy się zatem, jeśli nasi partnerzy zwrócą się do nas mówiąc: „Czekamy na decyzję z waszej strony”; będzie to oznaczać, że nasi rozmówcy nie uznają nas za wystarczająco wysoko postawionych w hierarchii naszej firmy, abyśmy byli zdolni podjąć decyzję, którą zawsze powinien podejmować prezes (może to też być jednak z taktyk gry na czas.)

Niech nas również nie zdziwi ilość naszych rozmówców. Jak w wielu państwach Dalekiego Wschodu, tak i w Korei negocjuje się w obecności wielu przedstawicieli jednej firmy, choć każdy będzie przestrzegał wcześniej założonego planu negocjacji i tylko jedna osoba będzie przewodniczącym grupy naszych partnerów.

Jeśli w naszym zespole negocjacyjnym jest wiele kobiet, bądźmy przygotowani, że będą one musiały oddać prym prowadzenia rozmów swojemu koledze, ponieważ Korea jest bardzo silnie zmaskulinizowanym społeczeństwem, gdzie kobiety rzadko stoją na decyzyjnych stanowiskach.

Zakończenie negocjacji

Gdy uda nam się osiągnąć kompromis reszta spraw nabierze tempa. Koreańczycy pomimo przedłużania rozmów bardzo szybko podejmują działania po zakończeniu procesu decyzyjnego. Spiszmy kontrakt i wszystkie zawarte między naszymi firmami porozumienia.Jednak pamiętajmy, że to dopiero początek dla naszych koreańskich partnerów i bądźmy gotowi na ponowne otwarcie rozmów lub wprowadzenie kolejnych ulg dla naszych partnerów. Pamiętajmy, że w kulturach Dalekiego Wschodu mniejszą wagę przywiązuje się do kontraktu, za to w centrum współpracy stoją relacje między partnerami, co i my możemy wykorzystać. Jednak nie powinniśmy wplątać się zbyt głęboko i postarać się ustalić jasną granicę miedzy życiem prywatnym a współpraca biznesową.

Bibliografia

Boye Lafayette de Mente October 2001 [online:] http://www.apmforum.com/columns/boye46.htm
Jak negocjować z Koreańczykami – doświadczenia firmy Amica S.A. wywiad zMarcinem Bilikiem, z dn. 18.05.2010 [online:] https://seoul.trade.gov.pl/pl/aktualnosci/article/a,9008,.html
Biznesowe zwyczaje w wielkim świecie – Korea południowa, [online:] http://ebiznespolska.pl/biznesowe-zwyczaje-w-wielkim-swiecie-korea-poludniowa-cz-16/
http://business.uni.edu/buscomm/InternationalBusComm/world/asia/southkorea/southkorea.html
Lothar Katz, Negotiating International Business – South Korea [w:] Negotiating International Business –

Artykuł Negocjacje z Koreańczykami pochodzi z serwisu Okolice Biznesu.

Praktyczne porady dla negocjujących z Chińczykami

Michalina Zabierowska — Mon, 20 Jul 2015 14:11:54 +0000

Michalina Zabierowska

Sympatyk www.okolicebiznesu.pl

Negocjacje po chińsku

Przygotowanie – nawiązanie kontaktu

Przed rozpoczęciem pracy z chińskimi kontrahentami, musimy się porządnie przygotować. Głównie dlatego, że znajomość chińskiej etykiety i sposobu zachowania negocjatorów jest wymagana przez naszych partnerów. Możemy nawet przyprowadzić do stołu osobę, która będzie naszym „tłumaczem” zachowania i kultury chińskiej. Używajmy takiej pomocy nie tylko podczas rozmów, ale także podczas całego pobytu, tak by stworzyć siatkę połączeń korzystną dla nas.

Podobną uwagę zwróćmy na zrozumienie naszych potencjalnych partnerów. Poświęćmy czas, na zbadanie struktury organizacyjnej, pozycji na rynku naszych rozmówców, tak byśmy znali ich mocne i słabe strony. Chińczycy wykonają to samo, dlatego mogą słabe strony nasze lub naszego produktu wykorzystać przeciwko nam.

W Chinach, firmy przygotowując się do rozmów z potencjalnymi klientami, sporządzają scenariusz, według którego podejmują działania i rozmowy. W czasie oficjalnego spotkania mówi jedna osoba, nawet w rozmowach poza salą obrad, nikt nie zdecyduje się na rozmowę poza wcześniej przygotowanym scenariuszem. Bądźmy na to przygotowani.

Spotkanie

Podczas pierwszego spotkania, podobnie jak w innych kulturach ceremonialnych, należy zadbać o dobre stosunki między partnerami. Przed spotkaniem powinniśmy przesłać stronie chińskiej listę osób i ich stanowisk. Zwróćmy uwagę na to żeby osoby rozmawiające były na tym samym poziomie w hierarchii firmy. Podczas przedstawiania kolejnych członków naszego zespołu przedstawiajmy ich razem ze stanowiskiem jakie zajmują. W przeciwieństwie do Japonii, możemy spokojnie, jako naszego głównego przedstawiciela wysłać kobietę – nie będzie to negatywnie odebrane.

Wymiana wizytówek

Gdy się witamy powinniśmy mieć przygotowane wizytówki, które przekazujemy rozmówcy oburącz i w ten sam sposób sami przyjmujemy wizytówki innych. Po otrzymaniu wizytówki powinniśmy ją chwilę postudiować i schować do wizytownika lub położyć na stole obok siebie, tak żebyśmy zawsze pamiętali jak nazywa się nasz rozmówca. Ważne, żeby na wizytówce wyraźnie zostało zaznaczone nasze stanowisko czy tytuł naukowy, jaki posiadamy, gdyż Chińczycy zazwyczaj stawiają go przed nazwiskiem odzywając się do partnerów (np. dyrektor Wan).

Zapewne podczas przywitania dojdzie do uścisku dłoni, należy pamiętać, żeby był delikatniejszy niż w Europie i bez dodatkowego poklepywania czy uścisku obiema rękami. Delikatny ukłon może zostać przyjęty, jako miły gest ale w relacjach biznesowych nie jest on aż tak bardzo wymagany.

Wymiana prezentów

Nie jest ona tak ważna jak w innych dalekowschodnich krajach. Jednak jeśli chcemy okazać szacunek i przychylność naszemu potencjalnemu partnerowi, to można przygotować podarunek związany z naszym krajem lub firmą. Dając prezent unikajmy zegarków/zegarów i nakryć głowy, ponieważ nie są one kojarzone pozytywnie.

Nie musimy jednak kłaść nacisku na opakowanie, ważne żeby prezent był schludnie zapakowany. Unikajmy białego papieru, oznaczającego śmierć.

Przygotujmy się, że przed przyjęciem prezentu napotkamy odmowę; jednak partner powinien w końcu przyjąć nasz podarunek i otworzyć go dopiero po zakończeniu spotkania.

Wspólny posiłek

Po wstępnym zapoznaniu zapewne zostaniemy zaproszeni na bankiet czy wspólny posiłek z naszymi partnerami. Chińskie posiłki składają się z wielu niewielkich dań, podawanych we wspólnych naczyniach, z których przekładany sobie kawałki na własny talerzyk. Do posiłku zapewne dostaniemy łyżkę do zup i pałeczki. Warto przed tego typu spotkaniem poćwiczyć posługiwanie się pałeczkami i pamiętać o kilku ważnych zasadach jak:

nie wbijamy pałeczek w ryż,

nie wskazujemy pałeczkami w innych,

nie bawimy się jedzeniem pałeczkami.

Bardzo możliwe, że podczas kolacji będą wznoszone toasty podczas, bądźmy jednak czujni, Chińczycy będą mogli chcieć nas „zmęczyć” przed kolejnym dniem negocjacji.

Podczas wspólnego posiłku rozmowy służyć będą zawarciu bliższego kontaktu, pamiętajmy, żeby unikać drażliwych tematów, szczególnie omijać tematy związane z polityką i komunizmem.

Komunikacja i negocjacje

Siatka zależności

Jak już zaczniemy rozmawiać należy pamiętać o kilku zasadach. W Chinach duży nacisk kładzie się na równowagę, na harmonię, dlatego najpierw budujmy relację. Mówmy powoli i prostym językiem, nawet, jeśli mamy ze sobą tłumacza, spokojny ton będzie pozytywnie odebrany. Nie przechwalajmy się, skupmy się na obustronnych zyskach a nie na emocjach.

Wykorzystajmy naszego tłumacza, aby nawiązał również rozmowy z lokalnymi władzami, pamiętając, że w Chinach to władza centralna kontroluje biznes w całym kraju i z łatwością może wpłynąć na rezultat naszych negocjacji.

Przygotowania

Miejmy dokładnie przygotowaną strategię negocjacyjną. Nasze oferty powinny być przemyślane, nasze terminy powinny być wcześniej ustalone, ale nie przywiązujmy się do nich (miejmy plan zapasowy). Chińczycy zazwyczaj starają się tak przedłużyć negocjacje, żeby uzyskać oczekiwany przez siebie wynik. Starajmy się jednak nie grozić Chińczykom przedwczesnym zerwaniem rozmów ani szeregiem sztucznych „deadline’ów”. Zawsze powinniśmy zachować spokój, to pomoże nam zachować twarz i podtrzymać wzajemny szacunek.

Dopytujmy się – dla Chińczyka jedno słowo może mieć wiele znaczeń, dlatego pytajmy i wyjaśniajmy każdy niezrozumiały szczegół. Każde niedopowiedzenie może zostać wykorzystane przeciwko nam.

Postarajmy się znaleźć osobę odpowiedzialną za podejmowanie decyzji w firmie, może się zdarzyć tak, że nie będzie jej wśród negocjującego zespołu, ale powinniśmy zdawać sobie z tego sprawę.

Kontrakty i zapisywanie

Zapisujmy rezultat naszych sesji negocjacji, tak, żebyśmy mogli pokazać stronie przeciwnej, co zostało ustalone. Warto pamiętać, żeby w takich kontraktach/notatkach były zawarte wszystkie definicje, które mogą okazać się ważne w naszych negocjacjach. Chińczycy nie powinni się sprzeciwiać naszej chęci zapisu i podpiszą notatkę.

Jednak należy pamiętać, że Chińczycy nie przywiązują tak ważnej roli jak my do pisemnego zapisu. Każdy kontrakt może być renegocjowany, dobre stosunki i sieć zależności jest dla nich znacznie cenniejsza niż wcześniejsze ustalenia.

Podczas negocjacji należy zachować dużą dozę cierpliwości. Wśród Chińczyków pojęcie czasu nie jest związane z biznesem tak jak na zachodzie; wolą poczekać, przemyśleć decyzję zanim wypowiedzą swoje zdanie. Przeciąganie w czasie jest jedną z podstawowych ich praktyk negocjacyjnych, nie powinniśmy się jednak denerwować, ponieważ możemy wtedy „stracić twarz” i szacunek naszego rozmówcy.

Gdy prezentujemy nasze stanowisko najpierw opiszmy, co może nasz partner uzyskać dzięki współpracy, dopiero potem powiedzmy, jakie my mamy oczekiwania. Jeśli podczas rozmowy dojdzie do konfliktu, (co może się w Chinach zdarzyć), starajmy się go rozbić na mniejsze części i po kolei każdą rozwiązywać, zachowując spokój.

Dodatkowo powinniśmy pamiętać, że chińskie przytakiwanie nie oznacza zgody z naszym stanowiskiem, jest jedynie oznaką zrozumienia tego, co mówimy. Podobnie źle można zrozumieć chińskie „nie” ukryte pod postacią „pomyślimy”, „postaramy się”. W kulturze dalekowschodniej, tak silnie kładącej nacisk na dobre, długoterminowe relacje między partnerami, otwarte przeciwstawienie się może zostać uznane za atak lub niechęć do współpracy i utrzymania pozytywnych stosunków.

Bibliografia:

Neidel Betsy Negotiations, Chinese Style, [online:] http://www.chinabusinessreview.com/negotiations-chinese-style/
Perkowski Jack Negotiating In China: 10 Rules for Success [w:] Forbes [online:] http://www.forbes.com/sites/jackperkowski/2011/03/28/negotiating-in-china-10-rules-for-success
Etykieta podczas spotkań z chińczykami [online:]http://www.gochina.gov.pl/index/?id=f457c545a9ded88f18ecee47145a72c0#
Negotiating and dealing with Chinese business partners, Guideline EUSME Centre

Artykuł Praktyczne porady dla negocjujących z Chińczykami pochodzi z serwisu Okolice Biznesu.

Negocjacje z Japończykami – podstawowe rady

Michalina Zabierowska — Tue, 16 Jun 2015 19:41:51 +0000

Michalina Zabierowska

Sympatyk www.okolicebiznesu.pl

Przygotowania

Pośrednik

Japonia jest krajem, w którym bardzo istotną rolę odgrywa ceremonialność. Dlatego wszystkie nasze działania muszą być dobrze przemyślane i dopasowane do oczekiwań naszych potencjalnych partnerów. Dobrze jest, zanim podejmiemy negocjacje w świecie dalekowschodnim, zapoznać się z firmami, które już działają na tamtym rynku, profesjonalnie zajmują się kojarzeniem partnerów biznesowych lub po prostu poprosić o pomoc pracowników Biura Radcy Handlowego przy polskiej Ambasadzie. Często rolę pośredników może pełnić zatrudniona firma translatorska[1]. To właśnie ustosunkowany pośrednik powinien nas wprowadzić do firmy, z którą będziemy prowadzić negocjacje. Samodzielne nawiązywanie kontaktów może okazać się bardzo trudne. To, kto będzie nas sobie przedstawiał ma również znaczenie, ponieważ to jak on jest oceniany przechodzi automatycznie na nas.

Podczas rozmów tłumacz jest konieczny. Pomimo tego, że coraz częściej Japończycy uczą się angielskiego, to może się okazać, że nie będą chcieli samodzielnie z nami rozmawiać, a zdadzą się na tłumacza, tak by uniknąć nieporozumień.

Relacje

Przed rozpoczęciem rozmów należy zadbać o dobre relacje z naszym partnerem. To znaczy, że na pierwszym spotkaniu nie rozmawiamy o naszych biznesowych planach i poglądach, a skupiamy się na zadbaniu o dobre stosunki, Japończyk nie będzie chciał rozmawiać o współpracy, z osobą, której nie poznał.

Pierwsze spotkanie – nawiązanie kontaktu

Przed rozpoczęciem pierwszego spotkania, zadbajmy o schludny wygląd: ciemny garnitur, biała koszula i stonowany krawat dla panów, panie powinny założyć ciemną garsonkę, nic ekstrawaganckiego i krzykliwego. Gdy już się ubraliśmy, musimy wyjść. W Japonii nie wolno się spóźniać, najlepiej jest przyjść przed czasem.

Powitanie

Najczęstszym powitaniem jest ukłon – im ktoś ważniejszy tym mniejszy kąt skłonu, rzadko spotyka się podawanie dłoni. Jednak, jeśli zdarzy się taka sytuacja, że będziemy podawać rękę uścisk NIE powinien być zbyt mocny. W przeciwieństwie do zachodnich krajów, mocny uścisk nie jest wyznacznikiem silnego charakteru i pewności siebie, może być potraktowany, jako zarozumiałość i zbytnią pewność. Unikamy również bezpośredniego, długiego kontaktu wzrokowego. Przy powitaniu i zapoznaniu się nie powinniśmy również żartować, może to zostać odczytane, jako lekceważenie rozmówcy.

Podarunek

W Japonii przy nawiązywaniu relacji z partnerami, podczas pierwszego spotkania w dobrym tonie jest mieć przygotowany podarunek. Prezent nie powinien być jedynie włożony do ładnej torebki, lecz ładnie spakowany (omijać kolor biały, który symbolizuje żałobę !). Możemy poczekać z zapakowaniem naszego prezentu do czasu pobytu w Japonii. Podarunek powinien być związany z naszym krajem, np. płyta Chopina, album ze zdjęciami Polski w języku japońskim. Rada: dozwolony jest dobry alkohol, jednak doradzam ostrożność w wyborze trunków wysokoprocentowych. Unikamy w prezencie (zarówno jego ilości jak i ilości części) liczby cztery, jej czytanie w jeżyku japońskim również może być równoznaczne ze śmiercią. Prezent podajemy osobie naszej rangi obiema rękoma. Jeśli sami otrzymujemy podarunek, to również chwytamy go obiema dłońmi i przez chwilę oglądamy jego opakowanie. Prezenty są rozpakowywane raczej później, ale muszą być „zauważalnie” docenione.

Wymiana wizytówek

Przed wyjazdem do Japonii należy zaopatrzyć się w elegancki wizytownik. Wizytówka dla każdego, kogo spotkamy i dwadzieścia na zapas! Wizytówek nie może nigdy zabraknąć, jeśli tak się stanie, będziemy ocenieni, jako źle przygotowani. Wizytówkę również dajemy i odbieramy obiema rękami i ją „studiujemy”(często japońskie wizytówki są dwustronne, z jednej jest napis alfabetem łacińskim, z drugiej po japońsku). Jeśli chowamy wizytówkę, to tylko do wizytownika, który wkładamy albo do kieszeni w marynarce, albo do walizki. NIE WOLNO włożyć wizytownika do tylnej kieszeni spodni, nasz rozmówca może poczuć się wtedy bardzo urażony. Jeśli wizytówki były rozdane w sali konferencyjnej, gdzie będziemy siedzieć przez jakiś czas, dobrze jest położyć wizytówkę na stole obok siebie w ten sposób szybko możemy sobie przypomnieć imię osoby, z którą rozmawiamy.

Wzajemne zwracanie się

W Japonii przedstawiamy się najpierw nazwiskiem potem imieniem. Zwracając się do naszego rozmówcy do jego nazwiska (albo w późniejszych relacjach, do imienia) dodajemy grzecznościowe – San. (np. TANAKA-SAN)

Jest to zwrot grzecznościowy używany, na co dzień.

Wspólny posiłek

Kiedy już zaczniemy nawiązywać między sobą kontakt, zapewne nastąpi również czas na wspólny posiłek.

Jedzenie

Japończycy uwielbiają jedzenie. Im ładniejsze, bardziej wyrafinowane tym lepiej. Jeśli zostaniemy przez japończyków zaproszeni na kolacje należy pamiętać o kilku prostych zasadach:

Wchodząc do tradycyjnej restauracji japońskiej ściągaj buty (nie wchodź w obuwiu na maty tatami, ani nie stawaj na ich łączeniu).
Nie bawimy się pałeczkami!
Nie przesuwamy po stole niczego pałeczkami.
Nie wybieramy sobie kawałków pałeczkami – od razu sięgamy po jeden konkretny kawałek jedzenia.
Nie wbijamy pałeczek pionowo w jedzenie (bo tak się wbija pałeczki w miseczkę ryżu ofiarowaną zmarłej osobie).

Jeśli odkładany pałeczki to na przygotowany stojaczek, jeśli takiego nie ma to kładziemy je albo obok miseczki albo na talerz, ale tak, żeby nie celowały w żadną osobę, najlepiej je położyć poziomo.

Picie

Picie alkoholu również będzie częstym zjawiskiem w kontaktach z Japończykami. Ponieważ nie mają oni genu trawiącego alkohol, inaczej na niego reagują oraz piją go znacznie mniej i słabsze trunki. Nie starajmy się im pokazać „jak piją Polacy”. Wznośmy z nimi toasty krzycząc „KAMPAI!”.

Rozmowy

W czasie takich rozmów, chwalmy Japonię, jedzenie, nie rozmawiajmy o II wojnie światowej, USA, polityce, Fukushimie i yakuzie. Nie przechwalajmy się, oraz podczas kolacji nie starajmy się na siłę rozmawiać o pracy, ale nie należy się martwić, japończycy sami będą zarzucać nas tonami pytań. Gdy zbieramy się wyjścia, płaci zapraszający, nie starajmy się rozliczać i proponować podziału rachunku. Dodatkowo warto pamiętać, że w Japonii nie daje się napiwków.

Negocjacje

Gdy już udało nam się nawiązać kontakt i zacząć rozmawiać z japońskim partnerem, nie chwalimy się własnymi produktami, lepiej pokazać jak układa nam się współpraca z innymi partnerami i co oni o nas myślą – przygotujmy rekomendacje! Najlepiej przygotować materiały o naszym przedsiębiorstwie dla naszego rozmówcy, tak by mógł w późniejszym czasie samodzielnie je prześledzić.

Nie możemy być zbyt głośni, przez cały czas okazujemy szacunek, nie wchodzimy w granicę osobistą rozmówcy. Mało gestykulujemy (powściągliwość jest wśród Japończyków bardzo ważna). Ograniczamy język ciała do minimum.

Hierarchia

Ważne, żeby na spotkanie nie wysyłać jednej osoby np. odpowiedzialnej za sprzedaż. Na pierwszym spotkaniu powinien pojawić się także kierownik, najlepiej żeby to był dojrzały mężczyzna. W japońskich firmach zaczyna się pracę od niskich szczebli – im ktoś dłużej pracował w firmie tym ma wyższe stanowisko i większy szacunek wzbudza. Kobiety mogą pojawić się na spotkaniu, ale we współczesnej Japonii niezwykle rzadko się zdarza, żeby kobieta obejmowała stanowisko kierownicze, zazwyczaj są asystentkami, czy pracownikami niższego szczebla.

Gdy będziemy rozmawiać o interesach możemy się spodziewać, że ze strony japońskiej będzie cały zespół, jego skład może się zmieniać, ponieważ będą tam osoby o różnych pozycjach i obowiązkach. Jednak przewodniczący zespołu powinien zostać przez cały czas ten sam.

Oferta

Podczas negocjacji może się zdażyć, że po zaproponowanej ofercie nie dostaniemy od razu odpowiedzi. W Japońskich przedsiębiorstwach panuje kolektywny styl zarządzania, tak, że teoretycznie wszyscy mogą wyrazić swoją opinię na naszą propozycję. Dlatego nie powinniśmy zaczynać od bardzo zawyżonej ceny, którą planujemy później obniżyć, ich stanowisko wyjściowe zostało wypracowane już wcześniej przez długotrwałe wewnętrzne rozmowy wewnątrz firmy. Japończykom ciężko jest zmieniać wcześniej ustalony cel. Dodatkowo należy uzbroić się w cierpliwość, po przyjęciu oferty musi ona zostać przedyskutowana i zaakceptowana przez resztę przedsiębiorstwa.

Podkreślamy obustronne korzyści wynikające ze współpracy, ale w taki sposób, żeby Japończycy mogli się poczuć docenieni. Należy być ostrożnym, żeby nie urazić japońskiej dumy, ponieważ jest to równoznaczne z zerwaniem kontaktów.

Jeśli nasze propozycje okażą się nie do przyjęcia dla drugiej strony, możemy zostać uprzejmie opuszczeni podczas rozmowy, nasz partner wstanie, ukłoni się i wyjdzie z pokoju, albo nasze spotkanie odwołane. Japończycy nie powiedzą rozmówcy „nie”, po prostu zerwą kontakt.

Kontrakt

Gdy uda nam się ustalić wspólną wersję, dobrze jest spisać umowę, jest ona mniej ważna dla Japończyków niż dobry kontakt z partnerem, ale dobrze jest mieć spisany kontrakt, gdyby w przyszłości zaszła potrzeba zmian, będzie można się odwołać do dotychczasowych uzgodnień. Dobrze jest zdawać sobie sprawę, że Japończycy nie są sympatykami rozwiązywania konfliktów w sądach, ważniejsze jest wspólne rozwiązanie sprawy.

[1] Na przykład: http://www.bbb.org/southern-colorado/get-to-know-us/about-us/, http://jb-c.org/welcome.html)

Artykuł Negocjacje z Japończykami – podstawowe rady pochodzi z serwisu Okolice Biznesu.