Michalina Zabierowska
Sympatyk www.okolicebiznesu.pl
Przygotowania
Pośrednik
Japonia jest krajem, w którym bardzo istotną rolę odgrywa ceremonialność. Dlatego wszystkie nasze działania muszą być dobrze przemyślane i dopasowane do oczekiwań naszych potencjalnych partnerów. Dobrze jest, zanim podejmiemy negocjacje w świecie dalekowschodnim, zapoznać się z firmami, które już działają na tamtym rynku, profesjonalnie zajmują się kojarzeniem partnerów biznesowych lub po prostu poprosić o pomoc pracowników Biura Radcy Handlowego przy polskiej Ambasadzie. Często rolę pośredników może pełnić zatrudniona firma translatorska[1]. To właśnie ustosunkowany pośrednik powinien nas wprowadzić do firmy, z którą będziemy prowadzić negocjacje. Samodzielne nawiązywanie kontaktów może okazać się bardzo trudne. To, kto będzie nas sobie przedstawiał ma również znaczenie, ponieważ to jak on jest oceniany przechodzi automatycznie na nas.
Podczas rozmów tłumacz jest konieczny. Pomimo tego, że coraz częściej Japończycy uczą się angielskiego, to może się okazać, że nie będą chcieli samodzielnie z nami rozmawiać, a zdadzą się na tłumacza, tak by uniknąć nieporozumień.
Relacje
Przed rozpoczęciem rozmów należy zadbać o dobre relacje z naszym partnerem. To znaczy, że na pierwszym spotkaniu nie rozmawiamy o naszych biznesowych planach i poglądach, a skupiamy się na zadbaniu o dobre stosunki, Japończyk nie będzie chciał rozmawiać o współpracy, z osobą, której nie poznał.
Pierwsze spotkanie – nawiązanie kontaktu
Przed rozpoczęciem pierwszego spotkania, zadbajmy o schludny wygląd: ciemny garnitur, biała koszula i stonowany krawat dla panów, panie powinny założyć ciemną garsonkę, nic ekstrawaganckiego i krzykliwego. Gdy już się ubraliśmy, musimy wyjść. W Japonii nie wolno się spóźniać, najlepiej jest przyjść przed czasem.
Powitanie
Najczęstszym powitaniem jest ukłon – im ktoś ważniejszy tym mniejszy kąt skłonu, rzadko spotyka się podawanie dłoni. Jednak, jeśli zdarzy się taka sytuacja, że będziemy podawać rękę uścisk NIE powinien być zbyt mocny. W przeciwieństwie do zachodnich krajów, mocny uścisk nie jest wyznacznikiem silnego charakteru i pewności siebie, może być potraktowany, jako zarozumiałość i zbytnią pewność. Unikamy również bezpośredniego, długiego kontaktu wzrokowego. Przy powitaniu i zapoznaniu się nie powinniśmy również żartować, może to zostać odczytane, jako lekceważenie rozmówcy.
Podarunek
W Japonii przy nawiązywaniu relacji z partnerami, podczas pierwszego spotkania w dobrym tonie jest mieć przygotowany podarunek. Prezent nie powinien być jedynie włożony do ładnej torebki, lecz ładnie spakowany (omijać kolor biały, który symbolizuje żałobę !). Możemy poczekać z zapakowaniem naszego prezentu do czasu pobytu w Japonii. Podarunek powinien być związany z naszym krajem, np. płyta Chopina, album ze zdjęciami Polski w języku japońskim. Rada: dozwolony jest dobry alkohol, jednak doradzam ostrożność w wyborze trunków wysokoprocentowych. Unikamy w prezencie (zarówno jego ilości jak i ilości części) liczby cztery, jej czytanie w jeżyku japońskim również może być równoznaczne ze śmiercią. Prezent podajemy osobie naszej rangi obiema rękoma. Jeśli sami otrzymujemy podarunek, to również chwytamy go obiema dłońmi i przez chwilę oglądamy jego opakowanie. Prezenty są rozpakowywane raczej później, ale muszą być „zauważalnie” docenione.
Wymiana wizytówek
Przed wyjazdem do Japonii należy zaopatrzyć się w elegancki wizytownik. Wizytówka dla każdego, kogo spotkamy i dwadzieścia na zapas! Wizytówek nie może nigdy zabraknąć, jeśli tak się stanie, będziemy ocenieni, jako źle przygotowani. Wizytówkę również dajemy i odbieramy obiema rękami i ją „studiujemy”(często japońskie wizytówki są dwustronne, z jednej jest napis alfabetem łacińskim, z drugiej po japońsku). Jeśli chowamy wizytówkę, to tylko do wizytownika, który wkładamy albo do kieszeni w marynarce, albo do walizki. NIE WOLNO włożyć wizytownika do tylnej kieszeni spodni, nasz rozmówca może poczuć się wtedy bardzo urażony. Jeśli wizytówki były rozdane w sali konferencyjnej, gdzie będziemy siedzieć przez jakiś czas, dobrze jest położyć wizytówkę na stole obok siebie w ten sposób szybko możemy sobie przypomnieć imię osoby, z którą rozmawiamy.
Wzajemne zwracanie się
W Japonii przedstawiamy się najpierw nazwiskiem potem imieniem. Zwracając się do naszego rozmówcy do jego nazwiska (albo w późniejszych relacjach, do imienia) dodajemy grzecznościowe – San. (np. TANAKA-SAN)
Jest to zwrot grzecznościowy używany, na co dzień.
Wspólny posiłek
Kiedy już zaczniemy nawiązywać między sobą kontakt, zapewne nastąpi również czas na wspólny posiłek.
Jedzenie
Japończycy uwielbiają jedzenie. Im ładniejsze, bardziej wyrafinowane tym lepiej. Jeśli zostaniemy przez japończyków zaproszeni na kolacje należy pamiętać o kilku prostych zasadach:
- Wchodząc do tradycyjnej restauracji japońskiej ściągaj buty (nie wchodź w obuwiu na maty tatami, ani nie stawaj na ich łączeniu).
- Nie bawimy się pałeczkami!
- Nie przesuwamy po stole niczego pałeczkami.
- Nie wybieramy sobie kawałków pałeczkami – od razu sięgamy po jeden konkretny kawałek jedzenia.
- Nie wbijamy pałeczek pionowo w jedzenie (bo tak się wbija pałeczki w miseczkę ryżu ofiarowaną zmarłej osobie).
Jeśli odkładany pałeczki to na przygotowany stojaczek, jeśli takiego nie ma to kładziemy je albo obok miseczki albo na talerz, ale tak, żeby nie celowały w żadną osobę, najlepiej je położyć poziomo.
Picie
Picie alkoholu również będzie częstym zjawiskiem w kontaktach z Japończykami. Ponieważ nie mają oni genu trawiącego alkohol, inaczej na niego reagują oraz piją go znacznie mniej i słabsze trunki. Nie starajmy się im pokazać „jak piją Polacy”. Wznośmy z nimi toasty krzycząc „KAMPAI!”.
Rozmowy
W czasie takich rozmów, chwalmy Japonię, jedzenie, nie rozmawiajmy o II wojnie światowej, USA, polityce, Fukushimie i yakuzie. Nie przechwalajmy się, oraz podczas kolacji nie starajmy się na siłę rozmawiać o pracy, ale nie należy się martwić, japończycy sami będą zarzucać nas tonami pytań. Gdy zbieramy się wyjścia, płaci zapraszający, nie starajmy się rozliczać i proponować podziału rachunku. Dodatkowo warto pamiętać, że w Japonii nie daje się napiwków.
Negocjacje
Gdy już udało nam się nawiązać kontakt i zacząć rozmawiać z japońskim partnerem, nie chwalimy się własnymi produktami, lepiej pokazać jak układa nam się współpraca z innymi partnerami i co oni o nas myślą – przygotujmy rekomendacje! Najlepiej przygotować materiały o naszym przedsiębiorstwie dla naszego rozmówcy, tak by mógł w późniejszym czasie samodzielnie je prześledzić.
Nie możemy być zbyt głośni, przez cały czas okazujemy szacunek, nie wchodzimy w granicę osobistą rozmówcy. Mało gestykulujemy (powściągliwość jest wśród Japończyków bardzo ważna). Ograniczamy język ciała do minimum.
Hierarchia
Ważne, żeby na spotkanie nie wysyłać jednej osoby np. odpowiedzialnej za sprzedaż. Na pierwszym spotkaniu powinien pojawić się także kierownik, najlepiej żeby to był dojrzały mężczyzna. W japońskich firmach zaczyna się pracę od niskich szczebli – im ktoś dłużej pracował w firmie tym ma wyższe stanowisko i większy szacunek wzbudza. Kobiety mogą pojawić się na spotkaniu, ale we współczesnej Japonii niezwykle rzadko się zdarza, żeby kobieta obejmowała stanowisko kierownicze, zazwyczaj są asystentkami, czy pracownikami niższego szczebla.
Gdy będziemy rozmawiać o interesach możemy się spodziewać, że ze strony japońskiej będzie cały zespół, jego skład może się zmieniać, ponieważ będą tam osoby o różnych pozycjach i obowiązkach. Jednak przewodniczący zespołu powinien zostać przez cały czas ten sam.
Oferta
Podczas negocjacji może się zdażyć, że po zaproponowanej ofercie nie dostaniemy od razu odpowiedzi. W Japońskich przedsiębiorstwach panuje kolektywny styl zarządzania, tak, że teoretycznie wszyscy mogą wyrazić swoją opinię na naszą propozycję. Dlatego nie powinniśmy zaczynać od bardzo zawyżonej ceny, którą planujemy później obniżyć, ich stanowisko wyjściowe zostało wypracowane już wcześniej przez długotrwałe wewnętrzne rozmowy wewnątrz firmy. Japończykom ciężko jest zmieniać wcześniej ustalony cel. Dodatkowo należy uzbroić się w cierpliwość, po przyjęciu oferty musi ona zostać przedyskutowana i zaakceptowana przez resztę przedsiębiorstwa.
Podkreślamy obustronne korzyści wynikające ze współpracy, ale w taki sposób, żeby Japończycy mogli się poczuć docenieni. Należy być ostrożnym, żeby nie urazić japońskiej dumy, ponieważ jest to równoznaczne z zerwaniem kontaktów.
Jeśli nasze propozycje okażą się nie do przyjęcia dla drugiej strony, możemy zostać uprzejmie opuszczeni podczas rozmowy, nasz partner wstanie, ukłoni się i wyjdzie z pokoju, albo nasze spotkanie odwołane. Japończycy nie powiedzą rozmówcy „nie”, po prostu zerwą kontakt.
Kontrakt
Gdy uda nam się ustalić wspólną wersję, dobrze jest spisać umowę, jest ona mniej ważna dla Japończyków niż dobry kontakt z partnerem, ale dobrze jest mieć spisany kontrakt, gdyby w przyszłości zaszła potrzeba zmian, będzie można się odwołać do dotychczasowych uzgodnień. Dobrze jest zdawać sobie sprawę, że Japończycy nie są sympatykami rozwiązywania konfliktów w sądach, ważniejsze jest wspólne rozwiązanie sprawy.
[1] Na przykład: http://www.bbb.org/southern-colorado/get-to-know-us/about-us/, http://jb-c.org/welcome.html)