Key from China Concept. Keys with Keyring. 3D rendering

Praktyczne porady dla negocjujących z Chińczykami

Michalina Zabierowska

Sympatyk www.okolicebiznesu.pl

Negocjacje po chińsku

Przygotowanie – nawiązanie kontaktu

Przed rozpoczęciem pracy z chińskimi kontrahentami, musimy się porządnie przygotować. Głównie dlatego, że znajomość chińskiej etykiety i sposobu zachowania negocjatorów jest wymagana przez naszych partnerów. Możemy nawet przyprowadzić do stołu osobę, która będzie naszym „tłumaczem” zachowania i kultury chińskiej. Używajmy takiej pomocy nie tylko podczas rozmów, ale także podczas całego pobytu, tak by stworzyć siatkę połączeń korzystną dla nas.

Podobną uwagę zwróćmy na zrozumienie naszych potencjalnych partnerów. Poświęćmy czas, na zbadanie struktury organizacyjnej, pozycji na rynku naszych rozmówców, tak byśmy znali ich mocne i słabe strony. Chińczycy wykonają to samo, dlatego mogą słabe strony nasze lub naszego produktu wykorzystać przeciwko nam.

W Chinach, firmy przygotowując się do rozmów z potencjalnymi klientami, sporządzają scenariusz, według którego podejmują działania i rozmowy. W czasie oficjalnego spotkania mówi jedna osoba, nawet w rozmowach poza salą obrad, nikt nie zdecyduje się na rozmowę poza wcześniej przygotowanym scenariuszem. Bądźmy na to przygotowani.

Spotkanie

Podczas pierwszego spotkania, podobnie jak w innych kulturach ceremonialnych, należy zadbać o dobre stosunki między partnerami. Przed spotkaniem powinniśmy przesłać stronie chińskiej listę osób i ich stanowisk. Zwróćmy uwagę na to żeby osoby rozmawiające były na tym samym poziomie w hierarchii firmy. Podczas przedstawiania kolejnych członków naszego zespołu przedstawiajmy ich razem ze stanowiskiem jakie zajmują. W przeciwieństwie do Japonii, możemy spokojnie, jako naszego głównego przedstawiciela wysłać kobietę – nie będzie to negatywnie odebrane.

Wymiana wizytówek

Gdy się witamy powinniśmy mieć przygotowane wizytówki, które przekazujemy rozmówcy oburącz i w ten sam sposób sami przyjmujemy wizytówki innych. Po otrzymaniu wizytówki powinniśmy ją chwilę postudiować i schować do wizytownika lub położyć na stole obok siebie, tak żebyśmy zawsze pamiętali jak nazywa się nasz rozmówca. Ważne, żeby na wizytówce wyraźnie zostało zaznaczone nasze stanowisko czy tytuł naukowy, jaki posiadamy, gdyż Chińczycy zazwyczaj stawiają go przed nazwiskiem odzywając się do partnerów (np. dyrektor Wan).

Zapewne podczas przywitania dojdzie do uścisku dłoni, należy pamiętać, żeby był delikatniejszy niż w Europie i bez dodatkowego poklepywania czy uścisku obiema rękami. Delikatny ukłon może zostać przyjęty, jako miły gest ale w relacjach biznesowych nie jest on aż tak bardzo wymagany.

Wymiana prezentów

Nie jest ona tak ważna jak w innych dalekowschodnich krajach. Jednak jeśli chcemy okazać szacunek i przychylność naszemu potencjalnemu partnerowi, to można przygotować podarunek związany z naszym krajem lub firmą. Dając prezent unikajmy zegarków/zegarów i nakryć głowy, ponieważ nie są one kojarzone pozytywnie.

Nie musimy jednak kłaść nacisku na opakowanie, ważne żeby prezent był schludnie zapakowany. Unikajmy białego papieru, oznaczającego śmierć.

Przygotujmy się, że przed przyjęciem prezentu napotkamy odmowę; jednak partner powinien w końcu przyjąć nasz podarunek i otworzyć go dopiero po zakończeniu spotkania.

Wspólny posiłek

Po wstępnym zapoznaniu zapewne zostaniemy zaproszeni na bankiet czy wspólny posiłek z naszymi partnerami. Chińskie posiłki składają się z wielu niewielkich dań, podawanych we wspólnych naczyniach, z których przekładany sobie kawałki na własny talerzyk. Do posiłku zapewne dostaniemy łyżkę do zup i pałeczki. Warto przed tego typu spotkaniem poćwiczyć posługiwanie się pałeczkami i pamiętać o kilku ważnych zasadach jak:

nie wbijamy pałeczek w ryż,

nie wskazujemy pałeczkami w innych,

nie bawimy się jedzeniem pałeczkami.

Bardzo możliwe, że podczas kolacji będą wznoszone toasty podczas, bądźmy jednak czujni, Chińczycy będą mogli chcieć nas „zmęczyć” przed kolejnym dniem negocjacji.

Podczas wspólnego posiłku rozmowy służyć będą zawarciu bliższego kontaktu, pamiętajmy, żeby unikać drażliwych tematów, szczególnie omijać tematy związane z polityką i komunizmem.

Komunikacja i negocjacje

Siatka zależności

Jak już zaczniemy rozmawiać należy pamiętać o kilku zasadach. W Chinach duży nacisk kładzie się na równowagę, na harmonię, dlatego najpierw budujmy relację. Mówmy powoli i prostym językiem, nawet, jeśli mamy ze sobą tłumacza, spokojny ton będzie pozytywnie odebrany. Nie przechwalajmy się, skupmy się na obustronnych zyskach a nie na emocjach.

Wykorzystajmy naszego tłumacza, aby nawiązał również rozmowy z lokalnymi władzami, pamiętając, że w Chinach to władza centralna kontroluje biznes w całym kraju i z łatwością może wpłynąć na rezultat naszych negocjacji.

Przygotowania

Miejmy dokładnie przygotowaną strategię negocjacyjną. Nasze oferty powinny być przemyślane, nasze terminy powinny być wcześniej ustalone, ale nie przywiązujmy się do nich (miejmy plan zapasowy). Chińczycy zazwyczaj starają się tak przedłużyć negocjacje, żeby uzyskać oczekiwany przez siebie wynik. Starajmy się jednak nie grozić Chińczykom przedwczesnym zerwaniem rozmów ani szeregiem sztucznych „deadline’ów”. Zawsze powinniśmy zachować spokój, to pomoże nam zachować twarz i podtrzymać wzajemny szacunek.

Dopytujmy się – dla Chińczyka jedno słowo może mieć wiele znaczeń, dlatego pytajmy i wyjaśniajmy każdy niezrozumiały szczegół. Każde niedopowiedzenie może zostać wykorzystane przeciwko nam.

Postarajmy się znaleźć osobę odpowiedzialną za podejmowanie decyzji w firmie, może się zdarzyć tak, że nie będzie jej wśród negocjującego zespołu, ale powinniśmy zdawać sobie z tego sprawę.

Kontrakty i zapisywanie

Zapisujmy rezultat naszych sesji negocjacji, tak, żebyśmy mogli pokazać stronie przeciwnej, co zostało ustalone. Warto pamiętać, żeby w takich kontraktach/notatkach były zawarte wszystkie definicje, które mogą okazać się ważne w naszych negocjacjach. Chińczycy nie powinni się sprzeciwiać naszej chęci zapisu i podpiszą notatkę.

Jednak należy pamiętać, że Chińczycy nie przywiązują tak ważnej roli jak my do pisemnego zapisu. Każdy kontrakt może być renegocjowany, dobre stosunki i sieć zależności jest dla nich znacznie cenniejsza niż wcześniejsze ustalenia.

Podczas negocjacji należy zachować dużą dozę cierpliwości. Wśród Chińczyków pojęcie czasu nie jest związane z biznesem tak jak na zachodzie; wolą poczekać, przemyśleć decyzję zanim wypowiedzą swoje zdanie. Przeciąganie w czasie jest jedną z podstawowych ich praktyk negocjacyjnych, nie powinniśmy się jednak denerwować, ponieważ możemy wtedy „stracić twarz” i szacunek naszego rozmówcy.

Gdy prezentujemy nasze stanowisko najpierw opiszmy, co może nasz partner uzyskać dzięki współpracy, dopiero potem powiedzmy, jakie my mamy oczekiwania. Jeśli podczas rozmowy dojdzie do konfliktu, (co może się w Chinach zdarzyć), starajmy się go rozbić na mniejsze części i po kolei każdą rozwiązywać, zachowując spokój.

Dodatkowo powinniśmy pamiętać, że chińskie przytakiwanie nie oznacza zgody z naszym stanowiskiem, jest jedynie oznaką zrozumienia tego, co mówimy. Podobnie źle można zrozumieć chińskie „nie” ukryte pod postacią „pomyślimy”, „postaramy się”. W kulturze dalekowschodniej, tak silnie kładącej nacisk na dobre, długoterminowe relacje między partnerami, otwarte przeciwstawienie się może zostać uznane za atak lub niechęć do współpracy i utrzymania pozytywnych stosunków.

 

Bibliografia: