Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) krok po kroku

Zespół prawny

A.M. Jesiołowscy-Finanse sp. z o.o.

Wprowadzenie

1 stycznia 2019 roku weszła w życie ustawa z dnia 4 października 2018 roku – o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1342), przywoływana dalej jako: „ustawa o PPK”. Ustawa ta określa zasady gromadzenia środków w pracowniczych planach kapitałowych, zawierania umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK, finansowania i dokonywania wpłat do PPK oraz dokonywania wypłat transferowych, wypłat i zwrotu środków zgromadzonych w PPK. Docelowo dotyczy zdecydowanej większości podmiotów gospodarczych prowadzących na terytorium naszego kraju działalność gospodarczą. Jednakże obowiązek przystąpienia do PPK został przez ustawodawcę podzielony na cztery etapy, odpowiadające czterem grupom podmiotów gospodarczych. Zgodnie z nim:

I etap – obejmujący podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 roku (duże firmy) – ustawa o PPK ma zastosowanie od 1 lipca 2019 roku;

II etap – obejmujący podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 roku (średnie firmy) – ustawa o PPK ma zastosowanie od 1 stycznia 2020 roku;

III etap – obejmujący podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 roku (małe firmy) – ustawa o PPK ma zastosowanie od 1 lipca 2020 roku;

IV etap – obejmujący pozostałe podmioty – ustawa o PPK ma zastosowanie od 1 stycznia 2021 roku.

W niniejszej analizie szczególna uwaga zwrócona zostanie na wdrożenie PPK w małych firmach. Mimo, iż termin na dokonanie stosownych działań rozpoczął się dla tych podmiotów w dniu 1 lipca 2020 roku, mali przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie podjęli żadnych czynności w tym zakresie nie powinni panikować. Zgodnie bowiem z art. 134 ustawy o PPK, dwa najbardziej istotne kroki wprowadzania PPK – umowa o zarządzanie PPK oraz umowa o prowadzenie PPK – mogą być zawarte odpowiednio:

  • w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia, od którego stosuje się ustawę o PPK (umowa o prowadzenie PPK) – w przypadku małych firm będzie to 10 listopada 2020 roku,
  • nie później niż 10 dni roboczych przed upływem terminu zawarcia umowy o prowadzenie PPK (umowa o zarządzanie PPK) – w przypadku małych firm będzie to 27 października 2020 roku.

Pomimo tego, sam proces wdrażania obejmuje szereg innych czynności, jak chociażby wybór odpowiedniej instytucji finansującej, poinformowanie o programie pracowników (fakultatywne), wyłonienie reprezentacji pracowników, w imieniu których będzie zawierana umowa o prowadzenie PPK, przygotowanie odpowiednich działów firmy (księgowość, kadry, IT) do obsługi PPK, czy przygotowanie odpowiednich wzorów dokumentów i zapewnienie wsparcia merytorycznego. Dlatego też warto nie odkładać wprowadzanie pracowniczych planów kapitałowych na ostatnią chwilę, a sam proces zaplanować z wyprzedzeniem.

Założenia PPK

Zgodnie z art. 3 ust. 1  ustawy, PPK jest tworzony w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez uczestnika PPK z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez niego 60. roku życia oraz na inne cele określone w ustawie. Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne, jednak w przypadku większości zatrudnionych pracodawca będzie obowiązany do ich automatycznego zapisywania, chyba, że dany pracownik złoży rezygnację z PPK (po 4 latach zapis jest wtedy odnawiany, zaś pracodawca ma obowiązek o tym fakcie poinformować pracownika, który ponownie będzie uprawniony do złożenia rezygnacji).  

Istotne znaczenie ma wiek osoby zatrudnionej. Jak wynika z art. 3 ust. 1 pkt 33 ustawy, uczestnikiem PPK może być osoba fizyczna, która ukończyła 18. rok życia. Wyłączeniu z PPK podlegają więc młodociani pracownicy (zgodnie z art. 190 § 1 Kodeksu pracy są nimi osoby, które ukończyły 15 lat, a nie przekroczyły 18 lat). Górną granicę wiekową wyznacza z kolei art. 15 ustawy o PPK, wedle którego:

„1. Podmiot zatrudniający nie zawiera umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyła 70. rok życia.

2. Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która ukończyła 55. rok życia i nie ukończyła 70. roku życia, wyłącznie na jej wniosek, z zastrzeżeniem ust. 3. Podmiot zatrudniający jest obowiązany do poinformowania osoby zatrudnionej, o której mowa w zdaniu pierwszym, o możliwości złożenia wniosku.

3. Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, o której mowa w ust. 2, jeżeli w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia, osoba ta była zatrudniona w tym podmiocie zatrudniającym łącznie przez co najmniej 3 miesiące.”.

Jak więc widać, możemy wyodrębnić wiekowo 3 kategorie zatrudnionych:

  • Poniżej 18. roku życia i od 70. roku życia – brak możliwości przystąpienia do PPK;
  • wiek od 18 do 55 lat – automatyczny zapis do PPK (zatrudniony może jednak złożyć rezygnację);
  • wiek od 55 lat do ukończenia 70. roku życia – możliwość przystąpienia do PPK na wniosek.

Jeśli o wpłaty do PPK, są one wnoszone przez pracownika, który przystąpił do programu, pracodawcę oraz państwo w następujących udziałach:

  • pracownik – wpłata 2% wynagrodzenia obowiązkowo (+ dodatkowo do 2% dobrowolnie) – kwota ta jest potrącana mu z wypłaty po jej opodatkowaniu;
  • pracodawca – wpłata 1,5% wynagrodzenia pracownika obowiązkowo (+ dodatkowo do 2,5% dobrowolnie) – pracodawca dopłaca tę kwotę z własnych środków bez potrącania wynagrodzenia pracownika;
  • państwo – wpłata powitalna 250 zł + 240 zł rocznie (niezależnie od wysokości wynagrodzenia).

Co do zasady środki zgromadzone na PPK będą mogły być wypłacone po osiągnięciu przez niego 60. roku życia (art. 97 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK). Szczególnymi przypadkami umożliwiającymi wcześniejszą wypłatę będą:

  • wypłata środków zgromadzonych na rachunku PPK na pokrycie wkładu własnego w związku z zaciągnięciem kredytu na budowę lub przebudowę budynku mieszkalnego lub mieszkania albo na nabycie nieruchomości dla osób przez osiągnięciem 45. roku życia – do 100% wartości zgromadzonych środków (art. 98 ustawy o PPK);
  • wypłata części środków zgromadzonych na rachunku PPK w przypadku poważnego zachorowania, do którego zaliczone są sytuacje wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 23 ustawy o PPK – do 25% zgromadzonych środków (art. 101 ustawy o PPK).

Po osiągnięciu 60. roku życia uczestnik PPK będzie uprawniony do wypłaty 25% środków jednorazowo, zaś 75% w przynajmniej 120 miesięcznych ratach przez minimum 10 lat. Oczywiście uczestnik PPK może zdecydować się na wypłatę całości kwoty, bądź wypłatę pozostałej sumy w mniejszej liczbie rat bądź krótszym okresie, jednakże wówczas musi się liczyć z potrąceniem mu odpowiednich kwot podatkiem od dochodów kapitałowych w wysokości 19%. Mimo więc, że uczestnik będzie wpłacał do PPK swoje pieniądze, nie zawsze będzie mógł je wypłacić w takiej kwocie, jakiej potrzebuje. 

Szczegółowe informacje na temat potencjalnych korzyści, jakie PPK daje pracownikom i pracodawcom zawarte są na oficjalnym portalu PPK: https://www.mojeppk.pl/.

Czynności przygotowujące organizację do założenia PPK

Z perspektywy pracodawcy najistotniejszą kwestią będzie prawidłowe wdrożenie PPK w swojej firmie. Pomocnym może okazać się w tym poniższy katalog czynności przygotowujących organizację do implementacji rozwiązań o charakterze prawnym, finansowym i organizacyjnym:

  1. Ocena obowiązkowości założenia i prowadzenia PPK (sprawdzenie, czy danemu podmiotowi nie przysługuje zwolnienie z prowadzenia PPK),
  2. Założenie rezerwy na obowiązkowe wpłaty podmiotu zatrudniającego i koszty funkcjonowania PPK (oszacowanie, ile może kosztować naszą firmę odprowadzanie wpłat do PPK),
  3. Zmodyfikowanie funkcjonalności systemów kadrowo-płacowych (kwestie kadrowe i IT) – warto przy tym skorzystać z dostępnego na oficjalnym portalu PPK poradnika dla kadr i płac: https://www.mojeppk.pl/pliki/repozytorium-plikow/materialy-do-pobrania/pdf/Poradnik_PPK_dla_kadr_i_plac_16072020.pdf,
  4. Wybór narzędzi do prowadzenia dokumentacji powstającej w ramach PPK i zarządzania nią (modyfikacje w dokumentacji pracowniczej),
  5. Ocena zapotrzebowania na dodatkowe etaty w celu obsługi PPK (chodzi tu głównie o niezbędne wylistowanie czynności administracyjnych leżących po stronie podmiotu zatrudniającego wraz z oszacowaniem częstotliwości ich wykonywania w aspekcie wielkości stanu zatrudnienia i posiadanych zasobów osobowych),
  6. Wdrożenie odpowiednich zmian w procedurach wewnętrznych, uaktualnienie procedur compliance, aktualizacja zakresów obowiązków (szczególnie w odniesieniu do zakresów obowiązków i odpowiedzialności osób przeznaczonych do obsługi PPK),
  7. Przygotowanie wzorów dokumentów, wśród których przykładowo mogą się znaleźć (niezbędne dokumenty można znaleźć również na stronie: https://www.mojeppk.pl/pliki-do-pobrania.html):
    • Oświadczenie uczestnika PPK o braku zgody na wypłatę transferową
    • Oświadczenie uczestnika PPK o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK
    • Wniosek osoby zatrudnionej o przystąpienie do PPK (dotyczy osób pomiędzy 55. a 70. rokiem życia)
    • Wniosek osoby zatrudnionej o ponowne dokonywanie wpłat po okresie rezygnacji z oszczędzania w PPK
    • Deklaracja o dokonywaniu przez uczestnika wpłat do PPK w czasie przestoju ekonomicznego, niewypłacalności pracodawcy, zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej
    • Deklaracja o finansowaniu przez uczestnika PPK wpłaty dodatkowej
    • Deklaracja uczestnika PPK o zmianie wysokości wpłaty dodatkowej do PPK
    • Deklaracja uczestnika PPK o rezygnacji z dokonywania wpłaty dodatkowej do PPK
    • Deklaracja uczestnika PPK o obniżeniu wysokości wpłaty podstawowej
    • Deklaracja uczestnika PPK o zmianie wysokości obniżonej wpłaty podstawowej
    • Informacja o obowiązku złożenia w imieniu osoby zatrudnionej wniosku o wypłatę transferową
    • Informacja o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego, a także osoby zatrudnionej, związanych z udziałem w PPK
    • Informacja o możliwości złożenia wniosku do PPK przez osobę, która ukończyła 55 lat i nie ukończyła 70 lat
    • Informacja o ponownym dokonywaniu wpłat do PPK za uczestnika, który złożył deklarację o rezygnacji
    • Informacja o możliwości zadeklarowania przez uczestnika PPK wpłaty dodatkowej
    • Informacja o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej uczestnika PPK
    • Wniosek o wypłatę transferową (składany w imieniu i na rzecz uczestnika PPK)
    • Informacja o rezygnacji uczestnika z oszczędzania w PPK
    • Informacja o ponownym dokonywaniu wpłat za uczestnika PPK,
  8. Opracowanie komunikacji dotyczącej PPK wobec osób zatrudnionych oraz partnerów społecznych
    • konieczne wypracowanie modelu informowania pracowników o przyjętym procesie wdrożenia PPK w organizacji i uprawnień im przysługujących oraz obowiązków (np. drogą mailową)
    • należy zwrócić uwagę na odpowiednie przygotowanie informacji w związku z karalnością nakłaniania do nieoszczędzania w PPK – stosownie do art. 108 ustawy o PPK:„Kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba upoważniona do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego lub działająca z inicjatywy tego podmiotu, nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.” (decyzja o ewentualnej rezygnacji musi więc wynikiem samodzielnej decyzji pracownika, w żadnym wypadku sugestii czy tym bardziej nacisków pracodawcy),
  1. Zapewnienie szkoleń dotyczących PPK (co najmniej dla osób decyzyjnych w podmiocie zatrudniającym i działu HR),
  2. Zapewnienie specjalistycznego wsparcia merytorycznego (głównie prawnego).

Weryfikacja obowiązku założenia i prowadzenia PPK

Pomimo, iż zdecydowanej większości małych firm obowiązki związane z wdrożeniem PPK będą dotyczyć, warto sprawdzić, czy przypadkiem nasza organizacja nie podlega zwolnieniu w tym zakresie. Ustawa o PPK nakłada obowiązek założenia i prowadzenia PPK na podmioty zatrudniające, przez które – zgodnie z definicją z art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy – rozumie się:

  • pracodawcę, o którym mowa w art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 18 lit. a (pracowników),
  • nakładcę – w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 18 lit. b (osób fizycznych wykonujących pracę nakładczą),
  • rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych – w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 18 lit. c (członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych),
  • zleceniodawcę – w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 18 lit. d (osób fizycznych, wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zleceniu),
  • podmiot, w którym działa rada nadzorcza – w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 18 lit. e (członków rad nadzorczych).

Z kolei podmiotami zwolnionymi z obowiązku założenia i prowadzenia PPK są:

  • mikroprzedsiębiorcy (w rozumieniu art. 7 ust. 1 pkt 1 Prawa przedsiębiorców, a więc przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki: zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 mln euro 

– jeśli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w PPK,

  • podmioty zatrudniające będące osobami fizycznymi, które zatrudniają w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu osobę fizyczną w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.
  • osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.
  • osoby samozatrudnione, służby mundurowe, a także rolnicy.

Ponadto, z obowiązku założenia i prowadzenia PPK zwolnione mogą być podmioty zatrudniające, które w dniu objęcia ich stosowaniem ustawy o PPK (w przypadku małych firm tym dniem jest 1 lipca 2020 roku), prowadzą Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) oraz naliczają i odprowadzają składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeśli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych w danym podmiocie (prowadzenie PPE zwalnia z obowiązku założenia PPK tylko wówczas, gdy jest prowadzone w dniu objęcia danego podmiotu stosowaniem ustawy). Jednakże podmiot zatrudniający, który rozpocznie prowadzenie PPE po dacie objęcia go stosowaniem ustawy o PPK również ma możliwość zwolnienia z obowiązkowych wpłat. Zgodnie bowiem z art. 13 ust. 2 ustawy o PPK, podmiot zatrudniający, który zawarł umowę o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK, a następnie utworzył PPE i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia może, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w podmiocie zatrudniającym, nie finansować, od miesiąca następującego po miesiącu, w którym PPE został zarejestrowany przez organ nadzoru, wpłat podstawowych i wpłat dodatkowych do PPK za osoby zatrudnione, które przystąpiły do PPE, zgodnie z przepisami ustawy o pracowniczych programach emerytalnych. W takiej jednak sytuacji, zgodnie z art. 13 ust. 3 ustawy o PPK, dopłata roczna wypłacana przez państwo w wysokości 240 zł nie obowiązuje.

Jak więc można zauważyć, zwolnienie z obowiązku założenia i prowadzenia PPK obejmie tylko nieliczne podmioty. Warto jednak dopełnić warunków formalnych i przeanalizować sytuację naszego przedsiębiorstwa i rozważyć zmiany organizacyjne, które mogą mieć wpływ na stosowanie obowiązków wynikających z ustawy o PPK.

Wyłonienie reprezentacji osób zatrudnionych

Kolejnym etapem jest wyłonienie reprezentacji osób zatrudnionych. Jest to konieczne do wybrania instytucji finansowej, z którą podmiot zatrudniający zawrze umowę o prowadzenie PPK. Warto przy tym podkreślić, iż stosownie do treści art. 7 ust. 1 ustawy o PPK, podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę zatrudnioną, w imieniu której, jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Nie implikuje to jednak w ogóle braku obowiązku założenia i prowadzenia PPK w sytuacji, gdy wszyscy zatrudnieni w danej firmie złożyli rezygnację z PPK. Oczywiście podmiot zatrudniający nie będzie wtedy dokonywał żadnych wpłat, jednakże musi mieć na uwadze, że inne obowiązki wynikające z ustawy nadal mają do niego zastosowanie (np. informowanie nowych pracowników, którzy uczestniczyli w PPK u poprzedniego pracodawcy, o obowiązku złożenia w ich imieniu wniosku o wypłatę transferową, chyba że nowy pracownik sprzeciwi się tej wypłacie).

Jeśli u podmiotu zatrudniającego działa zakładowa organizacja związkowa, to właśnie w porozumieniu z tą organizacją pracodawca będzie dokonywał wyboru instytucji finansującej a następnie zawierał z tą instytucją umowę o zarządzanie PPK. Jednakże, co wynika z art. 7 ust. 4 ustawy o PPK, jeżeli w podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa, podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym. Jak podkreśla A. Prusik, przepisy ustawy o pracowniczych planach kapitałowych nie określają trybu wyłaniania niezwiązkowej reprezentacji pracowników, co oznacza że jej wyłonienie jest pozostawione regulacji wewnętrznej podmiotów zatrudnionych. Nic nie stoi na przeszkodzie, by podmiot zatrudniający współpracował ze wszystkimi pracownikami w zakresie wyboru instytucji finansowej. Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK (w przypadku małych firm będzie to 27 września 2020 roku), nie zostanie osiągnięte porozumienie z reprezentacją pracowników w zakresie wyboru instytucji finansowej, podmiot zatrudniający wybiera samodzielnie instytucję finansową, z którą zawrze umowę o zarządzanie PPK. Porozumienie z pracownikami ma bowiem wyłącznie charakter konsultacyjny i nieprawidłowości na tym etapie nie będą skutkowały wadliwością samej umowy o zarządzanie PPK.

Wybór instytucji finansowej i zawarcie umowy o zarządzanie PPK

Zgodnie z art. 7 ust. 3 zdanie drugie i trzecie ustawy o PPK, wyboru instytucji finansowej dokonuje się w szczególności na podstawie oceny proponowanych przez nie warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Co istotne, umowa o zarządzanie PPK nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż warunki prezentowane przez instytucję finansową w portalu PPK w dniu zawarcia tej umowy (art. 7 ust. 6 ustawy o PPK). Aktualna lista instytucji finansowych wraz ze szczegółową ofertą każdej z nich dostępna jest na oficjalnym portalu PPK pod adresem: https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html.

Umowa o zarządzanie PPK musi być zawarta w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Określa ona w szczególności:

  • strony umowy;
  • nazwę funduszy zdefiniowanej daty, zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
  • warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK;
  • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 2;
  • warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
  • wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych;
  • sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
  • maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy;
  • warunki zmiany umowy;
  • warunki i okres wypowiedzenia umowy;
  • warunki dokonywania konwersji lub zamiany.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o PPK, w przypadku zawarcia umowy o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń do umowy tej dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Umowa o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także:

  • wysokość sumy ubezpieczenia;
  • wysokość składki ochronnej, z zastrzeżeniem art. 49 ust. 2;
  • brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Po zawarciu umowy o zarządzanie PPK, podlega ona wpisowi do ewidencji PPK. Zajmuje się już jednak tym nie podmiot zatrudniający, a instytucja finansująca. Jak wynika z art. 69 ust. 1 ustawy o PPK, wybrana instytucja finansowa, w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy o zarządzanie PPK, zgłasza, w postaci elektronicznej, wniosek o wpis umowy o zarządzanie PPK do ewidencji PPK.

Umowa o prowadzenie PPK

Kolejnym etapem wdrożenia PPK w organizacji jest zawarcie umowy o prowadzenie PPK. Zawiera ją z instytucją finansową podmiot zatrudniający – w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych.  Lista osób będących uczestnikami PPK stanowi załącznik do umowy o prowadzenie PPK, którego zmiana nie stanowi zmiany umowy o prowadzenie PPK (art. 14 ust. 1 zdanie drugie ustawy o PPK). Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający może poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK. Z kolei instytucja finansowa, z którą została zawarta umowa o prowadzenie PPK, jest obowiązana poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK, w tym o możliwości konwersji i zamiany do innego funduszu, oraz o obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK.

Analogicznie do umowy o zarządzaniu PPK, umowa o prowadzenie PPK określa w szczególności:

  • strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową;
  • dane identyfikujące uczestnika PPK;
  • sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
  • nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
  • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 4;
  • sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 4;
  • sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty, o którym mowa w pkt 4;
  • warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
  • sposób składania dyspozycji;
  • zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK;
  • maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.

W przypadku zawarcia umowy o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń do umowy tej dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Umowa o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także:

  • wysokość sumy ubezpieczenia;
  • wysokość składki ochronnej;
  • brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Jak wynika z art. 16 ust. 1 ustawy o PPK, podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną. Do powyższego okresu zatrudnienia wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał osobę zatrudnioną. Jeżeli zaś podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucjami finansowymi, z którymi podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK, przy czym umowę o prowadzenie PPK uważa za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK. (art. 17 ustawy o PPK).

W przypadku złożenia przez uczestnika PPK pisemnej deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat (przykładowy wzór takiego dokumentu dostępny jest pod adresem: https://www.mojeppk.pl/pliki/repozytorium-plikow/materialy-do-pobrania/pdf/Deklaracja-o-rezygnacji-z-dokonywania-wp-at-do-PPK-v2.pdf) podmiot zatrudniający niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia deklaracji, informuje o tym fakcie instytucję finansową. Podmiot zatrudniający nie dokonuje wówczas wpłat za uczestnika PPK, który złożył deklarację, począwszy od miesiąca, w którym uczestnik PPK złożył deklarację, zaś wpłaty pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi. Uczestnik PPK, który złożył deklarację o rezygnacji, może w każdym czasie złożyć podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej wniosek o dokonywanie wpłat do PPK. Złożenie tego wniosku i ponowne dokonywanie wpłat do PPK nie wymaga zmiany umowy o prowadzenie PPK. W przypadku ponownego przystąpienia danego pracownika do PPK, wpłat dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Niezależnie od tego, co 4 lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, podmiot zatrudniający informuje uczestnika PPK, który złożył deklarację o rezygnacji, o ponownym dokonywaniu wpłat za tego uczestnika. Jeśli uczestnik PPK ponownie nie zrezygnuje z dokonywania wpłat (poprzez złożenie pisemnej deklaracji o rezygnacji), wówczas od dnia 1 kwietnia podmiot zatrudniający będzie obowiązany dokonywać za niego wpłat.

Uruchomienie wpłat do PPK

Ostatnim etapem jest uruchomienie wpłat do PPK. Jeśli chodzi o pierwszą wpłatę, powinna być ona dokonana począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający jest przy tym obowiązany do obliczenia i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej finansowanych przez ten podmiot oraz do obliczenia, pobrania od uczestnika PPK i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej wpłat finansowanych przez uczestnika PPK. Co więcej, zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy o PPK, Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający. Jednakże stosownie do treści, art. 28 ust. 4 ustawy o PPK, wpłaty dokonywane są w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Jeśli więc umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta w listopadzie 2020 roku, pierwsze wpłaty do PPK powinny zostać naliczone już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, a więc

  • od 1 do 15 grudnia 2020 roku – w przypadku wypłacania w danej firmie wynagrodzeń do końca danego miesiąca (wynagrodzenie za listopad wypłacane jest do końca listopada);
  • od 1 do 15 stycznia 2021 roku – w przypadku wypłacania w danej firmie wynagrodzeń do 10. dnia następnego miesiąca (a więc wynagrodzenie za listopad wypłacane jest w grudniu).

Jeśli chodzi o kolejne wpłaty, to powinny być one dokonywane do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

Obowiązki administracyjno-informacyjne

Pomimo, iż uruchomienie wpłat jest właściwie końcowym etapem wdrażania PPK w firmie, trzeba podkreślić, że już po wdrożeniu programu podmiot zatrudniający musi monitorować prawidłowość jego funkcjonowania pod kątem finansowym, organizacyjnym i prawnym. Jak wskazuje M. Skibińska, podmiot zatrudniający w związku z założeniem i prowadzeniem PPK zobowiązany jest zapewnić obsługę administracyjną programu, w szczególności prowadzić i zarządzać dokumentacją. W przypadku bowiem niedopełnienia obowiązku prowadzenia dokumentacji związanej z dokonywaniem wpłat do PPK, grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości od 1 000 zł do 1 000 000 zł. Takiej samej karze podlega podmiot zatrudniający w przypadku niezgłaszania wymaganych ustawą danych lub zgłaszania nieprawdziwych danych albo udzielania w sprawach PPK nieprawdziwych wyjaśnień lub odmowy ich udzielenia (identyczna odpowiedzialność karna przewidziana jest także w przypadku niedopełnienia obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie, czy niedopełnienia obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie).

W ramach obowiązków administracyjnych można wyróżnić w szczególności przyjmowanie i weryfikowanie pod kątem formalnym oświadczeń uczestników PPK, w tym:

  • oświadczenia o braku zgody na wypłatę transferową środków zgromadzonych w PPK,
  • oświadczenia o zawartych w imieniu uczestnika umowach prowadzenie PPK,
  • wniosków o przystąpienie do PPK osób pomiędzy 55 a 70 rokiem życia,
  • powtarzalnych deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK,
  • wniosków o ponowne dokonywanie wpłat do PPK po okresie rezygnacji z oszczędzania w PPK,
  • deklaracji o zmianie wysokości lub rezygnacji z dokonywania przez uczestnika wpłaty dodatkowej do PPK (takie deklaracje mogą być składane bez ograniczeń w każdym czasie),
  • deklaracji o dokonywaniu przez uczestnika wpłat do PPK w czasie przestoju ekonomicznego,
  • deklaracji o finansowaniu przez uczestnika wpłaty dodatkowej.

Podmiot zatrudniający ma także obowiązek przyjmowania oświadczeń instytucji finansowej o otwarciu likwidacji funduszu, w którym gromadzone są środki PPK. Innymi obowiązkami administracyjnymi podmiotu zatrudniającego są:

  • składanie za pośrednictwem wybranej instytucji finansowej wniosków w imieniu i na rzecz uczestnika PPK o wypłatę transferową środków zgromadzonych w PPK w sytuacjach określonych w ustawie,
  • czuwanie nad terminami wykonania poszczególnych obowiązków nałożonych na podmiot zatrudniający, w tym obowiązku ponownego dokonywania wpłat do PPK za uczestnika, który złożył deklarację o rezygnacji z oszczędzania w programie – co cztery lata od dnia 1 kwietnia,
  • zarządzanie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej PPK, w tym umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK.

Z kolei do obowiązków informacyjnych, względem uczestnika PPK zaliczamy:

  • poinformowanie o obowiązku złożenia przez podmiot zatrudniający w imieniu uczestnika wniosku o wypłatę transferową – niezwłocznie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK,
  • poinformowanie o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego, jak również osoby zatrudnionej, związanych z udziałem w PPK,
  • poinformowanie o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej do PPK,
  • poinformowanie o możliwości złożenia wniosku o przystąpienie do PPK. Dotyczy to przypadku, gdy uczestnik ma ukończone 55 lat lecz nie więcej niż 70 lat,
  • poinformowanie o ponownym dokonywaniu wpłat do PPK po upływie okresu ważności deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK – co cztery lata, w terminie do ostatniego dnia lutego.

Wreszcie, podmiot zatrudniający winien również realizować obowiązki informacyjne względem wybranej instytucji finansowej, z którą zawarta została umowa o zarządzanie PPK. Do obowiązków tych należą:

  • informowanie o złożeniu przez uczestnika deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK – niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od złożenia temu podmiotowi przez uczestnika deklaracji rezygnacji;
  • informowanie o ponownym dokonywaniu za daną osobę zatrudnioną wpłat do PPK w przypadku upływu okresu ważności deklaracji o rezygnacji z oszczędzania w PPK.

Podsumowanie

Jak można zauważyć, wdrożenie w firmie pracowniczych planów kapitałowych nie jest wcale łatwym zadaniem. Wymaga zaplanowania poszczególnych etapów wdrożenia oraz analizy, jakie czynności trzeba podjąć wewnątrz organizacji, aby to wdrożenie było przeprowadzone efektywnie. Kluczowymi punktami założenia PPK są umowa o zarządzanie PPK oraz umowa o prowadzenie PPK, które muszą być poprzedzone wyborem optymalnej z punktu widzenia organizacji (nie tylko pracodawcy, ale też i uczestników PPK) instytucji finansowej. Bardzo dużą pomocą merytoryczną stanowi oficjalny portal PPK, na którego stronach pracodawcy, jak i pracownicy mogą znaleźć wiele cennych materiałów, przybliżających im zasady funkcjonowania programu.

Źródła:

  1. S. Jakubowski, A. Prusik, Pracownicze plany kapitałowe. Komentarz, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2019.
  2. M. Skibińska, Wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w przedsiębiorstwie – krok po kroku, SIP LEX 2020.
  3. M. Skibińska, Zwolnienia podmiotu zatrudniającego z tworzenia PPK, SIP LEX 2019.
  4. M. Skibińska, Obowiązki podmiotu zatrudniającego wobec instytucji finansowej w zakresie uruchomienia PPK, SIP LEX 2020.
  5. Oficjalny portal PPK: https://www.mojeppk.pl/