Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa – cz. 1: Pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa

Wprowadzenie

Skuteczna ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa stanowi jedno z wyzwań współczesnego biznesu. W poprzednim tygodniu przedstawiona została analiza dotycząca jednego z wymiarów ochrony tej tajemnicy – skutecznego wprowadzenia do organizacji zakazu konkurencji i jego odpowiednim stosowaniu. W niniejszej analizie, podzielonej na 3 części, przedstawiona zostanie całościowo problematyka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w ujęciu praktycznym. W pierwszej części przedstawiona zostanie problematyka samego pojęcia tajemnicy przedsiębiorstwa. W drugiej części omówione zostaną procedury związane z ochroną tej tajemnicy oraz ich skuteczności. Ostatnia część tej serii będzie z kolei poświęcona sankcjom za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa.

Warunki uznania informacji za tajemnicę przedsiębiorstwa

Nie każda informacja o firmie stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa, aby bowiem mówić o takiej tajemnicy muszą być spełnione 3 warunki:

  1. Może to być wyłącznie informacja techniczna, technologiczna, organizacyjna lub inne informacja posiadające wartość gospodarczą (np. np. know-how, receptury, niejawne projekty, itp.),
  2. Informacja nie może być powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie może być łatwo dostępna dla takich osób (przedsiębiorca nie ujawnia jej publicznie),
  3. Właściciel informacji (przedsiębiorca) podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności (np. przedsiębiorca zobowiązuje pracowników do ich nieujawniania czy chroni je przed kradzieżą).

Z praktycznego punktu widzenia tajemnicą przedsiębiorstwa mogą być właściwie wszystkie dane dotyczące danej organizacji i jej działalności gospodarczej. Przykładowo, możemy tu wymienić:

  • opisy procesów technologicznych,
  • receptury i listy składników produkowanych towarów,
  • wyniki prowadzonych badań,
  • projekty racjonalizatorskie,
  • modyfikacje i ulepszenia urządzeń i procedur powszechnie stosowanych itp.

Tajemnicą przedsiębiorstwa nie są z kolei:

informacje powszechnie znane (np. ujawnione na stronie internetowej, w prospektach  informacyjnych), bądź możliwe do poznania przez specjalistów z danej dziedziny bez konieczności prowadzenia skomplikowanych badań (np. jako wynik prostych reakcji chemicznych albo opisywanych w literaturze branżowej procesów technicznych),

informacje ujawnione przez przedsiębiorcę w związku z ubieganiem się przyznania praw własności przemysłowej (np. praw ochronnych na patenty, wzory przemysłowe, użytkowe, itp.) – w tym przypadku nawet pomimo ujawnienia tego typu informacji podlegają one ochronie na gruncie odpowiednich praw własności przemysłowej. Zatem mimo, iż nie stanowią one tajemnicy przedsiębiorstwa to swobodne z nich korzystanie również podlega ograniczeniu, lecz na podstawie innych przepisów prawa.

Jakie działania musi podjąć przedsiębiorca aby stworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa?

Jeśli dane informacji dotyczące firmy nie są powszechnie znane, a przedsiębiorca chciałby przekształcić je w prawnie chronioną tajemnicę przedsiębiorstwa, powinien podjąć następujące kroki:

  1. Wyodrębnić dane od pozostałych informacji przedsiębiorstwa oraz usystematyzować je na tyle, aby stanowiły wartość gospodarczą,
  2. Zapewnić poufność informacji (a więc ograniczyć do nich dostęp do wąskiego kręgu osób).

Zatem stworzenie tajemnicy przedsiębiorstwa danej firmy to nic innego jak pewien proces polegający na wyselekcjonowaniu pewnych informacji, następnie zweryfikowaniu ich wartości gospodarczej i powszechności oraz zapewnieniu ich poufności.

W przypadku jednak, gdy przedsiębiorca nie podejmie żadnych działań ochronnych wobec konkretnych informacji o firmie, nie będzie ich można uznać za tajemnicę przedsiębiorstwa. Jeśli więc przykładowo przedsiębiorca posiada dane szczególnego rodzaju, które co prawda zostały wyodrębnione od innych danych i stanowią określoną wartość gospodarczą, lecz przedsiębiorca nie podejmuje żadnych działań służących ich ochronie (np. poprzez brak zobowiązania pracowników i kontrahentów do poufności, czy też brak kontroli dostępu do tego typu danych), następcze powoływanie się przez takiego przedsiębiorcę na naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa będzie bezzasadne.

Wśród przedsiębiorców często pojawia się pytanie, czy przykładowo lista klientów danego przedsiębiorcy może stanowić tajemnicę jego przedsiębiorstwa. Odpowiedź na to pytanie będzie pozytywna, o ile spełnione będą kryteria ogólne konieczne do uznania takiej informacji za tajemnicę przedsiębiorca, a więc:

  1. Lista klientów stanowi dla danego przedsiębiorcy realną wartość gospodarczą (jest przydatna w działalności gospodarczej do generowania przychodów lub redukcji kosztów, a jednocześnie nie jest okazjonalnym zestawieniem klientów tworzonym na potrzeby jednorazowych zamówień, lecz stanowi np. listę kontrahentów wraz z informacjami o ich preferencjach zakupowych, cenach towarów, wynegocjowanych warunkach, itp.),
  2. Bazę takich klientów stanowią wyselekcjonowane podmioty, jest ona ponadto ustrukturyzowana ustalonymi przez przedsiębiorcę kryteriami i nie stanowi jedynie prostego zestawienia firm z danej branży, które może stworzyć każdy korzystając z ogólnodostępnych źródeł),
  3. Lista klientów nie jest powszechnie znana, przedsiębiorca podjął działania zabezpieczające jej poufność, tj. nie udostępnia jej każdemu zaś osoby, którym została ujawniona (np. pracownicy, współpracownicy, podwykonawcy) są zobowiązane do nieujawniania jej podmiotom zewnętrznym.

Tajemnica przedsiębiorstwa a informacja poufna

Pojawić się może w tym miejscu pytanie, czy każda informacja poufna stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa i vice versa. Trzeba tu podkreślić, iż pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa jest szersze od pojęcia poufności informacji, gdyż poufność stanowi jeden z jej trzech warunków. Zatem dane, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa są jednocześnie danymi poufnymi. Jednakże nie każda informacja poufna musi stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa – oprócz tego musi bowiem ona posiadać określoną wartość gospodarczą oraz przedsiębiorca podjął działania w celu ograniczenia dostępu do nich osobom trzecim. Nie oznacza to jednak, że informacje poufne, które nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa (gdyż np. nie posiadają dla organizacji wartości gospodarczej), nie podlegają ochronie. Ochrona taka jednak wynika z odrębnych przepisów bądź odpowiednich postanowień zawartych w umowach (klauzulach) o zachowaniu poufności.

Czas obowiązywania tajemnicy przedsiębiorstwa

Można więc zastanawiać się, czy z temporalnego punktu widzenia tajemnica przedsiębiorstwa posiada pewne granice. Co do zasady, nie ma określonych jakichś szczególnych ram czasowych, w których obowiązuje tajemnica danej firmy. Innymi słowy obowiązuje ona do czasu, gdy dane informacje spełniają opisane wyżej warunki uznania ich za tajemnicę przedsiębiorstwa. Tajemnica przestanie obowiązywać więc, gdy np. dane informacje przestały stanowić dla firmy wartość gospodarczą (z uwagi na rozwój technologii lub innych czynników), gdy trafiły one do informacji publicznej (na skutek działania samego przedsiębiorcy bądź podmiotów zewnętrznych), bądź też gdy przedsiębiorca zaprzestał stosowania środków koniecznych do zachowania ich poufności. Oprócz tego, dane informacje przestaną stanowić tajemnicę danego przedsiębiorstwa m.in. w sytuacji, gdy inny podmiot w sposób niezależny dokonał odkrycia ujawniającego wiadomości objęte tajemnicą.

Podsumowanie

Aby można było mówić o tajemnicy danego przedsiębiorstwa, sam przedsiębiorca musi podjąć pewne działania. Powinien przede wszystkim wyodrębnić określone informacje (techniczne, technologiczne, organizacyjne bądź inne, które stanowią wartość gospodarczą) i nie udostępniać ich publicznie, a ponadto zapewnić ich poufność. Brak podjęcia jakichkolwiek działań, nawet w odniesieniu dla informacji ważnych dla firmy spowoduje, iż nie będzie można skutecznie podnosić ewentualnego naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa.

Źródło:

adwokat-wroclaw.biz.pl