Konteksty kulturowe, Różne

Negocjacje z Koreańczykami

Michalina Zabierowska

Sympatyk www.okolicebiznesu.pl

Korea Południowa może się wydawać geograficznie bardzo odległa od Polski, w wielu aspektach filozoficzno kulturowych znacząco się różnimy, ale – patrząc na położenie polityczno-geograficzne i przebieg historii – mamy z tym narodem wiele wspólnych cech. Polska położona między Niemcami a Rosją, Korea leży między Chinami a Japonią, podobnie jak nasz kraj przez wieki borykała się ze swoim położeniem i z zagrożeniami z tego wynikającymi. Podczas zawierania współpracy nie patrzmy na naszych rozmówców jak na kompletnie innych, ale postarajmy się ich zrozumieć i podkreślać wspólne cele i zyski, jakie mogą płynąć z naszej współpracy.

Przygotowania

Podobnie jak w przypadku innych narodów Dalekiego Wschodu by móc zacząć mówić o negocjacjach musimy najpierw nawiązać kontakt z potencjalnym partnerem. Nie powinniśmy zwracać się bezpośrednio do firmy we własnym imieniu, wcześniej należy znaleźć pośrednika, instytucję, która nam pomorze w skojarzeniu i pierwszych krokach nawiązania relacji z koreańskim przedsiębiorcą. W tym celu można zwrócić się np. do Wydziału Promocji Handlu i Inwestycji przy ambasadzie polskiej w Seulu.

Gdy nasza biznesowa „swatka” skojarzy nas z firmą koreańska musimy być przygotowani, że zostaniemy poproszeni o udostępnienie jak największej ilości informacji na temat naszego przedsiębiorstwa, przygotujmy dokumenty dokładnie opisujące nasze przedsiębiorstwo. Sami również powinniśmy przeprowadzić dokładną analizę naszych partnerów i otoczenia, w jakim funkcjonują.

Pierwsze spotkanie

Hierarchia

 

Podczas pierwszego oficjalnego spotkania powinniśmy pamiętać, że dominującym systemem filozoficznym w Korei jest konfucjanizm wraz ze swoimi zasadami powinności:

Władca-podwładny

Ojciec – syn

Mąż – żona

Starszy brat – młodszy brat

Przyjaciel – przyjaciel

Te zależności są podwalinami systemu hierarchicznego, który panuje nie tylko w Korei, ale i w Chinach czy Japonii. Ważnym jest, żeby podczas pierwszych spotkań grupie prowadzącej negocjacje towarzyszył najwyższy przedstawiciel przedsiębiorstwa. Jeśli nastąpi spotkanie koreańskiego prezesa z menagerami niższego szczebla, nawet, jeśli są oni wybitnymi fachowcami, nasze zachowanie zostanie odczytane, jako obraźliwe i koreańska duma zostanie urażona, co w konsekwencji może prowadzić do zerwania współpracy. W celu uniknięcia nieporozumień zawsze pierwszym wchodzącym do pokoju, przedstawiającym się powinien być najwyżej postawiony członek naszego zespołu.

Wymiana wizytówek

Na pierwsze spotkanie musimy ze sobą zabrać dużo wizytówek, podobnie jak w innych krajach podczas wymiany wizytówki dajemy (trzymając oburącz) najpierw najważniejszej osobie wśród naszych rozmówców. Gdy z kolei otrzymujemy wizytówkę, powinniśmy ją odebrać obiema rękoma i dokładnie ją przestudiować i upewnić, czy dobrze wymawiamy nazwisko naszego rozmówcy. Wszystkie wizytówki chowamy do wizytownika, którego nie trzymamy w spodniach, a np. w marynarce lub walizce. Pamiętajmy, że dla Koreańczyków bardzo ważne jest stanowisko lub stopień naukowy, dlatego powinniśmy zawsze o nim pamiętać zwracając się do naszego partnera.

Podarunki

Wymiana podarunków przewidziana jest na koniec negocjacji, w ramach podziękowania za udaną współpracę i jako wzmocnienie relacji, które miedzy oboma zespołami się wytworzyły. Warto pamiętać, żeby unikać koloru czerwonego, który w Korei wiązany jest ze śmiercią. Jak zawsze mile widziane są prezenty związane z naszym krajem lub regionem, jeśli my dostaniemy taki podarunek nie otwierajmy go przy naszych partnerach, a dopiero po zakończeniu spotkania.

Wspólny posiłek

Podczas budowania dobrych relacji możemy zaprosić naszych partnerów do restauracji, podobnie jak my możemy zostać zaproszeni przez nich. Podczas posiłku nie zdziwmy się, że będziemy zachęcani do picia alkoholu, by rozluźnić atmosferę, co może być wykorzystane prze Koreańczyków do wyciągnięcia informacji, które później będą mogli użyć podczas rozmów. Jak w każdym kraju nie powinniśmy rozmawiać o polityce, a szczególnym tematem tabu są stosunki Korea-Japonia, powstrzymajmy się również od prowadzenia rozmów na temat biznesowe, jest to po prostu nieeleganckie.

W Korei często jada się przy niskich stołach, siedząc na poduszkach, na których mężczyźni siadają „po turecku”, a kobiety z nogami zgiętymi pod siebie. Gdy zostanie posiłek podany, nie zaczynajmy jedzenia od razu, poczekajmy aż ktoś inny nas zachęci lub sam zacznie jeść. Nakładajmy sobie niewielkie ilości na nasz talerzyk, tak, żebyśmy mogli pałeczkami sobie poradzić i zjeść porcję na jeden raz. W Korei zazwyczaj jemy pałeczkami, a zasady ich użycia są takie same jak w innych krajach dalekiego wchodu, czyli nie bawmy się jedzeniem, nie wskazujmy pałeczkami innych osób, nie wbijajmy ich w jedzienie (nie wkładajmy ich do miseczek, raczej połóżmy je płasko obok talerza). Jeśli nie czujemy się komfortowo używając pałeczek, zawsze możemy poprosić o widelec i nóż, jako przyjezdni mamy do tego pełne prawo. Po zakończonym posiłku płaci zapraszający, w Korei jest zwyczaj zostawiania napiwków, które zazwyczaj wynoszą około 10% wartości rachunku.

Negocjacje

Ustalenie zasad

Przed pierwszym spotkaniem warto się przygotować nie tylko od strony wiedzy o naszych partnerach, ale także od strony kulturowo-językowej; by uniknąć nieporozumień powinniśmy na spotkanie wziąć ze sobą tłumacza. Może się zdarzyć, że nasi rozmówcy przyjdą na spotkanie z firmą doradczą. Od początku będą strać się ustalić hierarchię między oboma zespołami, ważne jest, żebyśmy nie dali się sprowadzić do niższego poziomu, a dalej negocjowali jak równi sobie partnerzy.

Miejmy również przygotowaną strategię: „jak daleko możemy się posunąć”. Planując nasze negocjacje, powinniśmy pamiętać, że koniec rozmów to dla Koreańczyków początek współpracy i będą liczyć na dalsze ulgi wraz upływającym czasem. Zatem, niech nasze minimum będzie też obliczone z zapasem „na przyszłość”. Dodatkowo, miejmy w pamięci, że Koreańczycy, w przeciwieństwie do Japończyków, lubią się targować, czasem w sposób bardzo rozemocjonowany, my powinniśmy jednak zachować spokój i ograniczyć język ciała, ponieważ zachodnia wyrazista gestykulacja może zostać uznana za bezpośredni atak.

Gra na czas

Jedną z najważniejszych zasad, o której powinniśmy pamiętać podczas negocjacji jest nie mówienie naszym partnerom o naszych dead linach. Koreańczycy są znani z gry na czas, początek negocjacji będą bardzo przedłużać, tak żeby doprowadzić do sytuacji, kiedy stoimy pod ścianą i będziemy musieli podjąć pochopną decyzję. Często możemy się spotkać do powracania do kwestii, które nam się wydają już ustalone, jednak nasi partnerzy będą chcieli znów o nich rozmawiać, w ten sposób będą czekać do ostatniej chwili. Pamiętajmy również o azjatyckim „nie”, którego jako przedstawiciele Zachodu możemy nie wykryć. Koreańczycy mogą powiedzieć, że się nad czymś zastanowią, co w ich mniemaniu może po prostu oznaczać odrzucenie naszej propozycji. Pamiętajmy, zatem żeby zawsze się upewniać, czy dobrze zrozumieliśmy to, co nasi partnerzy powiedzieli, nie spieszmy się, mówmy przez cały czas spokojnym, ale w miarę stanowczym głosem, okazanie uczuć i zniecierpliwienia z naszej strony zapewne zostanie wykorzystane przez koreańskich negocjatorów. Cały czas wskazujmy na obopólne zyski, nie używając słowa „wygrana”, ponieważ ono wskazuje, ze jedna strona zyska, a druga straci, co nie jest uważane za pozytywne w aspekcie długoterminowej współpracy.

Hierarchia podczas rozmów

W silnie zhierarchizowanych społeczeństwach podejmowanie decyzji może trwać bardzo długo, nie zdziwmy się zatem, jeśli nasi partnerzy zwrócą się do nas mówiąc: „Czekamy na decyzję z waszej strony”; będzie to oznaczać, że nasi rozmówcy nie uznają nas za wystarczająco wysoko postawionych w hierarchii naszej firmy, abyśmy byli zdolni podjąć decyzję, którą zawsze powinien podejmować prezes (może to też być jednak z taktyk gry na czas.)

Niech nas również nie zdziwi ilość naszych rozmówców. Jak w wielu państwach Dalekiego Wschodu, tak i w Korei negocjuje się w obecności wielu przedstawicieli jednej firmy, choć każdy będzie przestrzegał wcześniej założonego planu negocjacji i tylko jedna osoba będzie przewodniczącym grupy naszych partnerów.

Jeśli w naszym zespole negocjacyjnym jest wiele kobiet, bądźmy przygotowani, że będą one musiały oddać prym prowadzenia rozmów swojemu koledze, ponieważ Korea jest bardzo silnie zmaskulinizowanym społeczeństwem, gdzie kobiety rzadko stoją na decyzyjnych stanowiskach.

Zakończenie negocjacji

Gdy uda nam się osiągnąć kompromis reszta spraw nabierze tempa. Koreańczycy pomimo przedłużania rozmów bardzo szybko podejmują działania po zakończeniu procesu decyzyjnego. Spiszmy kontrakt i wszystkie zawarte między naszymi firmami porozumienia.Jednak pamiętajmy, że to dopiero początek dla naszych koreańskich partnerów i bądźmy gotowi na ponowne otwarcie rozmów lub wprowadzenie kolejnych ulg dla naszych partnerów. Pamiętajmy, że w kulturach Dalekiego Wschodu mniejszą wagę przywiązuje się do kontraktu, za to w centrum współpracy stoją relacje między partnerami, co i my możemy wykorzystać. Jednak nie powinniśmy wplątać się zbyt głęboko i postarać się ustalić jasną granicę miedzy życiem prywatnym a współpraca biznesową.

Bibliografia