Wprowadzenie
Dnia 12 marca 2022 roku została ostatecznie przyjęta przez Sejm, a następnie podpisana przez Prezydenta i ogłoszona w Dzienniku Ustaw (https://dziennikustaw.gov.pl/D2022000058301.pdf) ustawa z dnia 12 marca 2022 roku – o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz. U. z 2022 roku, poz. 583), dalej: „specustawa”. Informowaliśmy o tym w naszym biuletynie z 14 marca 2022 roku. Następnie ustawa ta została znowelizowana na mocy ustawy z dnia 23 marca 2022 roku – o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz, U. z 2022 roku, poz. 682), ogłoszonej w Dzienniku Ustaw w dniu 26 marca 2022 roku (https://dziennikustaw.gov.pl/DU/rok/2022/14), dalej: „nowelizacja”. Zarówno specustawa, jak i jej nowelizacja weszły w życie z mocą wsteczną od dnia 24 lutego 2022 roku, a więc od dnia rosyjskiej agresji na Ukrainę.
W związku z wieloma pojawiającymi się problemami w zakresie praktycznego stosowania przepisów wobec uchodźców z Ukrainy przebywających i podejmujących zatrudnienie w Polsce, w niniejszej analizie zostaną usystematyzowane kluczowe kwestie wprowadzone przez specustawę oraz jej nowelizację, a także przedstawione praktyczne wskazówki dla polskich przedsiębiorców, zatrudniających uchodźców z Ukrainy bądź udostępniającym im lokale mieszkalne. W ramach opracowania zostaną także udostępnione szablony najważniejszych dokumentów pracowniczych (takich jak umowa o pracę, umowa zlecenia, informacja o warunkach zatrudnienia) oraz mieszkalnych (takich jak umowa najmu mieszkania, umowa użyczenia mieszkania czy umowa użyczenia pokoju) w polskiej i ukraińskiej wersji językowej.
Założenia specustawy zmiany wprowadzone przez jej nowelizację
W pierwszej kolejności trzeba zaznaczyć, że specustawa z dnia 12 marca 2022 roku ma charakter lex specialis w stosunku do istniejących aktów prawnych w obszarze migracji i azylu, w szczególności ustawy z 12.12.2013 r. o cudzoziemcach oraz ustawy z 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Zgodnie z jedną z reguł kolizyjnych – lex specialis derogat legi generali – prawo o większym stopniu szczegółowości (pochodzące z aktów prawnych o tej samej mocy, np. z dwóch ustaw, obowiązujące w tym samym czasie) należy stosować przed prawem ogólniejszym). Zatem w praktycznym ujęciu cudzoziemiec weryfikujący swoje prawo do pracy oraz prawo pobytu w Polsce w pierwszej kolejności będzie poszukiwał swoich uprawnień w specustawie, a dopiero w dalszej kolejności w przepisach ogólnych. Jednak trzeba zaznaczyć, że przepisy specustawy obejmują przede wszystkim obywateli Ukrainy, którzy opuścili swój kraj i znaleźli się w Polsce w związku z konfliktem zbrojnym, który dotknął ich kraj. Jak stanowi art. 1 ust. 1 specustawy, ustawa określa szczególne zasady zalegalizowania pobytu obywateli Ukrainy, którzy przybyli na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa, oraz obywateli Ukrainy posiadających Kartę Polaka, którzy wraz z najbliższą rodziną z powodu tych działań wojennych przybyli na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ponadto, stosownie do art. 1 ust. 2 specustawy, ilekroć w ustawie jest mowa o obywatelu Ukrainy, rozumie się przez to także nieposiadającego obywatelstwa ukraińskiego małżonka obywatela Ukrainy, o ile przybył on na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa.
Niemniej jednak specustawa nie będzie miała zastosowania do cudzoziemców w ogóle, w przypadku niepodlegania pod przepisy specustawy (np. przez obywateli Ukrainy, którzy przebywają i pracują w Polsce już od dłuższego czasu) obowiązywać będą nadal przede wszystkim zasady ogólne wynikające z ustawy o cudzoziemcach oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. W przypadku obywateli Ukrainy posiadających zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej, zezwolenie na pobyt czasowy, status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, zgodę na pobyt tolerowany oraz którzy złożyli w Polsce wnioski o udzielenie ochrony międzynarodowej lub w imieniu których takie wnioski zostały złożone lub zadeklarowali zamiar złożenia wniosków o udzielenie ochrony międzynarodowej w Polsce sytuacja zatem nie ulega zmianie a zasady ich pobytu na terytorium RP są takie same jak przed 24 lutego 2022 roku.
W pierwotnej wersji specustawa miała zastosowanie do obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski bezpośrednio z terytorium Ukrainy (przekroczyli granicę polsko-ukraińską). Warunek ten jednak ten został zniesiony w ramach nowelizacji specustawy z dnia 23 marca 2022 roku, która obowiązuje z mocą od 24 lutego 2022 roku. Obecnie zatem także uchodźcy, którzy opuścili Ukrainę i wjechali do Polski po wcześniejszym przekroczeniu granic z innymi krajami (np. Rumunią, Węgrami czy Słowacją) korzystają z praw gwarantowanych im w ramach specustawy. Co więcej, przepisy specustawy stosuje się także do dzieci urodzonych w Polsce przez matki, które specustawa obejmuje (a więc np. w stosunku do dzieci obywatelek Ukrainy, które w okresie ciąży przybyły na terytorium RP w związku z agresją rosyjską, a następnie, już na terytorium Polski, urodziły dzieci).
Możliwość wjazdu bez wymaganych dokumentów
W przypadku obywateli Ukrainy posiadających paszporty biometryczne wjazd do Polski możliwy jest na podstawie przepisów ogólnych, które zezwalają na ruch bezwizowy przez 90 dni w ciągu kolejnych 180 dni. W takim przypadku cudzoziemiec otrzymuje pieczątkę w paszporcie potwierdzającą datę wjazdu i miejsce przekroczenia granicy. Jednak w sytuacji, gdy wjazd uchodźcy do Polski na zasadach ogólnych okazał się niemożliwy, np. ze względu na brak paszportu biometrycznego, istnieje możliwość przekroczenia granicy i legalnego przebywania na terytorium RP w oparciu o zgodę Komendanta Straży Granicznej (może ona zostać zastosowana także wobec wszystkich osób, w tym małoletnich, które nie posiadają odpowiednich dokumentów wjazdowych). Taka osoba może przebywać w Polsce podstawie zgody Komendanta Straży Granicznej przez 15 dni (obecnie jednak po upływie tego terminu pobyt zostaje przedłużony, a do cudzoziemca stosuje się przepisy wynikające ze specustawy). W przypadku osób, które wjechały bez zarejestrowania wjazdu przez Komendanta Straży Granicznej (a wiec nie posiadają stempla w paszporcie oraz innego dokumentu potwierdzającego wjazd do Polski), muszą one udać się do najbliższego urzędu gminy lub miasta w ciągu 60 dni, cele rejestracji swojego wjazdu. Przy czym procedura rejestracji wjazdu połączona jest z procedurą uzyskania numeru PESEL. Warto przy tym zaznaczyć, że sama rejestracja w urzędzie gminy nie jest warunkiem legalności pobytu w Polsce, jednakże bez jej dokonania niektórzy cudzoziemcy mogą mieć trudności z potwierdzeniem swojego statusu w Polsce (w tym również legalności pobytu).
Kontynuacja legalnego pobytu
Stosownie do treści art. 2 ust. 1 zdanie pierwsze specustawy: „Jeżeli obywatel Ukrainy, o którym mowa w art. 1 ust. 1, przybył legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. do dnia określonego w przepisach wydanych na podstawie ust. 4 i deklaruje zamiar pozostania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jego pobyt na tym terytorium uznaje się za legalny w okresie 18 miesięcy licząc od dnia 24 lutego 2022 r.”.
Po upływie 9 miesięcy od wjazdu do Polski, obywatel Ukrainy podlegający przepisom specustawy będzie uprawniony do złożenia wniosku o udzielenie jednorazowego zezwolenia na pobyt czasowy. Jak wynika z treści art. 38 ust. 7 specustawy: „Wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, o którym mowa w ust. 1, obywatel Ukrainy składa nie wcześniej niż po upływie 9 miesięcy od dnia wjazdu, o którym mowa w art. 2 ust. 1, a nie później niż w okresie 18 miesięcy od dnia 24 lutego 2022 r. Wniosek złożony przed upływem 9 miesięcy od dnia wjazdu wojewoda pozostawia bez rozpoznania.”. W przypadku złożenia wniosku po upływie 18 miesięcy od dnia 24 lutego 2022 roku taki cudzoziemiec będzie niestety musiał liczyć się z decyzją odmowną (co wynika z brzmienia art. 38 ust. 4 pkt 3 specustawy). W przypadku uzyskania zezwolenia zostanie ono wydane na okres 3 lat – jak stanowi art. 38 ust. 3 zdanie pierwsze specustawy: „Zezwolenia na pobyt czasowy, o którym mowa w ust. 1, udziela się jednorazowo na okres 3 lat, licząc od dnia wydania decyzji.”.
Co istotne, wyjazd obywatela Ukrainy z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres powyżej 1 miesiąca pozbawia go uprawnienia do legalnego przebywania na terytorium RP (art. 11 ust. 2 specustawy). Jak podkreśla się w dotychczasowym piśmiennictwie, przed każdą podróżą obywatel Ukrainy musi również ustalić przepisy wjazdowe kraju celu podróży. Cudzoziemiec otrzyma bowiem zezwolenie na pobyt w Polsce (kartę pobytu) nie wcześniej niż po 9 miesiącach, zatem do upływu tego okresu nie będzie on posiadał odpowiedniego dokumentu uprawniającego do przekraczania granicy.
Nadanie numeru PESEL
Osoby, do których mają zastosowanie przepisy specustawy, są uprawnione do uzyskania numeru PESEL w ramach nowej procedury. Posiadanie numeru PESEL jest niezwykle istotne, gdyż z jednej strony stanowi to warunek otrzymania świadczeń socjalnych określonych w specustawie, a z drugiej – pozwala na sprawne rozliczanie cudzoziemca, gdyż numer PESEL stanowi jego numer podatkowy. Co ważne, wniosek o nadanie numeru PESEL, cudzoziemiec podlegający pod przepisy specustawy może złożyć w dowolnym urzędzie gminy w Polsce. Jak wynika z art. 4 ust. 1 specustawy: „Obywatelowi Ukrainy, którego pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uznaje się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1, na podstawie wniosku złożonego w dowolnym organie wykonawczym gminy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, nadaje się numer PESEL, o którym mowa w art. 15 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (…)”.
Ponadto, do wniosku należy dołączyć:
– kolorowe zdjęcie w rozmiarach 35 x 45 mm – format zdjęcia paszportowego;
– dokument potwierdzający tożsamość cudzoziemca – np. paszport, Kartę Polaka, ukraiński dowód osobisty lub inny dokument ze zdjęciem umożliwiający ustalenie tożsamości (w przypadku osób poniżej 18 roku życia – dokumentem potwierdzającym tożsamość może być także akt urodzenia).
W przypadku gdy cudzoziemiec nie posiada żadnego z dokumentów potwierdzających tożsamość, będzie musiał złożyć oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej o prawdziwości danych osobowych.
Prawo do pracy na terytorium RP
Zgodnie z art. 22 ust. 1 specustawy: „Obywatel Ukrainy jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w okresie pobytu zgodnego z obowiązującymi przepisami, w przypadku gdy:
- jego pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uznaje się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 lub
- jest obywatelem Ukrainy przebywającym legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
– jeżeli podmiot powierzający wykonywanie pracy powiadomi w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi.” Jak stanowi ust. 2 tego artykułu: „W przypadku, o którym mowa w ust. 1, powiadomienie następuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – praca.gov.pl.”.
Z powyższych przepisów wynika więc, że wszyscy obywatele Ukrainy, którzy nie złożyli wniosku o udzielenie ochrony międzynarodowej a przebywają legalnie na terytorium RP, otrzymują prawo do pracy bez obowiązku uzyskiwania zezwolenia na pracę. Jak zauważa się w piśmiennictwie, przepis odwołuje się nie tylko do obywateli Ukrainy będących beneficjentami specustawy, ale także do wszystkich osób będących obywatelami Ukrainy przebywającymi legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zatem będą to de facto osoby, które przebywają w Polsce legalnie:
- na podstawie polskiej wizy lub polskiej karty pobytu,
- na podstawie ważnej wizy lub ważnej karty pobytu wydanych przez inny kraj strefy Schengen
- na podstawie ruchu bezwizowego albo
- na podstawie 15-dniowej zgody Komendanta Straży Granicznej na wjazd.
Szczególnie istotny jest fakt, iż nie ma przy tym znaczenia długość planowanego w Polsce pobytu oraz to, czy obywatel Ukrainy przybył do Polski przed, czy po 24 lutego 2022 r., ani też czy jego wjazd ma jakikolwiek związek z wojną w Ukrainie.
Warunkiem skorzystania z możliwości wykonywania pracy bez konieczności uzyskania wcześniejszego zezwolenia jest dopełnienie przez podmiot powierzający wykonywanie pracy obywatelowi Ukrainy obowiązku powiadomienia powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podmiotu powierzającego wykonywanie pracy o takim powierzeniu. Pracodawca (będący najczęściej podmiotem powierzającym wykonywanie pracy) powinien to uczynić poprzez system teleinformatyczny na stronie praca.gov.pl (https://www.praca.gov.pl/eurzad/index.eup#/inneSprawy/czyKontynuacja?kod=PSZ-PPWPU&dest=CUDZOZIEMIEC_OPWPC). W przypadku niedopełnienia tego obowiązku, obywatel Ukrainy nie będzie mógł legalnie świadczyć swojej pracy bez uzyskania zezwolenia. Choć specustawa nie stanowi o tym wprost, wydaje się również, że w przypadku zmiany warunków zatrudnienia wskazanych w powiadomieniu (jak np. zmiana stanowiska lub miejsca wykonywanej pracy) pracodawca powinien każdorazowo ponawiać powiadomienie (z uwagi na zmianę jego treści).
Należy też przy tym podkreślić dwie. Po pierwsze, specustawa nie definiuje pojęcia pracy – można więc zastanawiać się czy dotyczy ona świadczeń wykonywanych na podstawie umowy o pracę (w relacji pracodawca – pracownik), czy też innych. Zasadny wydaje się pogląd, że powinno się posiłkowo stosować definicję z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, co implikuje, że termin „praca” trzeba interpretować szeroko. W konsekwencji, będzie on obejmował nie tylko stosunki z umowy o pracę, lecz jakąkolwiek działalność zarobkową bez względu na formę zawartej umowy, jak również wszelką inną formę działalności, która wymaga zezwolenia na pracę. Po drugie, zatrudnienie obywatela Ukrainy nie może zasadniczo odbiegać od zatrudnienia obywatela polskiego. Zatem z jednej strony, pracodawca ma obowiązek dopełnić wszelkich dodatkowych formalności, takich jak zgłoszenie obywatela ukraińskiego do ubezpieczenia społecznego, szkolenie w zakresie BHP oraz badanie wstępne medycyny pracy, z drugiej zaś nie może różnicować wynagrodzenia obywateli polskich i ukraińskich wyłącznie z powodu ich narodowości (oczywiście biorąc pod uwagę rodzaj wykonywanej pracy, umiejętności czy doświadczenie zawodowe, sama bowiem biegła znajomość języka polskiego może już być umiejętnością wpływającą na wyższe wynagrodzenie).
Podejmowanie działalności gospodarczej
Jak stanowi art. 23 specustawy:
„1. Obywatele Ukrainy, których pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uznaje się za legalny na podstawie niniejszej ustawy lub ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2021 r. poz. 2354 oraz z 2022 r. poz. 91 i 583), mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na takich samych zasadach jak obywatele polscy, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1, przysługuje pod warunkiem uzyskania przez obywatela Ukrainy numeru PESEL.
3. W przypadku gdy pobyt przedsiębiorcy – obywatela Ukrainy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przestanie być legalny na podstawie niniejszej ustawy lub ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, przedsiębiorca podlega wykreśleniu z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Przepis art. 29 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2022 r. poz. 541) stosuje się odpowiednio.”.
Do tej pory wymogiem otwarcia jednoosobowej działalności gospodarczej przez cudzoziemca było posiadanie m.in. statusu rezydenta długoterminowego UE, pobytu stałego oraz wizy Poland Business Harbour. Obecnie, obywatel Ukrainy przebywający w Polsce legalnie może to zrobić bez obowiązku uzyskiwania dodatkowych zgód czy zezwoleń. Obecnie wszyscy obywatele Ukrainy (przebywający w Polsce legalnie zarówno na podstawie przepisów specustawy, jak i na zasadach ogólnych wynikających z ustawy o cudzoziemcach) uzyskali prawo do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej na tych samych zasadach, co obywatele polscy. Jedynym warunkiem jest posiadanie numeru PESEL, oraz wpisu do CEIDG. Natomiast w przypadku, gdy pobyt obywatela Ukrainy przestanie być legalny, podlega on automatycznemu wykreśleniu z CEIDG.
W jakim języku powinny być sporządzane umowy z pracownikami z Ukrainy?
Z punktu widzenia polskich przedsiębiorców – przede wszystkim pracodawców i wynajmujących, którzy podpisują z cudzoziemcami (w tym obywatelami Ukrainy) różnego rodzaju umowy o charakterze pracowniczym bądź związanym, z udostępnieniem im lokali mieszkalnych, powstaje pytanie, czy wystarczającym jest, aby takie umowy były sporządzone w języku polskim, czy też konieczny jest dodatkowy egzemplarz w wersji ukraińskiej.
Zgodnie z art. 90d ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy:
„1. W przypadku powierzenia pracy cudzoziemcowi zwolnionemu z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, którego siedziba lub miejsce zamieszkania albo oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajdują się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej.
2. Przed podpisaniem umowy, o której mowa w ust. 1, podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany do przedstawienia cudzoziemcowi tłumaczenia umowy na język dla niego zrozumiały.”.
Z brzmienia powyższego przepisu wynika, że podpisując umowę cudzoziemiec powinien być świadomy jej treści. Dlatego też choć sama umowa (o pracę, zlecenia itp.) powinna być sporządzona w języku polskim, należy przed jej podpisaniem przedstawić cudzoziemcowi jej tłumaczenie w języku dla niego zrozumiałym. Nie musi to być język ojczysty takiej osoby (np. ukraiński), jeśli cudzoziemiec deklaruje znajomość np. języka angielskiego, tłumaczenie może być dokonane właśnie na ten język. Nie musi być to także tłumaczenie przysięgłe, ważne jednak aby treść wersji polskiej i tłumaczenia były ze sobą zgodne. Z uwagi na obecną sytuację i brak znajomości języka angielskiego przez część uchodźców z Ukrainy, poniżej dostępne są linki do dokumentów pracowniczych w języku polskim i ukraińskim:
1. Umowa o pracę – wersja polska | wersja ukraińska
2. Informacja o warunkach zatrudnienia – wersja polska | wersja ukraińska
3. Umowa zlecenia – wersja polska | wersja ukraińska
Jeśli chodzi o udostępnianie (odpłatne lub bezpłatne) lokalu mieszkalnego cudzoziemcom to analogicznie należy przygotować dwie wersje językowe – wersją podstawową jest umowa (najmu, użyczenia itp.) sporządzona w języku polskim, natomiast druga wersja powinna być sporządzona w języku zrozumiałym dla cudzoziemca (nie musi to być jego język ojczysty). Poniżej dostępne są linki do umów najmu i użyczenia w języku polskim i ukraińskim:
1. Umowa najmu mieszkania – wersja polska | wersja ukraińska
2. Umowa użyczenia lokalu – wersja polska | wersja ukraińska
3. Umowa użyczenia pokoju – wersja polska | wersja ukraińska
Źródła:
M. Kacprzyk, Uproszczone zasady zatrudniania cudzoziemców z Ukrainy, LEX/el. 2022.