Wprowadzenie
W pierwszej części serii dotyczącej ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa zostało przedstawione pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa – warunków, jakie musi spełnić informacja, by można było uznać ją za tajemnicę firmy, działań, które musi podjąć przedsiębiorca, aby taką tajemnicę stworzyć czy też czasu obowiązywania konkretnej tajemnicy przedsiębiorstwa. W drugiej części omówione zostaną sposoby i procedury ochrony istniejącej już tajemnicy przedsiębiorstwa oraz aspekty wpływające na ich skuteczność, na które warto zwrócić uwagę przy praktycznym stosowaniu.
Informacje ogólne
Jak zostało już podkreślone w poprzedniej części analizy, jednym z warunków uznania informacji za tajemnicę przedsiębiorstwa jest podjęcie przez przedsiębiorcę działań mających na celu utrzymanie tych informacji w poufności. Sposobami ustanowienia tych poufności mogą być:
- Zawarcie umów o zachowaniu poufności – w stosunku do osób mających dostęp do informacji o szczególnym znaczeniu gospodarczym dla przedsiębiorcy
- Zawarcie z pracownikami umów o zakazie konkurencji (zarówno w trakcie, jak i po okresie zatrudnienia),
- Ustanowienie procedur dostępu w przypadku danych szczególnie istotnych.
Oprócz tego, bardzo skutecznymi sposobami ochrony w zakresie praw własności przemysłowej będzie np. ustanowienie prawa ochronnego na znak towarowy czy też patentu na wynalazek (z tym, że wówczas pewne informacje są ujawniane, zatem nie będzie można mówić o ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa – ochrona będzie bowiem wynikała z odrębnych przepisów). Z kolei w stosunkach wewnętrznych alternatywą dla umów o zachowaniu poufności może być zawarcie klauzuli o poufności w regulaminie pracy. Regulamin taki dotyczy wszystkich pracowników i co do zasady każdy z nich ma obowiązek się do niego stosować. W przypadku indywidualnych umów istnieje zaś ryzyko, iż dany pracownik odmówi wyrażenia zgody na postanowienia w zakresie zachowania danych w poufności, co może być bardzo problematyczne z punktu widzenia dalszej współpracy.
Umowa (klauzula) o zachowaniu poufności
Poufność może być rozumiana dwojako – po pierwsze, jako istniejący stan poufności oznaczający, iż pewne informacje nie są do tej pory publicznie znane, po drugie zaś, jako podjęcie pewnych działań celem zachowania tej poufności również przez podmioty, które mają dostęp do informacji objętej tajemnicą przedsiębiorstwa. Aby ważne dla przedsiębiorcy dane nie utraciły przymiotu tajemnicy przedsiębiorstwa (jednym z nich jest właśnie poufność informacji) istotna jest realizacja drugiego znaczenia tego pojęcia, dokonywana najczęściej poprzez zawieranie umów o zachowaniu poufności bądź dodawanie do umów o pracę odpowiednich klauzul o zachowaniu poufności.
Umowę o zachowaniu poufności często określa się jako non-disclosure agreement (NDA), confidential disclosure agreement (CDA) lub też confidential agreement (CA). Zobowiązuje ona jedną ze stron nie tylko do zachowania w poufności informacji przekazywanych w jej wykonaniu, lecz często także zawiera dodatkowo inne istotne z punktu widzenia tajemnicy przedsiębiorstwa postanowienia. Umowa taka zwykle zawiera:
- zakres informacji objętych umową, który oznacza w sposób jak najbardziej precyzyjny,
- sposób oznaczania i przekazywania tych informacji, mające zminimalizować ryzyko wycieku informacji,
- sposób postępowania z informacjami poufnymi przez każdą ze stron, a także sposób reakcji w przypadku wycieku danych,
- czas obowiązywania umowy,
- kary umowne przewidziane za naruszenie postanowień umowy NDA,
- czasami również inne elementy wymagane przez przepisy prawa, np. jeżeli obowiązek związany jest z zakazem konkurencji byłego pracownika, to w umowie o zachowaniu poufności należy wprowadzić także ekwiwalent za powstrzymywanie się od wykonywania takiej działalności.
W praktyce umowy o zachowaniu poufności są zwykle bardzo rozbudowane, zaś ich postanowienia określone w sposób możliwie szczegółowy. Trzeba zatem przemyśleć, kiedy ich zawieranie będzie uzasadnione. Można tu wymienić następujące sytuacje:
- Istnieje konieczność przekazania informacji poufnych na etapie poprzedzającym zawarcie umowy (np. w toku rokowań), zaś strony nie są związane inną umową,
- Informacje mają być przekazywane w oparciu o wiele niezależnych od siebie umów – wówczas zawiera się jedną umowę o zachowaniu poufności, której treść ogranicza się do uregulowania kwestii związanych z poufnością danych i nie odnosi się do konkretnych stosunków zobowiązaniowych pomiędzy stronami,
- Przekazaniu ma ulec duża ilość informacji różnego rodzaju, co z kolei powoduje konieczność określenia szczegółowych zasad ich udostępniania oraz korzystania z nich przez odbiorcę.
Zamiast sporządzania i zawierania odrębnych umów o zachowania poufności, możliwym i często praktykowanym rozwiązaniem jest dodawanie do umów o współpracy (np. umów o pracę, umów B2B itp.) odpowiednich klauzul o zachowaniu poufności. Klauzule te najczęściej odnoszą się do stosunków zobowiązaniowych w zakresie umowy, w której są zawarte, podczas gdy odrębne umowy o zachowaniu poufności są zawierane zwykle w razie dłuższej (wieloletniej) współpracy. Co więcej, klauzula nie musi być tak rozbudowana, jak samodzielna umowa o zachowaniu poufności, zaś jej naruszenie stanowi naruszenie umowy, w której zawarte są jej postanowienia. Klauzula zatem może (choć nie musi) być także powiązana z karami umownymi, o ile wynikają one z treści samej umowy (np. umowy o pracę). Jeśli więc współpracę stron ma obejmować jedna umowa, a charakter współpracy jest jednorodny, nie ma konieczności zawierania odrębnej umowy o zachowaniu poufności, a w pełni wystarczającym będzie dodanie do umowy głównej odpowiedniej klauzuli o zachowaniu poufności.
Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa w trakcie negocjacji
W przypadku prowadzenia negocjacji nierzadko dochodzi do przekazywania ważnych informacji potencjalnym kontrahentom (zwłaszcza w badaniach typu due dilligence). W przypadku pojawienia się nieuczciwego kontrahenta może dojść do sytuacji, gdy po uzyskaniu ważnych dla siebie informacji, zerwie on negocjacje, zaś druga strona poniesie przez to spore straty. W takim przypadku wskazane jest uprzednie zawarcie umowy określającej zasady poufności pomiędzy podmiotami. Powinna ona zawierać:
- zastrzeżenie, iż ujawniane przez strony informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, a jeśli tylko część z nich należy do tej kategorii, to doprecyzowanie tej kwestii,
- wskazanie, że przedmiotowe dane ujawniane są z zastrzeżeniem obowiązku zachowania poufności,
- dookreślenie, co należy rozumieć przez obowiązek zachowania poufności, czyli w jakim zakresie i względem jakich zachowań drugiej strony, umowa będzie znajdowała zastosowanie,
- ewentualne wyjątki względem obowiązku zachowania tajemnicy negocjacji – z praktycznego punktu widzenia jest to najczęściej możliwość udostępnienia pozyskanych wiadomości doradcom, prawnikom, czy też biegłym rewidentom, z obowiązkiem zobowiązania ich do nieujawniania tychże danych kolejnym podmiotom. (innym popularnym wyjątkiem, jest umożliwienie ujawniania informacji organom publicznym w toku prowadzonych przez nie postępowań),
- zawarcie okresu obowiązywania ograniczenia (w praktyce zwykle od 2 do 3 lat),
- zawarcie klauzuli kary umownej, dzięki której dochodzenie odszkodowania od nielojalnego kontrahenta będzie łatwiejsze (ważne jest przy tym, aby w klauzuli kary umownej zawrzeć stwierdzenie, w myśl przedsiębiorca będzie uprawniony do dochodzenia odszkodowania przewyższającego jej wysokość – w przeciwnym przypadku, będzie on musiał ograniczyć swoje roszczenia wyłącznie do wysokości kary umownej).
Postanowieniami przydatnymi w takiej umowie są przepisy ustawowe, na które przedsiębiorca może się powołać i które odnoszą się do następujący instytucji prawnych:
- wskazanie ustawowego obowiązku lojalnego zachowania się kontrahentów w czasie negocjacji – jeżeli bowiem informacje przekazywane są z zastrzeżeniem ich poufności, druga strona umowy będzie zobowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodnią w odmienny sposób (w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania takich obowiązków strona udostępniająca informacje ma prawo żądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści, zaś w razie odmowy dobrowolnego spełnienia takiego roszczenia poszkodowanemu pozostaje droga sądowa),
- wskazanie, iż wykorzystanie lub ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, w szczególności gdy następuje bez twojej zgody (niestety, ustawodawca przewiduje w tym zakresie wiele wyjątków, a nadto przepisy chroniące tajemnicę przedsiębiorstwa posługują się zwrotami niedookreślonymi (tzw. klauzule generalne), utrudniających dochodzenie roszczeń od nieuczciwego kontrahenta).
Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa wobec pracowników i byłych pracowników
W przypadku pracowników zasadniczo nie będzie miała niestety zastosowania ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (odnosząca się zasadniczo do przedsiębiorców – zatem w relacjach B2B będzie już można ją wykorzystać). W Kodeksie pracy z kolei jest co prawda zapis mówiący o obowiązku lojalności pracownika względem swojego pracodawcy, jednakże ma on pewne ograniczenia – po pierwsze obejmuje wyłącznie obecnych pracowników (byli pracownicy nie są tym obowiązkiem związani), po drugie zaś, możliwość dochodzenia przez pracodawcę odszkodowania jest ograniczona do wysokości trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia.
Dlatego też w stosunkach pracodawca – pracownik, najczęściej dochodzi do zawierania odrębnych umów (klauzul umownych) obejmujących obowiązek zachowania w tajemnicy określonych informacji. Nie zagłębiając się w szczegóły, warto w tym miejscu zasygnalizować, iż umowa taka może zostać zawarta zarówno z obecnym, jak i byłym pracownikiem i może dotyczyć zarówno okresu zatrudnienia, jak i okresu po ustaniu stosunku pracy. W tym pierwszym przypadku, naruszenie przez pracownika obowiązku zachowania w tajemnicy danych jest tożsamym z naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych, co implikuje możliwość zastosowania zwolnienia dyscyplinarnego. Nic nie stoi na przeszkodzie zawarcia w takiej umowie również kar umownych. W przypadku, gdy obowiązek zachowania w tajemnicy pewnych danych ma dotyczyć byłego pracownika, należy wskazać, że umowa będzie skuteczna wyłącznie, gdy pracownik ten miał dostęp do informacji szczególnie ważnych, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (kategoria nieostra, wystarczające jest subiektywne uznanie jej zaistnienia przez pracodawcę). W umowie takiej powinien być wskazany okres obowiązywania zakazu ujawniania danych (maksymalnie 3 lata) oraz wysokość odszkodowania (minimalnie 25% wynagrodzenia otrzymywanego w czasie stosunku pracy – za każdy miesiąc trwania zakazu). Zasadnym jest także wpisanie do umowy (klauzuli) odpowiednich postanowień dotyczących kar umownych za niedopełnienia przez byłego pracownika swoich obowiązków (przy czym kara umowna powinna dotyczyć pojedynczego naruszenia, a nie faktu popełnienia czynów niedozwolonych).
Inne sposoby ochrony
Jak wspomniano na wstępie pracodawca może do swojego regulaminu pracy wprowadzić generalne postanowienia o obowiązku zachowania poufności przez wszystkich pracowników. Regulaminu takiego nie trzeba indywidualnie negocjować z każdym pracownikiem, należy jednak każdego pracownika zapoznać z jego brzmieniem. Równie istotna co ochrona prawna, jest także ochrona systemów informatycznych – warto zatem zastanowić się nad wdrożeniem pewnych procedur w zakresie ochrony danych (np. procedury ochrony informacji niejawnych – jeśli jest to zasadne w danej organizacji). Wprowadzenie takich procedur powinien poprzedzić audyt informatyczny, który miałby za zadanie wskazać pewne miejsca wrażliwe w danym systemie informatycznym przedsiębiorstwa. To z kolei pozwoliłoby na zbudowanie stosownych barier wycieku informacji, wchodzących w konkretną procedurę ochrony informacji niejawnych. Innym wreszcie rodzajem ochrony jest ochrona patentowa polegająca opatentowaniu szczególnych rozwiązań technicznych lub technologicznych organizacji bądź ochronie znaku towarowego firmy. Jednakże, jak już to zostało podkreślone, wówczas część takich informacji podlegałaby ujawnieniu, zaś ochrona nie wynikałaby z przepisów odnoszących się do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, lecz z prawa własności przemysłowej i innych aktów prawnych.
Podsumowanie
Najważniejszym sposobem ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest dbanie o poufność informacji, realizowane poprzez zawieranie odpowiednich umów (klauzul) o zachowaniu poufności. Warto by były one precyzyjne i określały wszystkie istotne elementy, takie jak m.in. zakres informacji objętych ochroną, czas obowiązywania umowy czy wysokość kar umownych. W stosunku do pracowników funkcję umów o zachowaniu poufności mogą pełnić umowy (klauzule) o zakazie konkurencji, a także akty prawa zakładowego, takie jak regulaminy pracy czy wewnętrzne procedury. W szczególnie uzasadnionych przypadkach należy rozważyć przeprowadzenie audytu informatycznego, mającego za zadanie wskazać miejsca wrażliwe na wyciek danych, a następnie odpowiednio je zabezpieczyć.
Źródła: