Podejmowanie uchwał przez organy spółki z o.o. w trybie zdalnym

Wprowadzenie

Rzeczywistość pandemiczna pokazuje, że wiele zadań i czynności wykonywanych w firmach w formie stacjonarnej może być z powodzeniem realizowanych zdalnie. Pomimo tego nadal dominującą formą posiedzeń organów spółek są spotkania tradycyjne. W niniejszym opracowaniu poruszona zostanie problematyka podejmowania uchwał przez poszczególne organy spółki z o.o. w trybie zdalnym.

Tryb przeprowadzenia posiedzenia zdalnego w zarządzie spółki z o.o.

W zależności od organu spółki z o.o. (Zgromadzenie Wspólników, Rada Nadzorcza, Zarząd Spółki) nieco inaczej uregulowane są sposoby przeprowadzenia posiedzeń. W każdym jednak przypadku możliwe obradowanie i podejmowanie decyzji w trybie zdalnym. W przypadku Zarządu Spółki zastosowanie będzie miał art. 208 Kodeksu spółek handlowych (zwłaszcza jego § 51 i § 52), który stanowi:

„§  1.   Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, a umowa spółki nie stanowi inaczej, do wzajemnych stosunków członków zarządu stosuje się przepisy § 2-8.

§  2. Każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki.

§  3. Każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki.

§  4. Jeżeli jednak przed załatwieniem sprawy, o której mowa w § 3, choćby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu lub jeżeli sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki, wymagana jest uprzednia uchwała zarządu.

§  5. Uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów.

§  51.    W posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

§  52.    Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

§  53.    Członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

§  6. Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu.

§  7. Odwołać prokurę może każdy członek zarządu.

§  8. Umowa spółki może przewidywać, że w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu, jak również przyznawać mu określone uprawnienia w zakresie kierowania pracami zarządu.

§  9. W spółce, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, podjęcie uchwały o ustanowieniu prokury może nastąpić przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. W takim przypadku wniosek o wpis do rejestru składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

§  10.   Uchwałę, o której mowa w § 9, opatruje się kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, podpisami zaufanymi albo podpisami osobistymi. Uchwała taka jest równoważna z uchwałą w formie pisemnej.

§  11.   Na zasadach określonych w § 9 i 10 można podjąć również uchwałę o zmianie adresu spółki.”.

Z powyższych przepisów wynika zatem zasadnicza dopuszczalność podejmowania uchwał w trybie zdalnym, o ile nie sprzeciwia się temu umowa danej spółki z o.o. Z art. 208 § 51 k.s.h. wynika możliwość przeprowadzenia posiedzeń zdalnych (co należy odróżnić od uchwał podejmowanych poza posiedzeniem. Mamy tu więc do czynienia z pełnoprawnymi posiedzeniami, zaś jedyną różnicą jest fakt, iż członkowie zarządu nie znajdują się fizycznie w tym samym miejscu. Jak wskazuje A. Kidyba, „(…) Poszczególni członkowie zarządu mogą więc brać udział w posiedzeniu (w tym także wykonywać prawo głosu nad podejmowanymi w jego toku uchwałami) z każdego miejsca, w którym się aktualnie znajdują, jeśli tylko połączą się w tym samym czasie z pozostałymi uczestnikami posiedzenia, korzystając ze środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. w ramach telekonferencji lub wideokonferencji, w tym organizowanych za pośrednictwem różnego rodzaju programów do odbywania spotkań on-line (…)”. Warto jednak pamiętać o konieczności uprzedniego zawiadomienia członków o samym posiedzeniu, jak i jego zdalnym trybie, co wynika z art. 208 § 5 k.s.h. Zawiadomienie takie może mieć zarówno postać sformalizowaną (list polecony, poczta kurierska za potwierdzeniem odbioru, poczta elektroniczna z potwierdzeniem), jak również niesformalizowaną (telefonicznie, ustnie).

Z kolei w art. 208 § 52 k.s.h. bardziej chodzi o sam sposób głosowania nad konkretnymi uchwałami (a nie sam sposób prowadzenia posiedzenia zarządu). Przepis ten dotyczy więc sytuacji podejmowania uchwał poza posiedzeniami zarządu spółki. Jak słusznie zauważa się w doktrynie, podobnie jak w przypadku rozwiązania zawartego w art. 208 § 5¹ k.s.h., zastosowano tzw. model opt-out, tj. możliwość podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest zasadniczo legalna, chyba że postanowienia umowy spółki się temu sprzeciwiają.

Tryb przeprowadzenia posiedzenia zdalnego w radzie nadzorczej spółki z o.o.

Rada nadzorcza jest co do zasady organem fakultatywnym w spółce z o.o. (podobnie jak komisja rewizyjna). Zgodnie z art. 213 § 2 k.s.h. jedynie w spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu, powinna być obowiązkowo ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Niemniej jednak istnieje wiele spółek z o.o., które mimo prawnego obowiązku powołują rady nadzorcze. Wedle art. 219 § 1 k.s.h. jest to bowiem organ sprawujący stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności.

Także rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie zdalnym. Szczegółowo odnosi się do tej kwestii art. 222 k.s.h., który stanowi:

„§  1. Rada nadzorcza podejmuje uchwały, jeżeli na posiedzeniu jest obecna co najmniej połowa jej członków, a wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące kworum rady nadzorczej.

§  11. W posiedzeniu rady nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

§  2. Z przebiegu posiedzenia rady nadzorczej sporządza się protokół.

§  3. Członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej.

§  4. Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie określonym w zdaniu pierwszym.

§  41.    Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których umowa spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu.

§  5.       (uchylony).

§  6.       Zgromadzenie wspólników może uchwalać regulamin rady nadzorczej, określający jej organizację i sposób wykonywania czynności. Zgromadzenie wspólników może upoważnić radę nadzorczą do uchwalenia jej regulaminu.

§  7. Przepisy § 1-6 stosuje się odpowiednio do komisji rewizyjnej.”.

Podobnie jak przy zarządzie mamy do czynienia z modelem opt-out, tzn. przepisy zasadniczo dopuszczają możliwość uczestniczenia w posiedzeniach rady nadzorczej i podejmowania przez nią uchwał w trybie zdalnym, o ile postanowienia umowy spółki nie stoją ku temu na przeszkodzie. Należy też odróżnić kwestię głosowania w ramach posiedzenia oraz podejmowania uchwał poza nim. W ramach posiedzenia Kodeks spółek handlowych pozwala na uczestnictwo członków rady nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (wszystkich bądź tylko niektórych), nie przesądzając przy tym o sposobie podjęcia samych uchwał. W związku z tym, iż mamy do czynienia z posiedzeniem, aktualny pozostaje obowiązek sporządzenia z niego protokołu o którym mowa w art. 222 § 2 k.s.h. W razie podejmowania uchwał poza klasycznym posiedzeniem możemy wyróżnić dwa przypadki –  głosowanie w drodze głosowania pisemnego lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Jak wskazuje A. Kidyba: „(…) W pierwszym przypadku głosowana jest konkretna uchwała o określonej treści (tzw. kurenda). Głosowanie w trybie pisemnym należy odróżnić od oddania głosu na piśmie przez innego członka rady. Podejmowanie uchwał w trybie pisemnym (kurenda) może się odbyć obiegiem przy wykorzystaniu osób dostarczających gotową treść uchwały (posłaniec) albo za pomocą korespondencji (głosowanie korespondencyjne). (…) W przypadku uchwał podejmowanych przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, osoby podejmujące uchwały nie przebywają w jednym miejscu, ale komunikują się ze sobą bezpośrednio (czego przy głosowaniu na piśmie brak) i głosują. Może to mieć postać tele- lub wideokonferencji, w tym przy użyciu oprogramowania do prowadzenia spotkań on-line. (…)”. Należy także podkreślić, że do ważności uchwały podejmowanej w tym trybie wymagane jest uprzednie zawiadomienie wszystkich członków rady nadzorczej oraz jednoczesny udział w podejmowaniu uchwały co najmniej połowy jej członków. Ten wymóg ustawowy ma charakter semiimperatywny, tzn. zakreśla pewne niezbędne minimum, bowiem umowa spółki może przewidywać w tym zakresie surowsze wymagania.

Tryb przeprowadzenia posiedzenia zdalnego na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.

Nieco innych sformułowań użył ustawodawca, formułując możliwość zdalnego podejmowania uchwał przez wspólników spółki. Co do zasady bowiem uchwały wspólników są podejmowane na zgromadzeniu wspólników (art. 227 § 1 k.s.h.), zaś bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne (art. 227 § 2 k.s.h.). Co więcej, zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 234 § 1 k.s.h.), może się ono jednak odbyć również w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie (art. 234 § 2 k.s.h.).

Szczegółową regulację w zakresie głosowania zdalnego stanowi art. 2341 k.s.h., który stanowi:

„§  1.   Udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.

§  2. Udział w zgromadzeniu wspólników, o którym mowa w § 1, obejmuje w szczególności:

  1. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i
  2. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

§  3. Rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, określą w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.”.

Pomimo, że w aktualnie obowiązującym stanie prawnym udział w zgromadzeniu wspólników może dokonać się także w trybie zdalnym, to trzeba na wstępie zasygnalizować, iż zgodnie ze stanowiskiem doktryny nie zwalnia to spółki z konieczności określenia miejsca, w którym będzie fizycznie przebywał prowadzący zgromadzenie wspólników wraz z protokolantem oraz ewentualnymi organami spółki. Biorąc pod uwagę treść art. 234 k.s.h., powinna to być zatem siedziba spółki albo inne miejsce na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wskazane w umowie spółki, bądź ustalone przez wszystkich wspólników, którzy wyrazili na to zgodę na piśmie.

Po drugie, z art. 2341 § 1 zd. 2 k.s.h. wynika, że możliwość przeprowadzenia w danym przypadku zgromadzenia wspólników w trybie zdalnym zależy wyłącznie od decyzji zwołującego to zgromadzenie (o ile umowa spółki nie czyni w tym zakresie innych zastrzeżeń). Udział w zgromadzeniu obejmuje przy tym następujące kategorie czynności:

1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, oraz

2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Możliwe jest zatem udzielenie pełnomocnictwa innej osobie, która w imieniu danego wspólnika będzie reprezentowała jego prawa podczas zgromadzenia wspólników przeprowadzanego w trybie zdalnym. Stosownie do treści art. 243 § 1 k.s.h., jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników. W takim przypadku pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności, zaś kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów (art. 243 § 2 k.s.h.). W przypadku braku dysponowania przez zarząd spółki pełnomocnictwem w formie pisemnej w chwili odbywania zgromadzenia wspólników można odmówić pełnomocnikowi dopuszczenia do uczestnictwa w tym zgromadzeniu. Ponadto, zgodnie z art. 243 § 3 k.s.h., pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników nie mogą być członek zarządu i pracownik danej spółki.

Podstawową kwestią w zakresie możliwości przeprowadzania zgromadzeń wspólników w trybie zdalnym jest przyjęcie stosownego regulaminu, o którym mowa w art. 2341 § 3 k.s.h. Jak podkreśla się w piśmiennictwie, dopóki w danej spółce nie zostanie przyjęty regulamin, nie jest możliwe odbywanie się zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin może być przyjęty w formie uchwały podjętej przez radę nadzorczą, a jeśli ten organ nie został powołany – również przez wspólników. Uchwałą wspólników może zostać wówczas podjęta także bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. Treść takiego regulaminu jest również ściśle określona i nie może wykraczać poza ramy ustawowe. Zgodnie z nimi, regulamin ma określać szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Nie może on natomiast określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Podsumowanie

Umożliwienie podejmowania uchwał przez organy spółki z o.o. jest niewątpliwie sporym ułatwieniem, zwłaszcza w czasie pandemii, gdy z uwagi na różnego rodzaju czynniki losowe zorganizowanie tradycyjnego spotkania okaże się w danym terminie niemożliwe. Za każdym razem trzeba jednak przeanalizować jakiego organu dotyczy sytuacja, bowiem regulacje w zakresie zarządu, rady nadzorczej i zgromadzenia wspólników nie są tożsame. Co więcej, ustawodawca nie ujednolicił też do końca samej terminologii – przykładowo przy zarządzie spółki i radzie nadzorczej mowa jest o udziale „przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”, z kolei przy zgromadzeniu wspólników użyte jest sformułowanie „przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej”. Istotnym jest także to, czy mamy do czynienia ze zdalnym uczestnictwem członków w posiedzeniu organu, czy też zdalnym podejmowaniu uchwał poza posiedzeniem. Wreszcie, należy każdorazowo przeanalizować, czy w danych okolicznościach spełnione są wszystkie warunki formalne do zastosowania trybu zdalnego, bowiem brak dopilnowania pewnych obowiązków może przesądzić o nieważności podjętych uchwał (np. w przypadku braku stosownego regulaminu w przypadku zgromadzenia wspólników). Podsumowując, podejmowanie uchwał w trybie zdalnym jest stosunkowo młodą i wciąż mało popularną instytucją prawną. Prawdopodobnie jednak z biegiem czasu coraz więcej organizacji będzie korzystać z tej możliwości,  gdyż niewątpliwie wpływa ona pozytywnie na szybkość procesu decyzyjnego niezależnie od miejsca w którym znajdują się członkowie danego organu.

Źródła:

A. Kidyba, Komentarz aktualizowany do art. 1-300 Kodeksu spółek handlowych, LEX/el. 2021.