Control - White Word on Red Puzzles on White Background. 3D Illustration.

Zasada ograniczonego zaufania, czyli o kontroli księgowej

A.M. Jesiołowscy-Finanse sp. z o.o.

Dowerjai, no prowerjai”, czyli w wolnym tłumaczeniu „ufaj, ale sprawdzaj” – tak przestrzega jedno z rosyjskich przysłów. To właśnie z jego parafrazy powstała słynna (przypisywana Leninowi) maksyma  o wyższości kontroli nad zaufaniem, która za naszą zachodnią granicą na stałe weszła do kanonu porzekadeł, a stwierdzenie “Vertrauen ist Gut, Kontrolle ist besser.” [tłum. Zaufanie jest dobre, kontrola jest lepsza] wręcz stanowi element niemieckiej kultury organizacyjnej. O ile w przedsiębiorstwach produkcyjnych naturalnym procesem i wynikającym z konieczności standardem jest kontrola jakości, o tyle w pozostałych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstw temat kontroli jest często zaniedbywany. Choć kontrola stanowi jedną z funkcji zarządzania, jako chronologicznie ostatnia z nich, jest najbardziej traktowana po macoszemu – często z braku czasu, środków, ludzi, narzędzi… Problem dotyczy w szczególności małych przedsiębiorstw, a występuje w odniesieniu do pracy wymagającej specjalistycznych kompetencji, specyficznej dla konkretnego przedsiębiorstwa i której nie da się odnieść do mierzalnych norm, czyli ogólnie przyjętych standardów. W takich newralgicznych obszarach jak księgowość czy obsługa IT, kontrola jest o tyle utrudniona, że ciężko oceniać jakość i poprawność pracy księgowego i informatyka bez specjalistycznej wiedzy. Bo jak wówczas stwierdzić, czy mamy zoptymalizowane ustawienia sieci, właściwie dobrane parametry hardware i software lub czy właściwie zakwalifikowano koszty uzyskania przychodu, a zwrot VAT jest w poprawnej kwocie?

Czas na małą refleksję. Zatrudniasz specjalistów, ale kto dla ciebie pracuje? Czy czas i powierzone obowiązki to zweryfikują? Wysokie prawdopodobieństwo. Gdy z powodu awarii systemu utracone bezpowrotnie zostaną ważne dane, wyjdzie na jaw, czy specjalista-informatyk zadbał o kopie zapasowe. W księgowości ta weryfikacja „przez życie” (czyli kontrolę skarbową lub z ZUS) może być o tyle dotkliwa, że w konsekwencji bardzo kosztowna, a nieprawidłowości mogą wyjść na jaw dopiero po kilku latach. W najlepszym wypadku księgowy-specjalista nie wykorzystał potencjalnych możliwości optymalizacji i oszczędności.

Duzi mają łatwiej, bo ich dylemat potrzeby kontroli nie dotyczy. Ustawodawca zdecydował za nich – zgodnie z ustawą o rachunkowości spółki akcyjne i podmioty o odpowiednio wysokich parametrach zatrudnienia, sumy aktywów i przychodach mają obowiązek badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. Dla wielu podmiotów jest to tylko kolejny przymusowy koszt (badanie takie prowadzone jest na koszt jednostki, podmiot ma jednak prawo wyboru biegłego), ale należy pamiętać, że stanowi ono źródło informacji zwrotnej o prowadzonej księgowości. Biegły przed wydaniem opinii wysyła poufny list do zarządu z informacją o wykrytych błędach – chodzi więc o to, żeby wyłapać ewentualne nieprawidłowości i poprawić je, a nie by po prostu wydać negatywną opinię.  Paradoksalnie taki przymus badania to korzystna sytuacja dla kierownika jednostki, bo to on ponosi odpowiedzialność za księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe jednostki. Ustawodawca zadbał tu o jego wsparcie i zapewnienie narzędzia kontroli, którego brak w mniejszych przedsiębiorstwach – małe firmy są pozostawione same sobie i same muszą zdecydować, czy ograniczać ryzyko nieprawidłowości poprzez dodatkową kontrolę.