Rejestr podmiotów świadczących usługi na rzecz spółek lub trustów

Wprowadzenie

31 października 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawy z dnia 1 marca 2018 roku – o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz o przeciwdziałaniu terroryzm (dalej: „ustawa”), na mocy której utworzono m.in. nowy rejestr działalności na rzecz spółek lub trustów. Obowiązek wpisu do tego rejestru obejmuje sporą grupę przedsiębiorców, co więcej brak wpisu może się wiązać z nałożeniem dotkliwej kary administracyjnej. Mimo tego, od samego początku funkcjonowania nowych przepisów, wielu przedsiębiorców nie przeprowadziło we własnym zakresie odpowiedniej analizy dotyczącej ewentualnej konieczności złożenia wniosku o dokonanie wpisu. Co prawda w odniesieniu do przedsiębiorców prowadzącą działalność regulowaną przed 31 października 2021 roku obowiązek wpisu został przesunięty o 6 miesięcy, tj. do 30 kwietnia 2022 roku – zgodnie bowiem z art. 18 ustawy nowelizującej: „Przedsiębiorcy, którzy w dniu wejścia w życie art. 1 pkt 57, wykonują działalność, która nie wymagała przed dniem wejścia w życie art. 1 pkt 57 uzyskania wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 129a albo art. 129m ustawy zmienianej w art. 1, są obowiązani dostosować swoją działalność do wymogów określonych w art. 129a-129c ustawy zmienianej w art. 1 albo do wymogów określonych w art. 129m-129o ustawy zmienianej w art. 1 w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie art. 1 pkt 57.”. Niemniej jednak również w stosunku do nich obowiązek się już zaktualizował, zaś nie każdy z tych podmiotów pojął odpowiednie działania w zakresie oceny spełniania kryteriów nowej ustawy.

Ministerstwo Finansów już pod koniec listopada 2021 roku zamieściło komunikat przypominający o nowym obowiązku (https://www.gov.pl). Od tamtej pory wiele nowych podmiotów złożyło wniosek o wpis i obecnie znajduje się już w rejestrze, wciąż jednak wpisywane są nowe, co potwierdza, iż o istniejącym już obowiązku wiele firm dowiaduje się dopiero teraz.. W niniejszej analizie przedstawione zostaną podstawowe informacje na temat podmiotów obowiązanych do wpisu do rejestru, dodatkowych wymogów, które muszą one spełniać, procedury złożenia wniosku o wpis oraz potencjalnej sankcji za jego brak.

Podmioty obowiązane do wpisu do rejestru

Wprowadzenie nowego rejestru i konieczności uzyskania wpisu do niego spowodowało, iż niektóre rodzaje działalności gospodarczej stały działalnością regulowaną. Zgodnie z art. 129a ustawy:

„1. Działalność gospodarcza obejmująca świadczenie usług, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 16, zwana dalej „działalnością na rzecz spółek lub trustów”, jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców i może być wykonywana po uzyskaniu wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów.

2. Obowiązek uzyskania wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów nie obejmuje radców prawnych, adwokatów oraz spółek, o których mowa w art. 8 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych i art. 4a ustawy z dnia 26 maja 1982 r. – Prawo o adwokaturze (Dz. U. z 2020 r. poz. 1651 i 2320 oraz z 2021 r. poz. 2052).”.

Z powyższego przepisu wynika jednoznacznie, iż określone rodzaje działalności mogą być wykonywane po uzyskaniu wpisu do rejestru, co a contrario implikuje, iż brak wpisu do rejestru uniemożliwia legalne wykonywanie tych rodzajów działalności. Jednocześnie przepis art. 129a ust. 1 nie wymienia literalnie usług stanowiących działalność regulowaną, a odsyła w tym zakresie do treści art. 2 ust. 1 pkt 16 ustawy, zgodnie z którym: „Instytucjami obowiązanymi są:

(…)

16) przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi, świadczący usługi polegające na:

  1. tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  2. pełnieniu funkcji członka zarządu lub umożliwianiu innej osobie pełnienia tej funkcji lub podobnej funkcji w osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  3. zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  4. działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako powiernik trustu, który powstał w drodze czynności prawnej,
  5. działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako osoba wykonująca prawa z akcji lub udziałów na rzecz podmiotu innego niż spółka notowana na rynku regulowanym podlegającym wymogom dotyczącym ujawniania informacji zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub podlegająca równoważnym standardom międzynarodowym;

(…)”.

Zatem obowiązanymi do wpisu do rejestru będą co do zasady m.in. przedsiębiorcy, których działalność wiąże się m.in. z zawiązywaniem i rejestracją nowych podmiotów gospodarczych czy też przedsiębiorcy zawierające z innymi podmiotami tzw. umowy najmu wirtualnego biura (a więc udostępniające im adres prowadzenia działalności gospodarczej). Podobnie obowiązek ten będzie obejmował przedsiębiorców, którzy w ramach własnej działalności gospodarczej m.in. pełnią funkcję członka zarządu w danym podmiocie. Oczywiście możliwych sytuacji i konfiguracji jest dużo więcej, a sytuacja każdego przedsiębiorcy w zakresie oceny co do istnienia w jego przypadku obowiązku wpisu do rejestru powinna być rozpatrywana indywidualnie.

Dodatkowe wymogi

Ustawa przewiduje także dodatkowe wymogi dla przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz spółek lub trustów. Pierwszym z nich jest wymóg niekaralności przedsiębiorcy. Jak wynika z art. 129b ust. 1 ustawy: „Działalność na rzecz spółek lub trustów może być wykonywana przez:

  1. osobę fizyczną, która nie została prawomocnie skazana za umyślne przestępstwo przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wymiarowi sprawiedliwości, przeciwko wiarygodności dokumentów, przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym, przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, przestępstwo, o którym mowa w art. 165a ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej lub umyślne przestępstwo skarbowe;
  2. osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, w której wspólnicy, którym powierzono prowadzenie spraw spółki, lub uprawnieni do reprezentacji spółki, lub członkowie organów zarządzających nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo, o którym mowa w pkt 1, lub umyślne przestępstwo skarbowe.”.

Wymóg niekaralności oznacza, że przedsiębiorca nie został prawomocnie skazany za umyślne przestępstwo:

  • przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego (rozdział XXIX Kodeksu Karnego, czyny wskazane od art. 222 do art. 231 włącznie),
  • przeciwko wymiarowi sprawiedliwości (rozdział XXX Kodeksu Karnego, czyny wskazane od art. 232 do art. 247a włącznie),
  • przeciwko wiarygodności dokumentów (rozdział XXXIV Kodeksu Karnego, czyny wskazane od art. 270 do art. 277 włącznie),
  • przeciwko mieniu (rozdział XXXV Kodeksu Karnego, czyny wskazane od art. 278 do art. 294 włącznie),
  • przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym (rozdział XXXVI Kodeksu Karnego, czyny wskazane od art. 296 do art. 308 włącznie),
  • przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi (rozdział XXXVII Kodeksu Karnego, czyny wskazane od art. 310 do art. 315 włącznie),
  • przestępstwo, o którym mowa w art. 165 a ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. – Kodeks karny (Finansowanie przestępstwa o charakterze terrorystycznym),
  • przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej lub
  • umyślne przestępstwo skarbowe.

Dodatkowo, jak wynika z art. 129b ust. 2 ustawy: „Wymóg niekaralności, o którym mowa w ust. 1, stosuje się również do osób kierujących wykonywaniem czynności związanych z prowadzeniem działalności na rzecz spółek lub trustów oraz do beneficjenta rzeczywistego podmiotu prowadzącego taką działalność.”.

Generalnie więc wymogiem niekaralności objęte są osoby fizyczne, a w przypadku innych podmiotów (m.in. spółek handlowych):

  • wspólnicy, którym powierzono prowadzenie spraw spółki lub uprawnieni do reprezentacji spółki lub członkowie organów zarządzających (w przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej),
  • osoby kierujące wykonywaniem czynności związanych z prowadzeniem działalności na rzecz spółek lub trustów,
  • beneficjenci rzeczywistego podmiotu prowadzącego działalność na rzecz spółek lub trustów

Co istotne, do wniosku o wpis nie trzeba dołączać zaświadczenia o niekaralności, wystarczające w tym zakresie jest obowiązkowe oświadczenie o spełnianiu warunków do prowadzenia działalności na rzecz spółek lub trustów, o którym będzie mowa w dalszej części.

Drugim wymogiem przewidzianym przez ustawę jest wymóg posiadania odpowiedniej wiedzy lub doświadczenia przy wykonywaniu działalności na rzecz spółek lub trustów. Stosownie do treści art. 129c ustawy:

“1. Osoby fizyczne, o których mowa w art. 129b, są obowiązane posiadać wiedzę lub doświadczenie związane z działalnością na rzecz spółek lub trustów.

2. Warunek, o którym mowa w ust. 1, uznaje się za spełniony w przypadku:

1) ukończenia szkolenia lub kursu obejmujących prawne lub praktyczne zagadnienia związane z działalnością na rzecz spółek lub trustów lub

2) wykonywania, przez okres co najmniej roku, czynności związanych z działalnością na rzecz spółek lub trustów

– potwierdzonych odpowiednimi dokumentami.”.

Podobnie jak w przypadku spełnienia wymogu niekaralności co do zasady nie będzie konieczne dołączanie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniej wiedzy lub doświadczenia przy wykonywaniu działalności na rzecz spółek lub trustów – informacja o spełnieniu tego wymogu znajduje się bowiem w obowiązkowym oświadczeniu spełnianiu warunków do prowadzenia działalności na rzecz spółek lub trustów.

Niemniej jednak, jak wynika z oficjalnych informacji MF, dokumentem potwierdzającym doświadczenie będzie przykładowo wypis z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej potwierdzający prowadzenie działalności wraz z dokumentami potwierdzającymi, że przedsiębiorca wykonywał przez okres co najmniej roku, czynności związane z działalnością na rzecz spółek lub trustów. (mogą być to umowy z klientami z tego okresu, poświadczające, że na rzecz klienta były realizowane dane usługi). Z kolei w zakresie szkoleń i kursów – ustawa nie precyzuje dopuszczalnej kategorii kursów/szkoleń, zatem istotne jest, by zakres kursu/szkolenia obejmował prawne lub praktyczne zagadnienia związane z działalnością na rzecz spółek lub trustów. Dokument potwierdzający odbycie kursu/szkolenia musi bowiem potwierdzać, że zakres kursu/szkolenia obejmował przedmiotowe kwestie.

Procedura złożenia wniosku o wpis (dane, dokumenty, opłaty)

Zgodnie z art. 129d ustawy: „Organem właściwym w sprawach rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów jest minister właściwy do spraw finansów publicznych.”. Z kolei wedle art. 129l ustawy: „Minister właściwy do spraw finansów publicznych może wyznaczyć, w drodze rozporządzenia, organ Krajowej Administracji Skarbowej do wykonywania zadań organu właściwego do prowadzenia rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów, określając zakres tych zadań, mając na względzie przygotowanie techniczne i organizacyjne urzędu obsługującego ten organ.”. Mocą rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 25 października 2021 roku – w sprawie wyznaczenia organu Krajowej Administracji Skarbowej do wykonywania zadań organu właściwego do prowadzenia rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów organem tym został wyznaczony Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Katowicach, a jego właściwość obejmuje cały kraj. Podobnie szczegółowe informacje na temat samego rejestru zamieszczone są na stronie Izby Administracji Skarbowej w Katowicach: https://www.slaskie.kas.gov.pl

Jak stanowi art. 129f ust. 1 ustawy: „Wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów dokonuje się na podstawie wniosku przedsiębiorcy wniesionego w formie elektronicznej, zawierającego:

  1. imię i nazwisko albo nazwę (firmę);
  2. numer w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile taki numer został nadany, oraz NIP;
  3. wskazanie usług świadczonych na rzecz spółek lub trustów;
  4. kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty składającego wniosek.”.

Wniosek należy złożyć elektronicznie przez ePUAP, podpisując go przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego. Formularz do wypełnienia wniosku można znaleźć pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/przedsiebiorczosc/prowadzenie-i-zakladanie-dzialalnosci-gospodarczej/rejestr-dzialalnosci-na-rzecz-spolek-lub-trustow

Stosownie do treści art. 129f ust. 2 ustawy: „Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, dołącza się oświadczenie przedsiębiorcy następującej treści: „Oświadczam, że dane zawarte we wniosku są kompletne i zgodne z prawdą. Znane mi są warunki wykonywania działalności na rzecz spółek lub trustów, o której mowa w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593). W szczególności oświadczam, że spełnione są warunki, o których mowa w art. 129b i art. 129c wymienionej ustawy.”. Składający oświadczenie zawiera w nim klauzulę następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu uprawnionego do odebrania oświadczenia o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”.

Wzór takiego oświadczenia dostępny jest do pobrania na przywoływanej wyżej stronie Izby Administracji Skarbowej w Katowicach. Można je podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, popisem zaufanym lub  podpisem osobistym.

Co więcej, wpis do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów podlega obowiązkowej opłacie skarbowej w wysokości 616 zł. Opłatę należy wpłacić w chwili złożenia wniosku, a potwierdzenie wpłaty należy dołączyć do wniosku o wpis do rejestru. Wpłaty należy dokonać na rachunek bankowy Urzędu Miasta Katowice: PKO BP S.A. o nr 52 1020 2313 2672 0211 1111 1111 /z dopiskiem: opłata za wpis do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów/. Dodatkowo, na wniosek przedsiębiorcy może być wydane zaświadczenie o wpisie do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów – jego koszt to 17 zł płatne na wskazane wyżej konto UM w Katowicach.

Zgodnie z art. 129f ust. 3 ustawy: „Organ właściwy w sprawach rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów dokonuje wpisu do tego rejestru w terminie 14 dni od dnia wpływu wniosku o wpis wraz z oświadczeniem, o którym mowa w ust. 2.”.

Organ też może jednak wydać decyzję odmowną. Jak stanowi art. 129g ustawy: „Organ właściwy w sprawach rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów odmawia, w drodze decyzji, dokonania wpisu do tego rejestru, jeżeli:

1) wniosek jest niekompletny i nie został uzupełniony w wyznaczonym terminie;

2) dane zawarte we wniosku są niezgodne ze stanem faktycznym.”.

Od decyzji o odmowie dokonania wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów można złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Wniosek składa się w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Katowicach.

Zmiana wpisu, zawiadomienie o zawieszeniu i wykreślenie z rejestru

Po wpisie do rejestru może się okazać, że dane dotyczące przedsiębiorcy zawierają omyłki lub błędy wymagające korekty. Przy oczywistych uchybieniach organ może sprostować dane z urzędu – jak wynika z art. 129i ust. 1 ustawy: „Organ właściwy w sprawach rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów prostuje z urzędu wpis do tego rejestru zawierający oczywiste błędy lub omyłki.”. W przypadku mniej oczywistych, a często bardziej istotnych zmian, konieczne będzie jednak działanie przedsiębiorcy polegające na złożeniu wniosku o zmianę wpisu. Wedle art. 129a ust. 2 ustawy: „W przypadku zmiany danych wpisanych do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów podmiot, o którym mowa w art. 129b ust. 1, składa w formie elektronicznej, w terminie 14 dni od dnia zajścia zdarzenia, które spowodowało zmianę tych danych, wniosek o zmianę wpisu w rejestrze.”. Wniosek o dokonanie zmiany składa się analogicznie jak wniosek o wpis do rejestru (formularz dostępny pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/inne-sprawy-urzedowe/korespondencja-z-urzedem/wniosek-o-zmiane-wpisu-do-rejestru-dzialalnosci-na-rzecz-spolek-lub-trustow), opłata wynosi w tym przypadku 308 zł – jednak za zmianę wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów związanej tylko i wyłącznie z rozszerzeniem zakresu działalności (inne zmiany nie podlegają opłacie).

W przypadku zawieszenia działalności przez przedsiębiorcę wpisanego do rejestru zastosowanie będzie miał art. 129j ustawy, który stanowi: „Podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym, wykonujący działalność na rzecz spółek lub trustów, zawiadamia w formie elektronicznej organ właściwy w sprawach rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów o zawieszeniu wykonywania działalności w terminie 14 dni od dnia zawieszenia jej wykonywania.”. Wniosek ten jest składany analogicznie jak wniosek o wpis oraz o zmianę, nie podlega jednak żadnej opłacie. Jego formularz dostępny jest pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/inne-sprawy-urzedowe/korespondencja-z-urzedem/zawiadomienia-o-zawieszeniu-dzialalnosci-na-rzecz-spolek-lub-trustow. Po wznowieniu działalności gospodarczej należy złożyć wniosek o zmianę wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów i zaznaczyć pole „Wznowiono działalność na rzecz spółek lub trustów”. Wniosek ten można znaleźć na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Izby Administracji Skarbowej w Katowicach w zakładce „Załatwianie spraw”.

Przedsiębiorca może być też wykreślony z rejestru w drodze decyzji organu, wydanej na wniosek przedsiębiorcy bądź z urzędu. Zgodnie z art. 129k ustawy: „Organ właściwy w sprawach rejestru działalności na rzecz spółek i trustów wykreśla, w drodze decyzji, podmiot wykonujący działalność na rzecz spółek lub trustów z tego rejestru:

  1. na wniosek podmiotu wniesiony w formie elektronicznej;
  2. po uzyskaniu informacji o wykreśleniu podmiotu z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo Krajowego Rejestru Sądowego;
  3. w przypadku stwierdzenia:
  4. niespełniania przez podmiot warunków wymaganych prawem do wykonywania działalności na rzecz spółek lub trustów,
  5. że podmiot złożył oświadczenie, o którym mowa w art. 129f ust. 2, niezgodne ze stanem faktycznym.”.

W przypadku złożenia wniosku o wykreślenie spółki z rejestru należy wypełnić formularz dostępny pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/inne-sprawy-urzedowe/korespondencja-z-urzedem/wniosek-o-wykreslenie-z-rejestru-dzialalnosci-na-rzecz-spolek-lub-trustow. Wniosek należy złożyć w terminie 14 dni od dnia, kiedy decyzja o wykreśleniu stanie się ostateczna, nie podlega on opłacie skarbowej.

Możliwość otrzymania kary za brak wpisu do rejestru

Na koniec warto zaznaczyć, że niedopełnienie obowiązku wpisu do rejestru przez podmioty, które spełniają przesłanki ustawowe do prowadzenia działalności po jego dokonaniu, obarczone jest ryzykiem wymierzenia administracyjnej kary pieniężnej. W skrajnych przypadkach jej wysokość może wynieść nawet 100 000 złotych. Jak wynika z art. 153a ustawy: „Podmiot prowadzący działalność na rzecz spółek lub trustów, który wykonuje tę działalność bez uzyskania wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów, podlega karze pieniężnej do wysokości 100 000 zł.”.

Podsumowanie

Rejestr działalności na rzecz spółek lub trustów funkcjonuje w polskim systemie prawnym od 31 października 2021 roku. Podmioty prowadzące działalność regulowaną z nim związaną przed wejściem w życie nowelizacji miały obowiązek dostosować swoją działalność do nowych przepisów do 30 kwietnia 2022 roku. Niemniej jednak wielu przedsiębiorców do tej pory nie przeprowadziło wewnętrznej analizy w zakresie ewentualnego podlegania przez nich obowiązkowi wpisu do rejestru. Warto jednak zainteresować się tym tematem i zapoznać się z przepisami ustawy, aby móc jednoznacznie wykluczyć istnienie tego obowiązku wobec swojej firmy, zaś w przeciwnym wypadku – dokonać niezwłocznego złożenia wniosku o wpis. Sankcja z tego tytułu może być bowiem dla przedsiębiorcy bardzo dotkliwa. Warto jednocześnie zapoznać się z udostępnionym na stronie Izby Administracji Skarbowej w Katowicach wykazem pytań i odpowiedzi, które mogą okazać się pomocne w indywidualnych sprawach (www.slaskie.kas.gov.pl).

Źródła:

https://www.slaskie.kas.gov.pl
https://bgtax.pl
Facebook
X
LinkedIn
Email